Mindbody और Calendly: लीक हो रहे फ़नल के कारण प्राइवेट सेशन की पूछताछ खोने से बचें

एक पिलाटेस प्रशिक्षक अपने समूह कक्षाओं के साथ-साथ निजी सत्र भी बेचती हैं। निजी सत्रों के लिए अधिकांश पूछताछ उनकी वेबसाइट के संपर्क फ़ॉर्म या इंस्टाग्राम संदेशों के माध्यम से आती हैं। वह उन्हें Calendly लिंक भेजकर जवाब देती हैं। ग्राहक बुकिंग करते हैं, सत्र होता है, और फिर प्रशिक्षक मैन्युअल रूप से ग्राहक रिकॉर्ड बनाती हैं, भुगतान दर्ज करती हैं और उपस्थिति दर्ज करती हैं।

इसका नतीजा यह होता है कि ग्राहक संपर्क प्रक्रिया में गड़बड़ी हो जाती है। कुछ पूछताछ करने वालों को Calendly का लिंक मिलता है, लेकिन फिर वे गायब हो जाते हैं। कुछ बुकिंग तो हो जाती हैं, लेकिन उनके रिकॉर्ड में दर्ज नहीं होतीं, इसलिए उनका हिसाब-किताब गलत हो जाता है। और नियमित ग्राहक हर बार नए ग्राहक बनकर संपर्क प्रक्रिया में फिर से शामिल हो जाते हैं, क्योंकि उन्होंने उनके लिए कभी कोई सही प्रोफ़ाइल नहीं बनाई।

एक काल्पनिक उदाहरण लीजिए। एक अकेली पिलाटेस प्रशिक्षक सप्ताह में लगभग 18 निजी सत्र आयोजित करती है और धीरे-धीरे उसका अभ्यास बढ़ता जा रहा है। वह वर्षों से ठीक इसी स्थिति में जी रही थी।

यह चीज़ आपको सबसे ज़्यादा चुपचाप क्यों महंगी पड़ती है?

निजी ग्राहक आपके व्यवसाय के सबसे मूल्यवान व्यक्ति हैं। एक निजी ग्राहक जो दो साल तक हर हफ्ते आता है, वह 50 नियमित कक्षा प्रतिभागियों से कहीं अधिक मूल्यवान होता है। इसलिए, ग्राहकों की संख्या में कमी से न केवल सत्रों का नुकसान होता है, बल्कि आपके सबसे मूल्यवान संबंध भी खो जाते हैं, और वह भी नियमित ग्राहक बनने से पहले ही।

अकेले काम करने वाले पेशेवरों के लिए यह एक बड़ी समस्या है। आपको एक बहु-सदस्यीय टीम की तरह कुशल संचालन, व्यवस्थित ग्राहक रिकॉर्ड, कारगर शेड्यूलिंग और समय पर फॉलो-अप की आवश्यकता होती है, लेकिन आप अपना पूरा सप्ताह उस टीम के रूप में नहीं बिता सकते। अधिकांश रेडीमेड टूल बुकिंग तक ही सीमित रहते हैं और बाकी का काम, जैसे ग्राहक रिकॉर्ड, भुगतान, उपस्थिति, सब कुछ आपको हर बार, हमेशा के लिए हाथ से करना पड़ता है। ये उबाऊ काम ही आपका पूरा दिन बर्बाद करते हैं और आपके व्यवसाय को आगे बढ़ने से रोकते हैं।

पूरा फ़नल अपने आप कैसे चलता है

CalendarConnect पूरी प्राइवेट सेशन प्रक्रिया को शुरू से अंत तक संचालित करता है। Calendly बुकिंग से Mindbody अपॉइंटमेंट सही सेवा और अवधि के साथ तैयार हो जाता है। यदि ग्राहक नया है, तो उसका क्लाइंट प्रोफाइल अपने आप बन जाता है। यदि वह ईमेल के माध्यम से मिलान किया गया मौजूदा ग्राहक है, तो उसका प्रोफाइल डुप्लिकेट होने के बजाय अपडेट हो जाता है। बुकिंग फॉर्म पर दिए गए उनके प्रारंभिक उत्तर सीधे उनके प्रोफाइल में दर्ज हो जाते हैं, इसलिए आप सेशन में पहले से ही यह जानते हुए प्रवेश करते हैं कि वे कौन हैं और उन्हें क्या चाहिए।

नियमित ग्राहकों को भी कुशलतापूर्वक संभाला जाता है। निजी ग्राहक अक्सर हर सप्ताह एक ही स्लॉट बुक करते हैं। उनकी पहली Calendly बुकिंग के बाद, आप Mindbody में उनके लिए एक नियमित अपॉइंटमेंट सेट कर सकते हैं, और सिस्टम इसे अपने आप ही मानता है, केवल मेकअप सेशन जैसे एक बार के बदलावों के लिए ही नए अपॉइंटमेंट बनाता है। ग्राहक एक बार बुकिंग करता है और बाकी का हिसाब-किताब अपने आप हो जाता है।

सेशन पैक के लिए भी यही बात लागू होती है। एक निजी ग्राहक जो 10 सेशन का पैक खरीदता है, उसके सेशन अटेंड करने के साथ ही उनकी गिनती अपने आप शुरू हो जाती है। आप उसकी प्रोफ़ाइल पर देख सकते हैं कि कितने सेशन बचे हैं और सेशन खत्म होने से पहले ही उसे दोबारा खरीदने के लिए कह सकते हैं, बिना किसी स्प्रेडशीट या "मुझे लगता है आपके पास दो सेशन बचे हैं" जैसी अटपटी बातचीत के।

आपने क्या स्थापित किया

यह प्रक्रिया सरल है। आप Calendly पर निजी सत्रों के लिए एक बुकिंग विकल्प बनाते हैं जिसमें तीन या चार प्रारंभिक प्रश्न होते हैं, और इसे अपनी Mindbody निजी सत्र सेवा से जोड़ते हैं। पुराने ग्राहकों को ईमेल द्वारा स्वचालित रूप से जोड़ा जाता है; नए ग्राहकों के लिए एक प्रोफ़ाइल बनाई जाती है। प्रारंभिक प्रश्नों के उत्तर ग्राहक रिकॉर्ड में दर्ज हो जाते हैं। फिर आप Calendly लिंक को हर जगह साझा करते हैं: अपनी वेबसाइट, अपने Instagram बायो, अपने ईमेल सिग्नेचर में।

इसके बाद, हर पूछताछ जो सफल होती है, वह एक व्यवस्थित ग्राहक के रूप में स्थापित हो जाती है, जिसमें आपको कोई प्रशासनिक कार्य नहीं करना पड़ता। दो सरल फॉलो-अप प्रक्रियाएँ इसे पूरा करती हैं: एक स्वागत ईमेल जो नई बुकिंग के तुरंत बाद स्वचालित रूप से भेजा जाता है, जिसे आप केवल एक बार लिखते हैं, और उन Calendly-आधारित ग्राहकों के लिए एक विनम्र पुनः संपर्क संदेश जिन्होंने 30 दिनों से बुकिंग नहीं की है। आप संदेश केवल एक बार लिखते हैं; सिस्टम समय और लक्ष्यीकरण का प्रबंधन करता है।

कुछ ऐसी स्थितियाँ जिनके बारे में जानना ज़रूरी है

निजी सत्रों की कीमत अक्सर समूह कक्षाओं से अलग होती है, और जिस सेवा के साथ आप बुकिंग करते हैं, उसकी सही कीमत तय होती है, इसलिए बुकिंग के समय बिना किसी अतिरिक्त काम के कीमत का प्रबंधन हो जाता है।

आपकी कैंसलेशन पॉलिसी का भी सम्मान किया जाता है। आप माइंडबॉडी में अपनी पॉलिसी सेट कर सकते हैं, जिसमें 24 घंटे पहले सूचना देना, लेट फीस और नो-शो फीस शामिल हैं। लेट कैंसलेशन और नो-शो को अपॉइंटमेंट में चिह्नित किया जाता है, ताकि आप बिना किसी झंझट के हर मामले में अलग-अलग बातचीत किए बिना अपनी पॉलिसी के अनुसार फीस लागू कर सकें। अकेले प्रैक्टिस करने वाले व्यक्ति के लिए, यह एक बड़ी रकम है जो अन्यथा उन्हें खोनी पड़ सकती है।

और क्लाइंट की संचार संबंधी प्राथमिकताएं, जैसे टेक्स्ट मैसेज बनाम ईमेल, आवृत्ति, ऑप्ट-आउट विकल्प, माइंडबॉडी में आपके द्वारा निर्धारित किए गए विकल्पों का पालन करें, ताकि आप शुरुआत से ही सही तरीके से काम करके "कृपया मुझे मैसेज करना बंद करें" जैसे अप्रिय संदेश से बच सकें।

इसका आपके अभ्यास पर क्या प्रभाव पड़ेगा?

इस काल्पनिक उदाहरण में, कैलेंडरकनेक्ट पर फ़नल को स्थानांतरित करने के बाद, प्रति बुकिंग प्रशासनिक समय लगभग छह मिनट से घटकर 30 सेकंड से भी कम हो जाता है। प्रशिक्षक को प्रति सप्ताह लगभग डेढ़ घंटे की बचत होती है, और उनकी क्लाइंट सूची अंततः व्यवस्थित हो जाती है, जिससे भविष्य में फॉलो-अप, रीबुक रिमाइंडर, पैकेज ऑफ़र आदि संभव हो पाते हैं।

बचा हुआ वह डेढ़ घंटा कोई छोटी बात नहीं है। उनकी निजी सत्रों की दर के हिसाब से, यह समय सालाना लगभग 5,000 से 8,000 डॉलर की अतिरिक्त क्षमता के बराबर है जिसे वे बेच सकती हैं, और इस समय का उपयोग वे ग्राहकों के काम, मार्केटिंग या अपने खुद के प्रशिक्षण में कर सकती हैं। यह एकीकरण पहले महीने में ही अपना खर्च निकाल लेता है, और इससे मिलने वाला समय उसके बाद लगातार बढ़ता रहता है।

क्या आप CalendarConnect Mindbody से Calendly को काम करते हुए देखना चाहते हैं? एपीआई ऐप पेज देखें.