Mindbody और Calendly: फ्रंट डेस्क की सफाई के बिना रेफरल बुकिंग को रूट करें

एक डे स्पा रेफरल बुकिंग के लिए Calendly का उपयोग करता है। यह स्पा तीन सेवा प्रदाताओं के माध्यम से 14 अलग-अलग सेवाएं प्रदान करता है, और प्रत्येक सेवा की अपनी अवधि, कीमत, कमरा और सेवा प्रदाता होता है। आप रेफरल स्रोत, जो अक्सर कोई अन्य स्थानीय व्यवसाय होता है, से यह अपेक्षा नहीं कर सकते कि वह आपकी ओर से सही सेवा प्रदाता, कमरा और अवधि का चयन करे।

तो आज स्पा में "रेफरल बुकिंग" नाम का एक सामान्य कैलेंडली लिंक है, और फ्रंट डेस्क पर हर बुकिंग को मैन्युअल रूप से री-रूट किया जाता है। इससे ऑनलाइन बुकिंग का पूरा मकसद ही खत्म हो जाता है।

आपके रेफरल पार्टनर्स का भी इसमें हित जुड़ा हुआ है। एक स्थानीय डॉक्टर का क्लिनिक, जो आपके स्पा में मरीज़ भेजता है, चाहता है कि प्रक्रिया सुचारू रूप से चले: मरीज़ क्लिक करे, बुकिंग करे और आ जाए। जब आपके रिसेप्शनिस्ट को अपॉइंटमेंट ठीक करने के लिए मरीज़ को किसी दूसरे स्लॉट में रीबुक करना पड़ता है, तो डॉक्टर के क्लिनिक को इसकी जानकारी मिल जाती है। बार-बार ऐसी गड़बड़ी होने पर वे मरीज़ों को भेजना बंद कर देते हैं।

मैन्युअल सफाई में आपको कितना खर्च आएगा

हर रेफरल बुकिंग को मैन्युअल रूप से री-रूट करना न केवल धीमा है, बल्कि जोखिम भरा भी है। फ्रंट डेस्क को एक सामान्य बुकिंग को समझना होता है, सही सेवा और प्रदाता का पता लगाना होता है, एक वास्तविक उपलब्धता ढूंढनी होती है और उसे दोबारा दर्ज करना होता है, जबकि मरीज को मिली मूल पुष्टि गलत हो चुकी होती है। हर कदम पर गलती होने की संभावना रहती है जिसे मरीज तुरंत पकड़ लेगा।

इसके पीछे उपलब्धता की समस्या भी छिपी हुई है। एक सामान्य बुकिंग लिंक में ऐसे समय दिखाने होते हैं जो आपकी सभी 14 सेवाओं के लिए उपयुक्त हों। लेकिन यह सामान्य उपलब्धता का पैमाना अधिकांश सेवाओं के लिए सही नहीं है। आप 30 मिनट के फेशियल को उस स्लॉट में फिट नहीं कर सकते जो केवल आपके 90 मिनट के मसाज प्रदाताओं के पास खाली हो। इसलिए, सामान्य व्यवस्थाएं या तो कुछ खास प्रदाताओं की अधिक बुकिंग कर देती हैं या आपकी वास्तविक क्षमता को छिपा देती हैं। दोनों ही स्थितियों में, बुकिंग का नुकसान होता है और सफाई का खर्च रिसेप्शन को उठाना पड़ता है।

इसके बजाय यह कैसे काम करता है

CalendarConnect, रेफरल द्वारा Calendly फॉर्म पर चुनी गई सेवा को पढ़ता है और Mindbody में सही सेवा, प्रदाता, स्थान और अवधि के अनुसार अपॉइंटमेंट को स्वचालित रूप से रूट करता है। यह उस सेवा के लिए योग्य उपलब्ध प्रदाताओं में से एक का चयन करता है। और यदि आप अलग-अलग बुकिंग प्रक्रियाएँ चलाते हैं, जैसे रेफरल, डायरेक्ट बुकिंग या पैकेज कंसल्टेशन, तो प्रत्येक को उसके अपने लॉजिक के अनुसार रूट किया जा सकता है।

उपलब्धता भी सही ढंग से काम करती है। जब रेफरल किसी सेवा का चयन करता है, तो फॉर्म उस सेवा के लिए, उस स्थान पर, योग्य प्रदाता के साथ वास्तव में बुक किए जा सकने वाले समय को दिखाता है, न कि किसी कमज़ोर प्रदर्शन को। आप किसी को भी ओवरबुक किए बिना अपनी पूरी क्षमता का प्रदर्शन करते हैं।

कमरों और उपकरणों का विशेष ध्यान रखा जाता है। लेज़र ट्रीटमेंट के लिए लेज़र रूम ज़रूरी है। मसाज के लिए मसाज रूम ज़रूरी है। आपका माइंडबॉडी सिस्टम पहले से ही जानता है कि किस सेवा के लिए कौन सा कमरा चाहिए, और कैलेंडरकनेक्ट इसका पालन करता है, इसलिए फ्रंट डेस्क को कभी भी बुकिंग के लिए कमरा बदलने की ज़रूरत नहीं पड़ती क्योंकि सिस्टम ने लेज़र ट्रीटमेंट को मैनीक्योर स्टेशन में डालने की कोशिश की थी।

आपने क्या स्थापित किया

सरल शब्दों में कहें तो, पूरी व्यवस्था इस प्रकार है। आपके पास एक ही Calendly बुकिंग लिंक होगा जिसमें आपकी 14 सेवाओं की सूची वाला एक सरल सर्विस-पिकर ड्रॉपडाउन होगा, और यदि आपके पास एक से अधिक साइटें हैं तो लोकेशन पिकर भी उपलब्ध होगा। पर्दे के पीछे, उस ड्रॉपडाउन में प्रत्येक विकल्प को उसकी Mindbody सेवा, प्रदाता समूह, कमरा और अवधि के साथ एक बार मिलान किया जाता है।

इसके बाद, सारा काम अदृश्य हो जाता है। एक रेफरल पार्टनर एक लिंक शेयर करता है। मरीज अपनी पसंद की सेवा चुनता है, उपलब्धता देखता है और बुकिंग कर लेता है। अपॉइंटमेंट माइंडबॉडी में सही और पूरी तरह से दर्ज हो जाता है, बिना किसी फ्रंट डेस्क री-रूटिंग के। आपकी टीम एक छोटी रेफरेंस शीट रख सकती है जिसमें यह दिखाया गया हो कि कौन सा ड्रॉपडाउन विकल्प किस सेवा से संबंधित है, लेकिन इसकी शायद ही कभी ज़रूरत पड़ेगी।

आप यह भी तय कर सकते हैं कि अगर चुनी गई सेवा के लिए अनुरोधित समय पर कोई सेवा प्रदाता उपलब्ध न हो, तो ऐसी स्थिति में क्या होगा। फॉर्म अगली उपलब्धता का सुझाव दे सकता है, वैकल्पिक सेवा प्रदाता का प्रस्ताव दे सकता है, या सामान्य जानकारी जुटाने का विकल्प चुन सकता है। आप अपने स्पा के लिए उपयुक्त तरीका चुन सकते हैं।

कुछ ऐसी स्थितियाँ जिनके बारे में जानना ज़रूरी है

यदि कोई रेफरल ऐसी सेवा चुनता है जिसे आप अब प्रदान नहीं करते हैं, उदाहरण के लिए कोई पुराना पैकेज, तो पुराने विकल्प को उसकी प्रतिस्थापन सेवा से जोड़ा जा सकता है ताकि पुराने रेफरल लिंक काम करते रहें जबकि आप अपनी सुविधानुसार पुराने विकल्प को बंद कर सकें।

आप यह भी तय कर सकते हैं कि योग्य प्रदाताओं के समूह में से उनका चयन कैसे किया जाएगा: टीम के सभी सदस्यों के बीच बारी-बारी से, सबसे व्यस्त प्रदाताओं के आधार पर काम का संतुलन बनाकर, या नए ग्राहकों के परामर्श के लिए वरिष्ठ प्रदाताओं को प्राथमिकता देकर। जो भी आपके स्पा संचालन के लिए उपयुक्त हो।

और एक कॉम्बो सेवा, जैसे कि मैनीक्योर के साथ पेडीक्योर, एक ही बुकिंग विकल्प हो सकता है जो सही सेवा प्रदाता की निरंतरता और सही कुल अवधि के साथ लगातार दो अपॉइंटमेंट बनाता है।

इसका आपके स्पा पर क्या प्रभाव पड़ेगा?

एक काल्पनिक उदाहरण लेते हैं। एक ही स्थान पर स्थित डे स्पा में तीन सेवा प्रदाता और 14 सेवाएं उपलब्ध हैं, जहां प्रति सप्ताह लगभग 25 रेफरल बुकिंग होती हैं। इस रूटिंग को लागू करने के बाद, फ्रंट डेस्क पर री-रूटिंग का समय प्रति सप्ताह लगभग तीन घंटे से घटकर शून्य हो जाता है। रेफरल कन्वर्जन में थोड़ा सुधार होता है, क्योंकि रेफर किए गए ग्राहक पहली बार में ही सही सेवा बुक कर लेते हैं, बजाय इसके कि उन्हें एक दिन बाद दोबारा बुक किया जाए।

इसका सबसे बड़ा प्रभाव आपके रेफरल प्रोग्राम पर पड़ता है। रेफरल पार्टनर खुश होते हैं क्योंकि उनके मरीजों को बेहतर अनुभव मिलता है, इसलिए मौजूदा पार्टनर अधिक बार रेफरल करते हैं। और चूंकि अब रेफरल से मिला मरीज भरोसेमंद तरीके से आता है, बुकिंग करता है, आता है और खरीदारी पूरी करता है, इसलिए रेफरल मार्केटिंग का आर्थिक पहलू समझ में आने लगता है, जिसका मतलब है कि यह निवेश करने लायक चैनल बन जाता है।

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