Mindbody और Calendly: ग्राहकों के आने से पहले ही उनके सभी प्रारंभिक प्रश्नों के उत्तर तैयार रखें।

एक एक्यूपंक्चर क्लिनिक नए ग्राहकों से उनके पहले सेशन से पहले पांच प्रारंभिक प्रश्न पूछता है: मुख्य समस्या, पहले किए गए उपचार, गर्भावस्था की स्थिति, दवाओं की सूची और पसंदीदा उपचार शैली। कैलेंडली बुकिंग फॉर्म इन सभी जानकारियों को स्पष्ट रूप से दर्ज कर लेता है। चिकित्सक को बुकिंग सूचना ईमेल में उत्तर दिखाई देते हैं।

फिर वह ट्रीटमेंट रूम में जाती है, अपना क्लाइंट शेड्यूल खोलती है और उसे सिर्फ क्लाइंट का नाम और अपॉइंटमेंट का समय दिखाई देता है। शुरुआती सवालों के जवाब एक ईमेल में दबे हुए हैं जिसे उसे ढूंढना पड़ता है। इसलिए या तो वह हर बुकिंग ईमेल का प्रिंट निकालती है, जो एक ऐसा रिकॉर्ड है जिसे कोई नहीं चाहता, या फिर वही पांच सवाल दोबारा आमने-सामने पूछती है, जिससे क्लाइंट चिढ़ जाता है और सेशन का समय बर्बाद होता है।

एक काल्पनिक उदाहरण लीजिए। एक एक्यूपंक्चर क्लिनिक में चार चिकित्सक हैं जो प्रति सप्ताह लगभग 60 नए ग्राहकों से परामर्श करते हैं। यह उन सभी के लिए दैनिक वास्तविकता थी।

छिपे हुए सेवन से आपको क्या नुकसान होता है

सेशन के बीच में बुकिंग ईमेल पढ़ना, या क्लाइंट द्वारा पहले से दिए गए उत्तरों को दोबारा पूछना, एक स्पष्ट संदेश देता है: हमने आपके लिए तैयारी नहीं की थी। एक ऐसी क्लिनिकल सेवा के लिए जिसके बारे में क्लाइंट अक्सर घबराए रहते हैं, पहली छाप बहुत मायने रखती है। यही फर्क है एक ऐसे क्लाइंट के बीच जिसे अपनापन महसूस होता है और एक ऐसे क्लाइंट के बीच जिसे संदेह होता है कि क्या आप भरोसे के लायक व्यवस्थित हैं।

अनुभव लागत के अलावा एक व्यावहारिक लागत भी होती है। हर सेशन से पहले उन्हीं पाँच उत्तरों का दोबारा विश्लेषण करने वाला प्रदाता महीने में सैकड़ों बार वही कम महत्व वाला काम कर रहा होता है। और क्लिनिकल सेटिंग्स के लिए अनुपालन का पहलू भी है: यदि आपका डेटा आपके क्लिनिकल रिकॉर्ड सिस्टम में संग्रहीत होने के बजाय ईमेल आर्काइव में बिखरा हुआ है, तो ऑडिट होने पर यह एक समस्या बन सकता है। क्लाइंट रिकॉर्ड में मौजूद डेटा अनुभव, समय की बर्बादी और अनुपालन संबंधी समस्या को एक साथ हल कर देता है।

प्रवेश संबंधी उत्तर ग्राहक रिकॉर्ड तक कैसे पहुंचते हैं

CalendarConnect, Calendly के इंटेक फॉर्म से हर जवाब लेता है और उसे Mindbody क्लाइंट प्रोफाइल पर एक खास जगह पर रखता है। मुख्य शिकायत एक फ़ील्ड में, गर्भावस्था की स्थिति दूसरे में और दवाओं की सूची अलग फ़ील्ड में होती है। प्रोवाइडर क्लाइंट प्रोफाइल खोलता है और हर बार इंटेक के जवाब एक ही तय जगह पर देखता है, ईमेल ढूंढने की कोई ज़रूरत नहीं होती।

आप लेआउट एक बार तय करते हैं, और यह अपॉइंटमेंट के प्रकार के अनुसार अलग-अलग हो सकता है। एक सामान्य नए क्लाइंट के परामर्श में पाँच सवालों के जवाब लिए जा सकते हैं। केवल मसाज वाले परामर्श में तीन सवालों के जवाब लिए जा सकते हैं। प्रजनन क्षमता पर केंद्रित परामर्श में अपने विशिष्ट प्रश्न पूछे जा सकते हैं। आप इसे एक बार सेट करते हैं, और संरचना हर सेवा प्रदाता और हर सत्र में एक जैसी रहती है।

तेज़ तैयारी के अलावा आपको क्या मिलता है

क्योंकि उत्तर अव्यवस्थित पाठ के बजाय व्यवस्थित और सुव्यवस्थित फ़ील्ड में आते हैं, इसलिए आप उन पर रिपोर्ट बना सकते हैं। जिन सवालों के जवाब आप हर नोट को मैन्युअल रूप से पढ़े बिना कभी नहीं दे सकते थे, वे अब झटपट मिल जाते हैं: इस तिमाही में कितने ग्राहकों ने गर्भावस्था का ज़िक्र किया, इस महीने कितने नए ग्राहक किसी खास शिकायत के साथ आए, कौन से डॉक्टर किसी खास तरह के ग्राहकों को सबसे ज़्यादा देखते हैं। क्लीनिक स्टाफ़िंग, मार्केटिंग और विशेषज्ञ प्रशिक्षण संबंधी निर्णय लेने के लिए इसी का इस्तेमाल करते हैं।

इससे आपकी फॉलो-अप मार्केटिंग भी बेहतर होती है। क्लाइंट रिकॉर्ड में मौजूद शुरुआती जवाबों को व्यवस्थित करके, आप फर्टिलिटी से संबंधित ईमेल सीरीज़ उन क्लाइंट्स को भेज सकते हैं जो फर्टिलिटी लक्ष्यों के लिए आए थे, और सर्जरी के बाद रिकवरी कर रहे क्लाइंट्स को रिकवरी से संबंधित ईमेल सीरीज़ भेज सकते हैं। सामान्य ईमेल भेजने की बजाय, आप ऐसे संदेश भेज सकते हैं जो वास्तव में क्लाइंट के लिए उपयुक्त हों, और इसके परिणामस्वरूप आपके ईमेल खोलने और प्रतिक्रिया देने की दर बढ़ जाती है।

आपने क्या स्थापित किया

सेटअप आसान है। आप नए क्लाइंट के लिए Calendly बुकिंग फॉर्म पर अपने पांच शुरुआती प्रश्न बनाते हैं, यह तय करते हैं कि प्रत्येक उत्तर Mindbody क्लाइंट प्रोफाइल पर कहाँ दिखाई देगा, और उन्हें एक बार मिलाते हैं। फिर आप एक टेस्ट बुकिंग करते हैं और पुष्टि करते हैं कि प्रदाता को प्रोफाइल पर सभी पांच उत्तर दिखाई दे रहे हैं, और फिर इसे सभी प्रदाताओं के लिए लागू करते हैं।

इसके बाद, प्रत्येक सत्र से पहले प्रारंभिक पठन का समय घटकर लगभग 30 सेकंड हो जाता है। क्लिनिक के मालिक के साथ लेआउट को ध्यानपूर्वक तय करना उचित है: कुछ उत्तर मानक फ़ील्ड में होने चाहिए, कुछ कस्टम फ़ील्ड में, और जिन श्रेणीबद्ध उत्तरों पर आप रिपोर्ट करना चाहते हैं, वे सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग के लिए बनाए गए फ़ील्ड में होने चाहिए। यह संक्षिप्त रूप से नोट कर लें कि कौन सा प्रश्न किस फ़ील्ड में जाता है, इससे प्रदाता प्रशिक्षण और भविष्य में होने वाले किसी भी ऑडिट में आसानी होगी।

कुछ ऐसी स्थितियाँ जिनके बारे में जानना ज़रूरी है

Calendly के कुछ प्रश्न पिछले उत्तर के आधार पर ही दिखाई देते हैं। यदि कोई प्रश्न नहीं पूछा गया है, तो उसका फ़ील्ड खाली छोड़ दिया जाता है, और आप तय कर सकते हैं कि खाली का अर्थ "पूछा नहीं गया" है या प्रवेश के समय उत्तर आवश्यक है।

एक से अधिक विकल्प वाले प्रश्न, एक चेकबॉक्स सूची, ग्राहक प्रोफ़ाइल पर चयनित विकल्पों की एक साफ़ सूची के रूप में दिखाई देते हैं, जो क्रमबद्ध करने योग्य और रिपोर्ट करने योग्य बनी रहती है।

और जब किसी पुराने ग्राहक के जवाब बदलते हैं, उदाहरण के लिए, किसी नई दवा के बारे में, तो प्रोफ़ाइल पर वर्तमान जवाब अपडेट हो जाते हैं जबकि पिछले मान अपॉइंटमेंट नोट में सुरक्षित रहते हैं, ताकि प्रदाता इतिहास खोए बिना वर्तमान स्थिति देख सके।

इसका आपके क्लिनिक पर क्या प्रभाव पड़ेगा?

इस काल्पनिक उदाहरण में, क्लाइंट के रिकॉर्ड में शुरुआती जवाब दर्ज होने के बाद, प्रत्येक नए क्लाइंट से पहले सेवा प्रदाता का तैयारी समय प्रति अपॉइंटमेंट लगभग चार मिनट कम हो गया। 60 साप्ताहिक परामर्शों में, इससे सेवा प्रदाता के लगभग चार घंटे का समय बच गया। समय की बचत से भी अधिक महत्वपूर्ण है पहले सत्र का अनुभव: सेवा प्रदाता को क्लाइंट के इतिहास की पहले से ही जानकारी होती है, और क्लाइंट भी इसे महसूस करता है।

ये आंकड़े सिर्फ उदाहरण के तौर पर हैं, लेकिन सिद्धांत बिल्कुल सही है। आपके डॉक्टर की तैयारी का समय क्लिनिक का सबसे महंगा मिनट होता है। शुरुआती सवालों के जवाब क्लाइंट रिकॉर्ड में पहले से मौजूद होने चाहिए, न कि इनबॉक्स से निकाले जाने का इंतजार करना पड़े।

क्या आप CalendarConnect Mindbody से Calendly को काम करते हुए देखना चाहते हैं? एपीआई ऐप पेज देखें.