डोनरपरफेक्ट के साथ सुर्खियां मिटने के बाद भी संकटकालीन दानदाताओं को बनाए रखें और अपने दानदाताओं को सुरक्षित रखें।

संकटकालीन सहायता दानदाताओं को धन जुटाने में सबसे मुश्किल समूह माना जाता है। कोई व्यक्ति मंगलवार को शरणार्थी पुनर्वास आपातकाल के बारे में पढ़ता है, बुधवार को 100 डॉलर दान करता है, और फिर वसंत तक दान देना बंद कर देता है। ज़रूरत तो बनी रहती है, लेकिन समाचार कवरेज कम हो जाता है। उस अत्यावश्यक क्षण से निरंतर जुड़ाव बनाए रखने के लिए कोई सुनियोजित प्रयास किए बिना, दानदाता को दोबारा दान देने का कोई कारण नहीं मिलता।

यदि आपका संगठन नए दानदाताओं को जुटाने के लिए आपातकालीन अपीलों पर निर्भर करता है, तो यह आपकी वित्तीय प्रक्रिया में सबसे बड़ी खामी है। आप एक सप्ताह में सैकड़ों समर्थक प्राप्त करते हैं और उनमें से अधिकांश को एक वर्ष के भीतर खो देते हैं। अच्छी खबर यह है कि आपको पहले से ही पता होता है कि कौन से दानदाता संकटकालीन अपील के माध्यम से आए थे, और आप उनसे बिल्कुल सही समय पर दोबारा संपर्क कर सकते हैं।

मैनुअल तरीके से आपको कितना खर्च करना पड़ेगा

अधिकांश धन जुटाने वाली टीमें निष्क्रिय दानदाताओं को साल में एक बार अनुस्मारक भेजकर ही उनसे संपर्क करती हैं। यह संकटग्रस्त दानदाताओं के लिए दोहरी समस्या पैदा करता है।

पहली बात तो यह है कि यह सबके साथ एक जैसा व्यवहार करता है। जिस दानदाता ने शीतकालीन आपातकालीन अपील में 25 डॉलर का दान दिया, वह उस दानदाता से अलग है जिसने साल के अंत में 25 डॉलर का दान दिया या आपके गाला में भाग लिया। उनके दान देने के कारण अलग-अलग थे और उन्हें अलग-अलग तरह से फॉलो-अप की आवश्यकता होती है। जब आपका ईमेल टूल किसी संकटकालीन दानदाता और नियमित मासिक दानदाता के बीच अंतर नहीं कर पाता, तो आपका संदेश दोनों के लिए अप्रभावी हो जाता है।

दूसरा, कैलेंडर आधारित रिमाइंडर इस बात को नज़रअंदाज़ करता है कि दानदाता वास्तव में कैसे दान करते हैं। जो समर्थक हर 14 महीने में दान करता है, वह 12वें महीने में दान करना बंद नहीं करता, लेकिन एक सामान्य वार्षिक ईमेल उसे ऐसा ही मानता है। इससे या तो आप उन लोगों को परेशान करते हैं जिन्होंने कभी दान करना बंद नहीं किया, या फिर आप उन लोगों तक पहुँचने में बहुत देर कर देते हैं जिन्होंने वास्तव में दान करना बंद कर दिया है।

एक तीसरा नुकसान भी है जो चुपचाप भरोसे को कम करता है। कई पुनर्वास एजेंसियां ऐसे दानदाताओं की सेवा करती हैं जो स्वयं शरणार्थी के रूप में आए थे, जिनमें वे समर्थक भी शामिल हैं जो अंग्रेजी के बजाय स्पेनिश, अरबी, यूक्रेनी या वियतनामी भाषा पसंद करते हैं। जब आपका फॉलो-अप हमेशा अंग्रेजी में भेजा जाता है, तो वे दानदाता बस ईमेल खोलना बंद कर देते हैं। इसका समाधान प्रयास में छोटा है लेकिन प्रभाव में बड़ा है।

संकटकालीन दानदाताओं को वापस लाने का एक बेहतर तरीका

CRMConnect, DonorPerfect को Keap से जोड़ता है, जिससे आपके द्वारा पहले से एकत्रित की गई दानदाताओं की जानकारी ही आपके फॉलो-अप को आगे बढ़ाती है। जो काम पहले स्प्रेडशीट में होता था, अब वह अपने आप हो जाता है।

दानदाता की प्रतिक्रिया, उनकी पसंदीदा भाषा, उनके पिछले दान की तिथि और दान का इतिहास, और संचार संबंधी उनकी प्राथमिकताएँ स्वचालित रूप से Keap में दर्ज हो जाती हैं। इसका मतलब है कि आपके संकटकालीन दानदाता एक वास्तविक, नामयुक्त समूह बन जाते हैं जिनसे आप सीधे बात कर सकते हैं। जब कोई दानदाता दोबारा दान करता है, तो यह जानकारी DonorPerfect में वापस आ जाती है, जिससे अगले वर्ष का संपर्क और भी प्रभावी हो जाता है। जिन दानदाताओं ने दान के लिए अनुरोध न करने का अनुरोध किया है, बोर्ड के सदस्य, और वे सभी लोग जिनसे आपकी प्रमुख दान टीम सक्रिय रूप से संपर्क बनाए हुए है, उन्हें स्वचालित संपर्क प्रक्रिया से बाहर रखा जाता है, और किसी को भी इसे याद रखने की आवश्यकता नहीं होती है।

यह आपकी टीम के लिए कैसे काम करता है

न्यू रूट्स रीसेटलमेंट सर्विसेज की कल्पना कीजिए, जो 1,900 सक्रिय दानदाताओं और बहुभाषी दानदाता आधार वाली एक उदाहरण क्षेत्रीय एजेंसी है। सरल शब्दों में, पुनर्वास योजना इस प्रकार है।

संकट या आपातकालीन अपील के माध्यम से दान देने वाले दानदाताओं को स्वचालित रूप से एक समूह में रखा जाता है। उस समूह में जो भी व्यक्ति छह महीने से अधिक समय से दान नहीं दे रहा है, और जिसने केवल एक या दो बार ही दान दिया है, वह तीन चरणों वाली पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया में प्रवेश करता है।

छह महीने बाद, उन्हें एजेंसी द्वारा समर्थित एक परिवार से कहानी के आधार पर अपडेट मिलता है, जिसे उस परिवार की स्पष्ट सहमति से साझा किया जाता है। नौ महीने बाद, उन्हें कार्यक्रम के प्रभाव के बारे में एक नोट और मासिक समर्थक बनने का विनम्र निमंत्रण मिलता है। बारह महीने बाद, उन्हें नामित स्टाफ सदस्य से एक व्यक्तिगत संदेश मिलता है जिसमें फोन पर बातचीत का प्रस्ताव होता है।

जो दाता स्पैनिश, अरबी या यूक्रेनी भाषा पसंद करते हैं, उन्हें उनकी अपनी भाषा में ही संदेश मिलता है, क्योंकि उनकी पसंद उनके रिकॉर्ड में दर्ज रहती है। जब कोई दान पुनः प्राप्त होता है, तो दाता को पुनः सक्रिय के रूप में चिह्नित किया जाता है, और तिमाही आधार पर निष्क्रिय दाताओं की सूची अपने आप अपडेट हो जाती है, इसके लिए मैन्युअल रूप से जानकारी लेने की आवश्यकता नहीं होती।

इसका आपके धन जुटाने पर क्या असर पड़ेगा?

इस व्यवस्था को लागू करने के बाद, समान आकार की पुनर्वास एजेंसियों से प्राप्त प्रतिनिधि परिणाम इस प्रकार हैं:

• संकट के दौरान दान देने वाले दाताओं की 12 महीने की वसूली दर लगभग 8 प्रतिशत (एक बार के संकटकालीन दानदाताओं के लिए उद्योग का आधारभूत स्तर) से बढ़कर 18 से 22 प्रतिशत हो जाती है।
• किसी संकटकालीन दाता का दो साल का मूल्य लगभग तीन गुना हो जाता है जब दाता के पूरी तरह से अलग होने से पहले छह महीने का संपर्क स्थापित हो जाता है।
• तिमाही आधार पर निष्क्रिय दानदाताओं की सूची निकालने में लगने वाला समय लगभग छह घंटे से घटकर शून्य हो जाता है, क्योंकि सूची स्वतः ही बन जाती है।
• बहुभाषी दाताओं को केवल अंग्रेजी में भेजे जाने वाले फॉलो-अप संदेश मिलना बंद हो जाते हैं, जिससे गैर-अंग्रेजी भाषी समूहों में ओपन रेट में 30 से 40 प्रतिशत की वृद्धि होती है।
• जो दानदाता छह महीने के संपर्क को नजरअंदाज करते हैं लेकिन नौ महीने के अपडेट पर प्रतिक्रिया देते हैं, वे कहानी के प्रति संवेदनशील के रूप में पहचाने जाने लगते हैं, जिससे भविष्य के अभियान और भी प्रभावी बनते हैं।

18 से 22 प्रतिशत की रिकवरी दर यथार्थवादी सीमा है, गारंटी नहीं। यहाँ समय से ज़्यादा कहानियाँ मायने रखती हैं। अपराधबोध पैदा करने वाली सामग्री सीधे तौर पर नुकसान पहुँचाती है; स्पष्ट सहमति के साथ कहानी-आधारित सामग्री कारगर होती है। संकटकालीन दानदाता जो एक बार दान देते हैं और फिर कभी संपर्क नहीं करते, उन्हें किसी भी तकनीक से वापस लाना लगभग असंभव है। सफलता उन 15 से 20 प्रतिशत लोगों को पकड़ने से मिलती है जो एक बार समय पर और प्रासंगिक संपर्क से जुड़े रह सकते थे, लेकिन चुप्पी के कारण खो गए।

निजता का पहलू अप्रतिबंधनीय है। रिकवरी ईमेल में उपयोग की जाने वाली कहानियों के लिए वर्णित व्यक्तियों की स्पष्ट सहमति आवश्यक है, और उन्हें किसी भी समय सहमति वापस लेने का अधिकार होना चाहिए। पहचान संबंधी विवरण जैसे कि पूरे नाम, सटीक स्थान या बच्चों की तस्वीरें, परिवार द्वारा स्पष्ट रूप से अनुरोध न किए जाने पर ही गुमनाम रखी जानी चाहिए। बेहतर लक्ष्यीकरण से आपके द्वारा सेवा प्राप्त करने वाले लोगों की सुरक्षा के दायित्व में कभी ढील नहीं आती।

कुछ बातों पर ध्यान देना चाहिए

भुगतान में आई गड़बड़ी के कारण रिकवरी प्रक्रिया शुरू न करें। बार-बार होने वाला शुल्क जो कुछ समय के लिए विफल हो जाता है और फिर ठीक हो जाता है, उसे चूक नहीं माना जाना चाहिए। थोड़ी देर का अंतराल रखें ताकि कोई भी प्रक्रिया शुरू होने से पहले अस्थायी विफलताएँ ठीक हो जाएँ।

कैलेंडर को व्यवस्थित करें। यदि कोई संकटकालीन दानदाता दिसंबर की शुरुआत में बारहवें महीने में पहुँच जाता है, तो उसे एक ही सप्ताह में रिकवरी प्रक्रिया और आपकी सामान्य वर्ष-अंत अपील दोनों प्राप्त हो सकती हैं। यह तय करें कि उस दानदाता के लिए कौन सी अपील बेहतर है और दूसरी को रोक दें।

अनुवाद करते समय शाब्दिक अर्थ का ही ध्यान न रखें, बल्कि सांस्कृतिक दृष्टिकोण अपनाएं। दुनिया के एक हिस्से के परिवार की दृश्यता को लेकर अपेक्षाएं दूसरे हिस्से के परिवार से बहुत अलग हो सकती हैं। बहुभाषी कार्यक्रमों को बड़े पैमाने पर शुरू करने से पहले सामुदायिक संपर्क अधिकारियों के साथ मिलकर काम करें।

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