डोनरपरफेक्ट और कीप के साथ त्रैमासिक एंडोमेंट बोर्ड रिपोर्ट तेजी से तैयार करें

छात्रवृत्ति जुटाने के प्रयासों में सबसे अधिक श्रमसाध्य कार्य अनुदान अनुदान निधि से संबंधित अनुदान रिपोर्टिंग है, और इसमें लगभग कोई भी काम सोच-विचार की आवश्यकता नहीं रखता। एक विकास सहयोगी प्रत्येक तिमाही में दो पूरे दिन निधि के अनुसार दान की कुल राशि निकालने, उसे दूसरे सिस्टम से प्राप्त सहभागिता डेटा से हाथ से मिलाने, प्रत्येक छात्रवृत्ति के लिए एक शीट तैयार करने और समिति अध्यक्षों को पीडीएफ़ ईमेल करने में व्यतीत करता है। तेरह सप्ताह बाद, वे यही सब फिर से करते हैं।

आपके बोर्ड को काम मुश्किल होने की ज़रूरत नहीं है। उन्हें बस आंकड़ों के सही होने की ज़रूरत है। मुश्किल होने का कारण सीधा-सा है: एक सिस्टम को पता होता है कि लोगों ने कितना दान दिया और किस फंड में, और दूसरे सिस्टम को पता होता है कि उन्होंने क्या पढ़ा, क्या खोला और किसमें भाग लिया। हर तिमाही में इन दोनों जानकारियों को मैन्युअल रूप से जोड़ना ही सारी समस्या है।

मैनुअल क्वार्टर की वास्तविक कीमत क्या है

कुशल कर्मचारियों के दो दिन, साल में चार बार, यानी कॉपी-पेस्ट करने में साल के सोलह कार्यदिवस खर्च हो जाते हैं। यह वह समय है जो आपका डेवलपमेंट एसोसिएट दानदाताओं से संपर्क करने, उनसे संपर्क बनाए रखने के लिए मुलाकात करने या ऐसे संबंध बनाने के काम में नहीं लगा रहा है जिससे वास्तव में फंड में वृद्धि हो।

यह प्रक्रिया नाजुक भी है। प्रत्येक रिपोर्ट को हाथ से दोबारा तैयार किया जाता है, जिसका अर्थ है कि प्रत्येक रिपोर्ट में किसी संख्या को गलत तरीके से दर्ज करने, दान की जानकारी को गलत जगह रखने या पिछली तिमाही के आंकड़े को इस तिमाही की शीट में चिपकाने की संभावना बनी रहती है। अनुदानित छात्रवृत्तियों में कानूनी प्रतिबंध होते हैं जिन्हें प्रत्येक रिपोर्ट में सही ढंग से दर्शाना अनिवार्य है। किसी प्रतिबंध को गलत तरीके से प्रस्तुत करने वाली प्रबंधन रिपोर्ट बजट की समस्या नहीं, बल्कि अनुपालन की समस्या है, और इससे करियर समाप्त हो सकते हैं।

समय का भी एक नुकसान होता है। निधि समितियाँ अक्सर तिमाही के अंत में मिलती हैं, जब पिछले दो सप्ताह सबसे महत्वपूर्ण होते हैं: किसी बड़े दानदाता का दान, किसी स्मारक दान का वादा, या बोर्ड अध्यक्ष का निरीक्षण दौरा। पिछले सप्ताह के आंकड़ों से तैयार की गई रिपोर्ट निधि की वर्तमान स्थिति को सही ढंग से नहीं दर्शाती है।

रिपोर्ट तैयार करने का एक बेहतर तरीका

CRMConnect, DonorPerfect को Keap से जोड़ता है ताकि फंड की जानकारी और दानदाताओं की सहभागिता एक ही दानदाता रिकॉर्ड पर एक साथ मौजूद रहें, और रिकॉर्ड अपने आप अपडेट होता रहे।

प्रत्येक दान में उसके फंड का नाम, प्रतिबंध और उद्देश्य स्वतः ही शामिल हो जाते हैं। आपकी प्रत्येक छात्रवृत्ति एक स्पष्ट, चयन योग्य श्रेणी बन जाती है, न कि एक अनौपचारिक नोट। प्रत्येक दाता द्वारा प्रत्येक फंड के लिए दिया गया दान इतिहास, Keap द्वारा पहले से ट्रैक किए जा रहे ईमेल ओपन, क्लिक और इवेंट अटेंडेंस जैसे विवरणों के साथ ही उपलब्ध होता है। चूंकि दाता की पूरी जानकारी एक ही स्थान पर उपलब्ध होती है, इसलिए तिमाही आधार पर मैन्युअल रूप से की जाने वाली जानकारी अब पहले ही प्राप्त हो चुकी है।

यह आपकी टीम के लिए कैसे काम करता है

पिक्चर समिट स्कॉलर्स फंड, एक विश्वविद्यालय से संबद्ध छात्रवृत्ति कोष है जिसमें 38 स्थायी छात्रवृत्तियां और 5,200 पूर्व छात्र दानदाता हैं। यहां इसकी संक्षिप्त रिपोर्ट दी गई है।

प्रत्येक छात्रवृत्ति के लिए एक अलग दृश्य सहेजा जाता है: उस निधि में दान करने वाले सभी व्यक्तियों, उनके द्वारा जीवन भर में किए गए दान, अंतिम दान की तिथि, उनकी नवीनतम सहभागिता और अंतिम कार्यक्रम में उनकी उपस्थिति, सभी एक ही स्क्रीन पर उपलब्ध होते हैं। छात्रवृत्ति से संबंधित कानूनी प्रतिबंधों की जानकारी भी इसी दृश्य में मौजूद होती है, जिससे समिति के अध्यक्षों को संदर्भ को खोजने की आवश्यकता नहीं पड़ती।

एक अलग निगरानी सूची प्रत्येक निधि के शीर्ष दानदाताओं पर नज़र रखती है, यह इस आधार पर तय किया जाता है कि उन्होंने आखिरी बार कब दान दिया था। जो भी दानदाता 90 दिनों तक निष्क्रिय रहता है, उसके लिए नियुक्त विकास अधिकारी को एक कार्य सौंपा जाता है, जिससे दानदाताओं के बीच ठंडा पड़ना अगली तिमाही बैठक में पता चलने के बजाय कुछ ही हफ्तों में पकड़ में आ जाता है।

रिपोर्ट प्रस्तुत करने का दिन आने पर, डेवलपमेंट एसोसिएट प्रत्येक सेव किए गए व्यू को खोलता है, उसे एक्सपोर्ट करता है और भेज देता है। तैयारी का समय सोलह घंटे से घटकर तीन या चार घंटे रह जाता है।

इसका आपके धन जुटाने पर क्या असर पड़ेगा?

इस पद्धति को अपनाने के बाद तुलनीय छात्रवृत्ति निधियों से प्राप्त प्रतिनिधि परिणाम:

• तिमाही रिपोर्ट तैयार करने में लगने वाला समय लगभग सोलह घंटे से घटकर लगभग चार घंटे रह जाता है, जो 75 प्रतिशत की कमी है।
• समिति के अध्यक्षों ने अधिक संतुष्टि व्यक्त की है, क्योंकि पहली बार प्रत्येक छात्रवृत्ति रिपोर्ट में केवल धनराशि ही नहीं, बल्कि सहभागिता का संदर्भ भी शामिल किया गया है।
• प्रमुख दानदाताओं के साथ ठंडे पड़ते संबंध, 90-दिन की मौन निगरानी सूची के कारण, तिमाहियों के बजाय हफ्तों में ही पकड़ में आ जाते हैं।
• वार्षिक अनुपालन समीक्षा में तेजी आती है, क्योंकि प्रतिबंधों से संबंधित भाषा को विवरण में छिपाने के बजाय लगातार संग्रहीत किया जाता है।
• आपके विकास अधिकारियों द्वारा लिखी जाने वाली प्रति-छात्रवृत्ति संबंधी कहानियाँ बेहतर होती हैं, क्योंकि दान संबंधी डेटा और सहभागिता संबंधी डेटा निर्यात के फ़ोल्डर में होने के बजाय एक ही दृश्य में साथ-साथ मौजूद होते हैं।

स्पष्ट चेतावनी: इससे डेवलपमेंट एसोसिएट की तिमाही समीक्षा समाप्त नहीं होती। डेटा पढ़ने और समीक्षा लिखने के लिए अभी भी एक व्यक्ति की आवश्यकता होगी। जो चीज़ हटती है वह स्प्रेडशीट की कार्यप्रणाली है, निर्णय लेने की क्षमता नहीं। जिन फंडों को उम्मीद थी कि यह कर्मचारी की भूमिका को प्रतिस्थापित करेगा, वे निराश हुए; जिन फंडों को उम्मीद थी कि इससे वह व्यक्ति दानदाताओं से अधिक संपर्क कर सकेगा और एक्सेल का काम कम करेगा, वे संतुष्ट थे।

जिम्मेदारी और गोपनीयता पर विशेष ध्यान देना आवश्यक है। छात्रवृत्ति प्राप्तकर्ताओं की गोपनीयता संबंधी अपेक्षाएं दानदाताओं से भिन्न होती हैं। रिपोर्टों में उपयोग की जाने वाली प्राप्तकर्ताओं की जानकारी हमेशा सहमति के आधार पर होनी चाहिए, जिसमें सहमति वापस लेने का अधिकार भी शामिल हो। कई विश्वविद्यालयों में दानदाताओं और समिति सदस्यों के साथ क्या साझा किया जा सकता है, इस संबंध में विशिष्ट नीतियां होती हैं, और प्राप्तकर्ता का डेटा डिफ़ॉल्ट रूप से समिति के सदस्यों के लिए उपलब्ध नहीं होना चाहिए, जब तक कि वे नीतियां इसकी अनुमति न दें।

मानव को क्या बनाए रखना है

पूरी तरह से स्वचालित रिपोर्ट बनाने की ओर बढ़ने का प्रलोभन होता है। इससे बचें। संख्याओं, सहभागिता सारांश, छात्रवृत्ति-वार विश्लेषण और निगरानी सूचियों को स्वचालित करें। वर्णनात्मक टिप्पणी, यानी वह भाग जो बताता है कि एक छात्रवृत्ति बेहतर प्रदर्शन क्यों कर रही है और दूसरी कम वित्तपोषित क्यों है, उसे अपने विकास सहयोगी पर छोड़ दें। बोर्ड अध्यक्ष रिपोर्ट खोलने के पहले तीस सेकंड के भीतर ही संदर्भ सहित और संदर्भहीन डेटा के बीच अंतर बता सकते हैं।

प्रबंधन संबंधी अनुशंसा में मानवीय दृष्टिकोण भी अपनाएं। 90 दिनों की मौन निगरानी सूची एक संकेत है, कोई निर्णय नहीं। किसी मौन प्रमुख दानदाता के लिए अगला सही कदम उन बातों पर निर्भर करता है जिन्हें रिपोर्ट नहीं देख सकती: हाल ही में हुई कोई हानि, जीवन में कोई ज्ञात परिवर्तन, या पहले से तय की गई समय संबंधी प्राथमिकता। यह निर्णय आपका विकास अधिकारी लेता है, डैशबोर्ड नहीं।

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