डोनरपरफेक्ट और मेलचिम्प के साथ सामुदायिक रेडियो के लिए बोर्ड-रेडी फंडरेज़िंग डैशबोर्ड

किसी सामुदायिक रेडियो स्टेशन के महाप्रबंधक को शनिवार दोपहर को बोर्ड प्रेजेंटेशन तैयार नहीं करना चाहिए। फिर भी, हर तिमाही में ठीक यही होता है। वित्तीय आंकड़े एक सिस्टम में होते हैं और सहभागिता के आंकड़े दूसरे सिस्टम में, और उन्हें मैन्युअल रूप से मिलाने में पूरा सप्ताहांत लग जाता है। अंत में, प्रेजेंटेशन का लेआउट वही पुराना और दोहराया हुआ होता है, जिसमें कुछ सेल मैन्युअल रूप से अपडेट किए जाते हैं, जिसे मीटिंग में प्रस्तुत किया जाता है, और फिर अगली तिमाही तक भुला दिया जाता है।

आपके बोर्ड को दिखावे की ज़रूरत नहीं है। आपके बोर्ड को सटीक, अद्यतन और सुसंगत जानकारी चाहिए। त्रैमासिक रिपोर्टिंग में कर्मचारियों का ज़रूरत से ज़्यादा समय लगता है, क्योंकि दोनों प्रणालियों का मिलान मैन्युअल होता है, और मैन्युअल मिलान भरोसेमंद नहीं होता।

वीकेंड स्क्रैम्बल में आपको कितना खर्च करना पड़ता है

हर तिमाही में हाथ से दोबारा बनाई जाने वाली ताश की टंकी पर कोई पूरी तरह भरोसा नहीं करता। हर ताश की टंकी एक जगह से दूसरी जगह कॉपी की जाती है, जिसका मतलब है कि हर टंकी में अंक की अदला-बदली या पुरानी संख्या चिपकाने की संभावना रहती है। जब टंकी का कोई सदस्य एक भी गलती पकड़ लेता है, तो पूरी टंकी पर भरोसा कम हो जाता है।

समय दूसरा सबसे बड़ा खर्चा है। पिछले सप्ताह के आंकड़ों से तैयार की गई रिपोर्ट नियमित मासिक समीक्षा के लिए तो ठीक है, लेकिन 72 घंटे के चंदा अभियान के दौरान बेकार है। ऐसे अभियान के दौरान, आपके महाप्रबंधक को यह जानना ज़रूरी है कि आज सुबह कितने नए समर्थक जुड़े, न कि कल कितने जुड़े थे।

इसमें निरंतरता की भी एक कीमत होती है। समर्थकों की संख्या स्थिर और विश्वसनीय वर्गीकरण पर निर्भर करती है। यदि आपके बोर्ड डैशबोर्ड पर सोमवार को 3,412 समर्थक और मंगलवार को 3,408 समर्थक दिखाई देते हैं, क्योंकि किसी ने मैन्युअल रूप से एक श्रेणी को समायोजित किया है, तो बोर्ड उस संख्या पर भरोसा करना बंद कर देता है। जो संख्याएँ स्वतः अपडेट होती हैं वे स्थिर रहती हैं; मैन्युअल रूप से रखी गई संख्याएँ स्थिर नहीं रहतीं।

अपने बोर्ड को रिपोर्ट करने का एक बेहतर तरीका

MailConnect, DonorPerfect को Mailchimp से जोड़ता है ताकि आपके वित्तीय आंकड़े और आपकी सहभागिता के आंकड़े एक ही स्थान पर रहें और लगभग हर 15 मिनट में अपडेट होते रहें।

आपके बोर्ड द्वारा पूछे गए सभी आंकड़े, जैसे कुल राजस्व, समर्थकों की संख्या, औसत दान, समूहवार दानदाताओं की संख्या, संपर्क रिकॉर्ड में मौजूद होते हैं और स्वचालित रूप से संकलित हो जाते हैं। नए समर्थक, मौजूदा समर्थक, अपग्रेड, डाउनग्रेड और निष्क्रिय समर्थक जैसे समूहों का विभाजन बिना किसी पुनर्वर्गीकरण के सटीक रहता है। समर्थक की स्थिति और दान का प्रकार भी शामिल होता है, जिससे डैशबोर्ड परिणामों को समूहवार प्रदर्शित कर सकता है। सूची की गुणवत्ता स्वतः ही बनी रहती है, जिससे सहभागिता संख्याएं सटीक रहती हैं।

यह आपकी टीम के लिए कैसे काम करता है

केसीएसटी कम्युनिटी रेडियो की कल्पना कीजिए, जो 8,700 सब्सक्राइबर और 3,400 स्थायी सदस्यों वाला एक उदाहरण मात्र का सामुदायिक स्टेशन है। इसका डैशबोर्ड सरल शब्दों में इस प्रकार है।

दानदाताओं की स्थिति का विवरण हर 15 मिनट में अपडेट होता है और इसमें कुल दानदाताओं की संख्या, इस माह का शुद्ध परिवर्तन, औसत मासिक राशि और दान में बिताया गया औसत समय दिखाया जाता है। 72 घंटे के अभियान के दौरान, एक अलग घंटेवार विवरण में पिछले घंटे में दिए गए दान, नए दानदाताओं की संख्या, औसत मासिक राशि और लक्ष्य का प्रतिशत दिखाया जाता है, साथ ही यह भी बताया जाता है कि दानदाताओं तक कैसे पहुंचा गया।

साल-दर-साल तुलना करने से एक ही तिमाही या एक ही प्रकार के ड्राइव की तुलना कई वर्षों में की जाती है, और क्योंकि अंतर्निहित फ़ील्ड स्थिर होते हैं, इसलिए यह तुलना मैन्युअल पुनर्निर्माण के बजाय एक सहेजा गया दृश्य होता है।

डैशबोर्ड के शीर्ष पर वे पाँच आंकड़े मौजूद हैं जिनके बारे में आपका बोर्ड वास्तव में पूछता है: वर्ष-दर-वर्ष कुल राजस्व, समर्थकों की संख्या में शुद्ध परिवर्तन, औसत दान, दानदाताओं की संख्या में शुद्ध परिवर्तन और प्रति नए दानदाता की लागत। बाकी सभी जानकारी नीचे दी गई है। बोर्ड सदस्यों को केवल पढ़ने योग्य लिंक मिलता है, इसलिए त्रैमासिक बैठक एक स्थिर स्लाइड के बजाय स्क्रीन पर लाइव डैशबोर्ड के साथ शुरू होती है।

इसका आपके धन जुटाने पर क्या असर पड़ेगा?

इस पद्धति को अपनाने के बाद तुलनीय सामुदायिक केंद्रों से प्राप्त प्रतिनिधि परिणाम:

• तिमाही बोर्ड-डेक की तैयारी में लगने वाला समय लगभग 12 से 15 घंटे से घटकर दो घंटे से भी कम हो जाता है।
• चंदा जुटाने के फैसले अगले दिन के आंकड़ों के बजाय प्रति घंटे के आंकड़ों के आधार पर लिए जाते हैं, जो 72 घंटे के आयोजन के दौरान आपके ऑन-एयर पिच को अभियान के बीच में समायोजित करने और अगले साल सबक सीखने के बीच का अंतर हो सकता है।
• डैशबोर्ड के साथ बोर्ड की सहभागिता, संगठन के साथ बोर्ड की समग्र सहभागिता का एक उपयोगी प्रारंभिक संकेत बन जाती है।
• साल-दर-साल तुलना गुणात्मक नहीं रह जाती बल्कि मात्रात्मक हो जाती है, जिससे रणनीतिक चर्चा का स्वरूप बदल जाता है।
• अंडरराइटर, जो कभी-कभी फंड जुटाने के संदर्भ में जानकारी मांगते हैं, उन्हें ईमेल की लंबी श्रृंखला के बजाय एक स्पष्ट और साझा करने योग्य जानकारी मिलती है, जिसमें घंटों तक जीएम का समय बर्बाद होता है।

एक ज़रूरी बात: डैशबोर्ड खराब डेटा प्रबंधन को ठीक नहीं करता। अगर आपकी मूल श्रेणियां असंगत हैं, तो डैशबोर्ड असंगति को उजागर करेगा, न कि कोई अंतर्दृष्टि देगा। पहले श्रेणियों को ठीक करें, फिर डैशबोर्ड बनाएं।

दानदाताओं की गोपनीयता आंतरिक बोर्ड के विचारों पर भी लागू होती है। कुल संख्या और राजस्व योग बोर्ड की निगरानी के लिए उपयुक्त हैं; व्यक्तिगत दानदाताओं की पहचान और राशि आमतौर पर उपयुक्त नहीं होती, जब तक कि दानदाता ने स्पष्ट रूप से पहचान के लिए सहमति न दी हो। एक डैशबोर्ड जिसमें "जीवन भर में दिए गए दान के आधार पर शीर्ष 10 स्थायी दानदाताओं" की सूची नामों के साथ दी गई हो, वह एक ऐसी सीमा का उल्लंघन है जिसकी अधिकांश दानदाता अपेक्षा नहीं करते। डैशबोर्ड को इस प्रकार बनाएं कि व्यक्तिगत पहचान के लिए उचित पहुंच नियंत्रण के साथ सावधानीपूर्वक विस्तृत जांच की आवश्यकता हो, न कि डिफ़ॉल्ट दृश्य की।

बोर्ड व्यू से क्या दूर रखना है

बहुत अधिक जानकारी होने पर डैशबोर्ड अक्सर विफल हो जाते हैं, बजाय इसके कि उनमें बहुत कम जानकारी हो। 20 चार्ट वाला बोर्ड व्यू फोकस खो देता है; जबकि पांच चार्ट और एक नज़र में दिखने वाले स्वास्थ्य संकेतक वाला वही व्यू बातचीत को बढ़ावा देता है।

दिखावटी आंकड़ों को नज़रअंदाज़ करें। कुल ईमेल ओपन, सोशल मीडिया इंप्रेशन, पॉडकास्ट डाउनलोड संख्या: ये किसी को प्रभावित नहीं करते और बोर्ड के लिए ज़रूरी आंकड़ों को दबा देते हैं। चंदा अभियान के ऑन-एयर घंटे, अंडरराइटर पाइपलाइन का मूल्य, प्रति ग्राहक अधिग्रहण लागत: ये वो आंकड़े हैं जिन पर बोर्ड को ध्यान देना चाहिए।

महाप्रबंधक और विकास निदेशक के लिए एक अलग, विस्तृत विश्लेषण रखें, और बोर्ड के विश्लेषण में दायरे को लेकर सख्त रुख अपनाएं। यदि कोई मापदंड बोर्ड स्तर के निर्णय को प्रभावित नहीं करता है, तो उसे बोर्ड के विश्लेषण में शामिल न करें। यह अनुशासन तब और भी कठिन हो जाता है जब "बस एक और चार्ट जोड़ना" एक क्लिक का काम हो, इसलिए यह काम महाप्रबंधक द्वारा किया जाना चाहिए, न कि टूल द्वारा।

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