Mindbody और Calendly: हर परामर्श को स्वचालित रूप से सही स्पा स्थान पर भेजें

चार स्थानों पर स्थित एक स्पा समूह परामर्श के लिए एक ही Calendly फ़नल का उपयोग करता है। ग्राहक सेवा, स्थान और समय का चयन करता है। आज, यह बुकिंग एक सामान्य अपॉइंटमेंट के रूप में दर्ज होती है जिसे क्षेत्रीय प्रबंधक को मैन्युअल रूप से सही स्थान पर भेजना पड़ता है। कभी-कभी वह गलती कर बैठती है और ग्राहक किसी दूसरे स्थान के शेड्यूल में दर्ज अपॉइंटमेंट के लिए गलत स्पा में पहुँच जाता है।

गलत बुकिंग हो जाना, रिसेप्शन की सबसे बड़ी गलती मानी जाती है। हर कोई इस बारे में विनम्रता से पेश आता है। कोई भी दोबारा बुकिंग नहीं करता।

आपके ब्रांड को भी नुकसान होता है। समूह के प्रत्येक स्पा का अपना अलग माहौल, अपने अलग सेवा प्रदाता और अपनी अलग विशेषताएँ हैं। गलत जगह पर भेजे गए ग्राहक को उम्मीद से अलग अनुभव मिलता है, अक्सर ऐसे सेवा प्रदाता के साथ जिसका उसने अनुरोध नहीं किया था। भले ही अपॉइंटमेंट हो जाए, फिर भी कुछ गड़बड़ लगती है। जल्द ही आपकी समीक्षाओं में यह बात आने लगती है कि "मैं एक जगह जा रही थी लेकिन दूसरी जगह पहुँच गई," और आपने जो गुणवत्ता की छवि बनाने के लिए इतनी मेहनत की है, वह धूमिल होने लगती है।

गलत रूटिंग से आपको क्या नुकसान हो सकता है

हर गलत बुकिंग से आपको दोहरी हानि होती है। पहली बात तो यह कि आप उस ग्राहक को खो देते हैं, क्योंकि गलत जगह पर पहुंचने की गलती को शायद ही कोई माफ करता है और दोबारा बुकिंग करवाता है। दूसरी बात यह कि क्षेत्रीय प्रबंधक का समय बर्बाद होता है, क्योंकि वह व्यवसाय बढ़ाने वाले कार्यों पर काम करने के बजाय हर हफ्ते बुकिंग की जांच और सुधार करने में घंटों बिताती है।

इस समस्या को अस्थायी रूटिंग नियमों से हल करने की कोशिश करने से एक समस्या दूसरी समस्या से बदल जाती है। स्पष्ट पते के बिना क्लाइंट के लिए पता-आधारित अनुमान विफल हो जाता है। डिफ़ॉल्ट स्थान फ़ॉलबैक चुपचाप सभी को एक ही साइट पर भेज देता है। प्रदाता-आधारित रूटिंग तब टूट जाती है जब कोई प्रदाता स्थान बदलता है। हर समाधान एक नई समस्या को जन्म देता है, और गड़बड़ होने की संभावना बढ़ती ही जाती है।

सही रूटिंग कैसे काम करती है

CalendarConnect, Calendly फॉर्म पर ग्राहक द्वारा चुने गए स्थान को पढ़ता है और सही Mindbody स्थान पर, सही सेवा, सही प्रदाता और सही कमरे के साथ अपॉइंटमेंट बनाता है। यह उस विशिष्ट स्थान के योग्य प्रदाताओं में से उपलब्ध प्रदाताओं का चयन करता है, और यदि पहला विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो आपके नियमों के अनुसार किसी वैकल्पिक प्रदाता का चयन करता है।

यह व्यवस्था सरल नियमों का एक समूह है जिसे आप एक बार परिभाषित करते हैं: प्रत्येक स्थान विकल्प एक स्थान से जुड़ा होता है, प्रत्येक सेवा उस स्थान पर सही सेवा से जुड़ी होती है, और अस्पष्ट मामलों में क्या होगा यह आप तय करते हैं। बाद में कोई नया स्थान जोड़ने का मतलब है उस मानचित्र में केवल एक पंक्ति जोड़ना, कुछ भी दोबारा बनाने की आवश्यकता नहीं है। यह व्यवस्था आपके व्यवसाय के साथ बढ़ती जाती है।

यह उन सेवा प्रदाताओं को भी सुविधा प्रदान करता है जो एक से अधिक स्थानों पर काम करते हैं। एक सेवा प्रदाता जो सप्ताह में दो दिन दो स्थानों पर काम करता है, वह दोनों स्थानों के लिए पात्र सूची में शामिल हो सकता है, और बुकिंग उस स्थान पर भेजी जाती है जहां वह चुने हुए दिन मौजूद होता है। उसे दो अलग-अलग कैलेंडर प्रबंधित करने की आवश्यकता नहीं होती है।

आपने क्या स्थापित किया

पूरी प्रक्रिया सीधी-सादी है। आप चारों स्पा स्थानों को आपस में जोड़ते हैं, एक Calendly बुकिंग लिंक चलाते हैं जिसमें सेवा और स्थान चुनने का विकल्प होता है, और प्रत्येक स्थान विकल्प को उसके स्पा से तथा प्रत्येक सेवा को उस स्पा में उपलब्ध सही सेवा से मिलाते हैं। फिर आप प्रत्येक स्थान पर एक परीक्षण बुकिंग करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि प्रत्येक बुकिंग सही ढंग से हो रही है, और फिर उस एक लिंक को चारों स्थानों के मार्केटिंग में लागू कर देते हैं।

इसके बाद, आपकी मार्केटिंग टीम चार के बजाय केवल एक बुकिंग लिंक का उपयोग करेगी। साइट-विशिष्ट कैंपेन एक ही लिंक का उपयोग कर सकते हैं, क्योंकि फॉर्म में मौजूद पिकर प्रत्येक बुकिंग को सही जगह पर निर्देशित करता है। नियमित रूप से, प्रत्येक स्थान पर महीने में एक बार त्वरित परीक्षण बुकिंग करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ सही ढंग से निर्देशित हो रहा है और किसी भी गड़बड़ी का जल्द पता चल सके।

कुछ ऐसी स्थितियाँ जिनके बारे में जानना ज़रूरी है

कभी-कभी ग्राहक गलती से गलत स्थान चुन लेता है। बुकिंग में दिए गए स्थान का रिकॉर्ड दर्ज हो जाता है, और क्षेत्रीय प्रबंधक स्पष्ट रूप से गलत मामलों को देख सकता है, जैसे कि न्यूयॉर्क के पते वाले ग्राहक द्वारा मियामी में अपॉइंटमेंट बुक करना, और ग्राहक के यात्रा करने से पहले उससे संपर्क कर सकता है।

जब कोई सेवा प्रदाता एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थायी रूप से स्थानांतरित होता है, तो उसका माइंडबॉडी असाइनमेंट बदल जाता है और पात्र पूल स्वतः अपडेट हो जाते हैं। पुराना स्थान उसे सेवा देना बंद कर देता है, और नया स्थान शुरू कर देता है। किसी मैन्युअल पुनर्संरचना की आवश्यकता नहीं होती।

और जब कोई स्थान नवीनीकरण या स्टाफ प्रशिक्षण के लिए अस्थायी रूप से बंद होता है, तो आप उसे माइंडबॉडी में अनुपलब्ध के रूप में चिह्नित कर देते हैं, और कैलेंडली फॉर्म उस स्थान को तब तक पिकर्स से छिपा देता है जब तक वह फिर से नहीं खुल जाता। ग्राहक बंद स्थान बुक नहीं कर सकते।

इसका आपके स्पा समूह के लिए क्या अर्थ है?

एक काल्पनिक उदाहरण लेते हैं। एक स्पा समूह जिसके चार स्थानों पर सेवाएं उपलब्ध हैं और प्रति सप्ताह लगभग 40 अलग-अलग स्थानों पर परामर्श होते हैं। सही रूटिंग लागू करने के बाद, गलत रूटिंग वाली बुकिंग की संख्या प्रति सप्ताह लगभग तीन से घटकर शून्य हो जाती है। रूटिंग ठीक करने में क्षेत्रीय प्रबंधक का समय भी शून्य हो जाता है। उपस्थिति दर में सुधार होता है, क्योंकि पुष्टिकरण ईमेल में शुरू से ही सही स्थान का पता होता है।

अब समूह-स्तरीय रिपोर्टिंग सार्थक हो जाती है। बुकिंग की संख्या, रूपांतरण दर, अनुपस्थिति दर और प्रति बुकिंग राजस्व, ये सभी आंकड़े आपके चारों स्थानों पर तुलनीय हैं, क्योंकि डेटा हर जगह एक समान संरचना में है। क्षेत्रीय प्रबंधक को चार अव्यवस्थित डैशबोर्ड के बजाय एक वास्तविक डैशबोर्ड मिलता है, और वह अंततः देख सकता है कि कौन से स्थान अच्छा प्रदर्शन कर रहे हैं और किन स्थानों को सुधार की आवश्यकता है।

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