डोनरपरफेक्ट और कीप के साथ प्रायोजकों और नए दानदाताओं के लिए अलग-अलग स्वागत ट्रैक।

पहली बार दान करने वाले 25 डॉलर के व्यक्तिगत दानदाता और 25,000 डॉलर के कॉर्पोरेट प्रायोजक को एक ही स्वागत ईमेल नहीं मिलना चाहिए। फिर भी, अधिकांश सामुदायिक स्वास्थ्य निधि जुटाने वाली संस्थाओं में ठीक यही होता है। नए समर्थक आपके ईमेल टूल में एक ही समूह के रूप में आते हैं, इसलिए सभी को एक ही तरह का स्वागत संदेश मिलता है। पहली बार दान करने वाले उपेक्षित महसूस करते हैं, दानदाताओं की संख्या कम हो जाती है, और कॉर्पोरेट प्रायोजक चुपचाप उस स्वीकृति की प्रतीक्षा करते रहते हैं जो कभी नहीं आती।

यह तकनीकी समस्या लग रही है, लेकिन वास्तव में यह प्रबंधन की समस्या है। आपको पहले से ही पता होता है कि दान कब आता है, चाहे वह किसी व्यक्ति, निगम, संस्था या किसी स्मारक से हो। लेकिन यह जानकारी कभी भी उस स्थान तक नहीं पहुँचती जहाँ आपके स्वागत ईमेल भेजे जाते हैं। इसे मैन्युअल रूप से छाँटना पहले महीने तो ठीक चलता है, लेकिन दूसरे महीने में विफल हो जाता है।

एक ही तरह के स्वागत का आपको क्या नुकसान उठाना पड़ता है

एक ही ईमेल से सभी को एक साथ स्वागत करना कारगर नहीं होता। पहली बार दान करने वाला व्यक्ति यह महसूस करना चाहता है कि उसका दान मायने रखता है और वह उस मिशन को समझना चाहता है जिससे वह जुड़ा है। कॉर्पोरेट प्रायोजक औपचारिक स्वीकृति, पहचान के विकल्प और किसी नामित संपर्क व्यक्ति के साथ वास्तविक संबंध चाहता है। एक ईमेल दोनों काम नहीं कर सकता, इसलिए यह दोनों में से कोई भी काम ठीक से नहीं कर पाता।

सबसे धीमी और सबसे महंगी विफलता कॉर्पोरेट धन्यवाद में देरी है। सोमवार सुबह दान देने का वादा करने वाले कॉर्पोरेट प्रायोजक को जवाब के लिए डेढ़ दिन तक इंतजार नहीं करना चाहिए। 25,000 डॉलर के प्रायोजक के लिए, जो अगले साल नवीनीकरण करने का निर्णय ले रहा है, दान और पहली स्वीकृति के बीच का अंतराल आपके द्वारा भेजे जाने वाले सबसे मजबूत संकेतों में से एक है। इस अंतराल को खुला छोड़ देने का मतलब है नवीनीकरण की सद्भावना को मुफ्त में गंवा देना।

मैन्युअल सॉर्टिंग की धीमी प्रक्रिया भी एक समस्या है। जब भी आपकी टीम कोई नया स्पॉन्सर टियर या डोनर कैटेगरी जोड़ती है, तो आपके ईमेल टूल को इसकी जानकारी नहीं होती। कुछ महीनों बाद आपकी कैटेगरी पुरानी हो जाती हैं, स्वागत संदेश गलत क्रम में चले जाते हैं, और किसी को शुक्रवार की छुट्टी लेकर इसे ठीक करना पड़ता है। फिर यही प्रक्रिया दोबारा दोहराई जाती है।

नए समर्थकों का स्वागत करने का एक बेहतर तरीका

CRMConnect, DonorPerfect को Keap से जोड़ता है, जिससे आपके द्वारा पहले से दर्ज किए गए दाता प्रकार वास्तव में प्रत्येक समर्थक को मिलने वाले स्वागत को आकार देते हैं।

दाता का प्रकार, दान का पदनाम और दानकर्ता से संबंधित जानकारी, जैसे कि मिलान-दान के लिए पात्र या कॉर्पोरेट प्रायोजक, Keap में स्वचालित रूप से दर्ज हो जाती है और नई श्रेणियां जोड़ने पर भी अपडेट होती रहती है। जैसे ही पहला दान दर्ज होता है, उसका स्वागत संदेश तुरंत उपलब्ध हो जाता है। कोई मैन्युअल छँटाई नहीं, कोई पुरानी श्रेणियां नहीं, और कोई कॉर्पोरेट प्रायोजक चुपचाप प्रतीक्षा नहीं करता।

यह आपकी टीम के लिए कैसे काम करता है

वेस्टसाइड कम्युनिटी हेल्थ एलायंस की कल्पना कीजिए, जो एक उदाहरण स्वरूप सामुदायिक स्वास्थ्य केंद्र का धन जुटाने वाला संगठन है, जिसके 3,400 व्यक्तिगत दानदाता और 60 कॉर्पोरेट प्रायोजक हैं। सरल शब्दों में, यहाँ इसका प्रारंभिक चरण बताया गया है।

जब पहला दान प्राप्त होता है, तो दाता का प्रकार ही उनके आगे के मार्ग का निर्धारण करता है। व्यक्तिगत दाताओं को 21 दिनों में पाँच चरणों वाली स्वागत प्रक्रिया से गुजरना पड़ता है: कर रसीद के साथ धन्यवाद संदेश, संस्थापक का संदेश, एक प्रभाव कहानी, स्वयंसेवक बनने का निमंत्रण और पुनः दान करने का विनम्र निमंत्रण। कॉर्पोरेट प्रायोजकों को 14 दिनों में तीन चरणों वाली प्रक्रिया से गुजरना पड़ता है: मान्यता विकल्पों के साथ औपचारिक स्वीकृति, उनके नामित विकास अधिकारी से परिचय और व्यक्तिगत रूप से मिलने का निमंत्रण।

जैसे ही कोई कॉर्पोरेट दान मिलता है, उसे कॉर्पोरेट दान अधिकारी को सौंप दिया जाता है और 48 घंटे के भीतर उसे पूरा करना होता है, ताकि कोई भी प्रायोजक इंतज़ार में निष्क्रिय न रह जाए। जिन दानदाताओं के नियोक्ता दान का मिलान करते हैं, उन्हें उनके स्वागत संदेश में "आपका नियोक्ता भी इस राशि का मिलान कर सकता है" लिखा हुआ मिलता है। स्मृति और श्रद्धांजलि के रूप में दिए गए दान को बिक्री-प्रधान स्वागत संदेशों के बजाय एक संवेदनशील और सम्मानजनक तरीके से भेजा जाता है।

इसका आपके धन जुटाने पर क्या असर पड़ेगा?

इस दृष्टिकोण को अपनाने के बाद तुलनीय मध्यम आकार के स्वास्थ्य-प्रणाली संस्थानों से प्राप्त प्रतिनिधि परिणाम:

• पहली बार दान करने वाले व्यक्तिगत दाताओं की 12 महीने बाद भी दान जारी रखने की दर लगभग 23 प्रतिशत से बढ़कर 38 प्रतिशत हो जाती है (पहली बार दान जारी रखने के लिए क्षेत्र का मानक 20 के दशक के निचले स्तर पर है)।
• कॉर्पोरेट दान की घोषणा से लेकर उसके पहले प्रबंधन संबंधी संपर्क तक का समय लगभग 36 घंटे से घटकर 10 मिनट से भी कम हो जाता है।
• नए उपहारों की कतार को छांटना अब सोमवार सुबह की एक रस्म नहीं रह जाती, बल्कि यह एक वास्तविक समय की कार्यसूची बन जाती है।
• जब दानदाताओं को इस विकल्प के बारे में साल के अंत में की जाने वाली अपील के बजाय स्वागत ईमेल के माध्यम से पता चलता है, तो मैचिंग-गिफ्ट प्राप्त करने की संभावना लगभग दोगुनी हो जाती है।
• जो सहयोगी पहले सोमवार को नए दान के रिकॉर्ड छांटने में समय बिताता था, अब वह प्रति सप्ताह लगभग छह घंटे का समय बचा लेता है, जिसे वह मध्यम स्तर के दानदाताओं से संपर्क करने और उनकी देखभाल करने में लगाता है।

बढ़ा-चढ़ाकर दावे न करें। अगर कंटेंट कमज़ोर है तो इससे यूज़र रिटेंशन में कोई फ़ायदा नहीं होगा। इंटीग्रेशन से सामान्य स्वागत संदेश भेजने का ऑपरेशनल कारण खत्म हो जाता है; मैसेजिंग को अभी भी दूसरे उपहार के लिए काफ़ी कुछ साबित करना होगा। कुछ संस्थान इसे अपनाते हैं और उन्हें मामूली फ़ायदे ही मिलते हैं क्योंकि उनका स्वागत संदेश पहले से ही मज़बूत था और असली रुकावट कहीं और थी। वहीं, कुछ संस्थानों को ज़बरदस्त फ़ायदे मिलते हैं क्योंकि वे सालों से एक जैसे स्वागत संदेश भेज रहे थे। यह मान लेने से पहले कि सिर्फ़ इस बदलाव से ही बेहतरीन नतीजे मिल जाएँगे, अपने मौजूदा ऑनबोर्डिंग सिस्टम का ऑडिट करें।

एक बात ध्यान देने योग्य है: 38 प्रतिशत प्रतिधारण दर यह मानकर चलती है कि दोनों ट्रैक वास्तव में सार्थक रूप से भिन्न हैं। यदि कॉर्पोरेट और व्यक्तिगत स्वागत संदेशों में केवल विषय पंक्ति का अंतर है, तो परिणाम व्यर्थ हो जाता है। प्रत्येक ट्रैक की सामग्री की योजना सेटअप के साथ ही बनाएं, न कि बाद में।

कुछ बातों पर ध्यान देना चाहिए

स्वागत श्रृंखला शुरू करने से पहले स्मृति चिन्ह भेंट करने के तरीके का परीक्षण कर लें। शोक संतप्त परिवार के साथ अनजाने में किया गया एक भी बिक्री-शैली का स्वागत, एक साल की सावधानीपूर्वक संबंध निर्माण की मेहनत को बर्बाद कर सकता है।

कॉर्पोरेट जगत की अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए योजना बनाएं। किसी नए प्रायोजक का पहला दान कभी-कभी अप्रत्याशित माध्यम से आता है, जैसे सीईओ का व्यक्तिगत कार्ड या रूटेड चेक, और हो सकता है कि इसे स्वचालित रूप से कॉर्पोरेट श्रेणी में न रखा जाए। हाल ही में प्राप्त पहले दानों की साप्ताहिक समीक्षा से गलत तरीके से दर्ज किए गए रिकॉर्ड को गलत स्वागत से पहले ही पकड़ा जा सकता है।

यह सुनिश्चित करें कि मैचिंग-गिफ्ट विकल्प केवल एक दिखावा न होकर, व्यवहारिक रूप से उपयोगी हो। स्वागत ईमेल में दानदाताओं को यह बताया जाना चाहिए कि वे यह कैसे जांच सकते हैं कि उनका नियोक्ता मैचिंग-गिफ्ट करता है या नहीं, ताकि वे इस पर कार्रवाई कर सकें।

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