Mindbody और Calendly: रीयल-टाइम बुकिंग सिंक के साथ फ्रंट-डेस्क की भागदौड़ को खत्म करें

एक मेडिकल स्पा नए ग्राहकों के परामर्श के लिए Calendly का उपयोग करता है क्योंकि वेबसाइट टीम को इसका बुकिंग विजेट बहुत पसंद है। वास्तविक अपॉइंटमेंट Mindbody में दर्ज होता है, जहां सेवा प्रदाताओं के शेड्यूल, कमरे और सेवा की अवधि की जानकारी होती है। बुकिंग का हस्तांतरण मैन्युअल रूप से होता है: फ्रंट डेस्क पर मौजूद कोई व्यक्ति Calendly की सूचनाओं पर नज़र रखता है और प्रत्येक बुकिंग को Mindbody में पुनः दर्ज करता है।

नतीजा बिल्कुल वैसा ही होता है जैसा आप उम्मीद करते हैं। फ्रंट डेस्क को पता चलने से पहले ही दो ग्राहक Calendly में एक ही स्लॉट बुक कर लेते हैं, और इस तरह डबल बुकिंग हो जाती है। सेवा प्रदाता उन अपॉइंटमेंट्स से हैरान हो जाते हैं जिनके बारे में उन्हें पहले कभी पता ही नहीं था। Calendly में उसी दिन की बुकिंग रद्द करने की सूचना Mindbody तक पहुंचने में घंटों लग जाते हैं, और एक कमरा खाली पड़ा रहता है जिसे भरा जा सकता था।

ग्राहकों के लिए भी एक समस्या है। Calendly अपनी पुष्टि भेजता है। Mindbody भी अपनी पुष्टि भेजता है। ग्राहक को एक ही अपॉइंटमेंट के लिए दो पुष्टियां मिलती हैं, जिनमें कभी-कभी गलत जानकारी भी होती है, अगर रिसेप्शन ने बाद में कुछ बदलाव कर दिया हो। ग्राहक को समझ नहीं आता कि कौन सी पुष्टि सही है, और कुछ ग्राहक गलत समय पर पहुंच जाते हैं।

मैनुअल हैंडऑफ़ से आपको क्या नुकसान होता है

किसी व्यक्ति से एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में हर बुकिंग को दोबारा टाइप करवाना धीमा होता है, और इससे भी बुरा यह है कि यह कई मायनों में अविश्वसनीय है जिससे सीधे तौर पर आपको पैसों और साख का नुकसान होता है। हर दोहरी बुकिंग के कारण माफी मांगने के लिए फोन करना पड़ता है और आमतौर पर ग्राहक हाथ से निकल जाता है। हर अप्रत्याशित सेवा प्रदाता का शेड्यूल पर भरोसा कम हो जाता है। हर वह कैंसलेशन जिसकी जानकारी मिलने में घंटों लग जाते हैं, एक खाली कमरा होता है जिसे आप दोबारा बुक कर सकते थे। और हर डुप्लिकेट, विरोधाभासी पुष्टि आपको उस ग्राहक के सामने अव्यवस्थित दिखाती है जो अभी तक आया भी नहीं है।

सबसे ज़्यादा परेशानी रीशेड्यूलिंग में होती है। जब कोई क्लाइंट Calendly में रीशेड्यूल करता है, तो पुराना समय रद्द हो जाता है और एक नया समय बन जाता है। अगर इन्हें दो अलग-अलग बदलाव मानकर निपटाया जाता है, तो Mindbody के सिस्टम में एक अपॉइंटमेंट रद्द हो जाता है और उसके बाद एक नया अपॉइंटमेंट बन जाता है, जिससे मूल बुकिंग का लिंक टूट जाता है। नोट्स, शुरुआती जवाब और पिछला रिकॉर्ड, सब कुछ गायब हो जाता है। प्रोवाइडर को बिना किसी संदर्भ के एक अपॉइंटमेंट दिखाई देता है।

इसके बजाय यह कैसे काम करता है

CalendarConnect इस संबंध को सही रूप देता है। Calendly सार्वजनिक बुकिंग अनुभव का प्रबंधन करता है। Mindbody शेड्यूल का प्रबंधन करता है। Calendly की हर बुकिंग कुछ ही सेकंड में सही सेवा, प्रदाता, स्थान और अवधि के साथ Mindbody की अपॉइंटमेंट में बदल जाती है। फ्रंट डेस्क अब केवल ग्राहकों के आने-जाने का केंद्र नहीं रह जाता, बल्कि एक सामान्य फ्रंट डेस्क के रूप में कार्य करता है।

अपॉइंटमेंट रीशेड्यूल को एक ही बार में पूरा किया जाता है। जब कोई क्लाइंट अपना अपॉइंटमेंट बदलता है, तो Mindbody का मूल अपॉइंटमेंट नए समय, अवधि या प्रदाता के साथ अपडेट हो जाता है। पिछला रिकॉर्ड सुरक्षित रहता है। शुरुआती जवाब भी जुड़े रहते हैं। प्रदाता केवल एक ही रिकॉर्ड खोलता है, न कि रद्द किए गए अपॉइंटमेंट के साथ कोई नई बुकिंग।

कैंसलेशन की प्रक्रिया तुरंत पूरी हो जाती है। कैंसिल किया गया स्लॉट माइंडबॉडी में कुछ ही सेकंड में खाली हो जाता है, ताकि दिन के बाकी समय में ही उसे दोबारा बुक किया जा सके। आपकी कैंसलेशन पॉलिसी का भी पूरा ध्यान रखा जाता है: देर से कैंसिल करने या बिना बताए न आने पर आपको सूचित किया जाता है ताकि आप अपनी फीस लागू कर सकें, और जो ग्राहक 24 घंटे के अंदर दोबारा बुकिंग करते हैं, उन्हें उनकी मूल बुकिंग के अनुसार ही दूसरा स्लॉट दिया जाता है। एक अपॉइंटमेंट के लिए ये सब बातें मायने नहीं रखतीं। लेकिन अगर हफ्ते में 80 अपॉइंटमेंट हों, तो ये बहुत मायने रखती हैं।

आपने क्या स्थापित किया

सेटअप बहुत आसान है। आप Calendly और Mindbody को कनेक्ट करते हैं, Calendly बुकिंग के हर प्रकार को Mindbody सेवा, प्रदाता पूल और स्थान से मिलाते हैं, और तुरंत बुकिंग सिंक चालू करते हैं ताकि नई बुकिंग कुछ ही सेकंड में पोस्ट हो जाएं, साथ ही रीशेड्यूल और कैंसलेशन सिंक भी चालू करते हैं ताकि बदलाव बिना किसी दोहराव के हो जाएं। इसके बाद, फ्रंट डेस्क Calendly टैब बंद कर सकता है और Mindbody को एक ही शेड्यूल के रूप में इस्तेमाल कर सकता है।

दो सेटिंग्स को सही करना ज़रूरी है। सबसे पहले, Calendly की पुष्टि ईमेल को कम करें या बंद कर दें ताकि ग्राहक को केवल Mindbody की पुष्टि ही मिले, जिससे दोहरी पुष्टि की समस्या खत्म हो जाएगी। दूसरा, सुनिश्चित करें कि Mindbody में आपके प्रदाता का बफर समय (अपॉइंटमेंट के बीच का अंतराल) सही से सेट हो और Calendly फॉर्म में भी उसका पालन हो, ताकि कोई भी सिस्टम प्रदाता की ओवरबुकिंग न करे।

कुछ ऐसी स्थितियाँ जिनके बारे में जानना ज़रूरी है

सेवा प्रदाता अक्सर दोपहर के समय अपनी उपलब्धता बदल देते हैं। कोई सेवा प्रदाता अपनी शिफ्ट बढ़ा देता है या दोपहर की छुट्टी ले लेता है, और यह जानकारी Calendly फॉर्म में तुरंत दर्ज हो जाती है, इसलिए ग्राहक उस समय बुकिंग नहीं कर सकता जब सेवा प्रदाता उपलब्ध न हो।

यदि कोई सेवा प्रदाता अचानक बीमार होने के कारण अनुपस्थित रहता है, तो आप उसे माइंडबॉडी में चिह्नित कर देते हैं, और उस दिन के लिए कैलेंडली के माध्यम से बुक की गई उसकी सभी नियुक्तियाँ आपके द्वारा चुने गए संदेश के साथ रद्द हो जाती हैं। यदि आपकी पॉलिसी अनुमति देती है, तो खाली हुए स्लॉट किसी अन्य सेवा प्रदाता द्वारा बुक किए जा सकते हैं।

नियमित अपॉइंटमेंट, जैसे कि साप्ताहिक फेशियल, Mindbody में सीधे बुक करना सबसे अच्छा है। Calendly पहली बुकिंग और एक बार के अपॉइंटमेंट के लिए उपयुक्त टूल है। हर टूल का उसके सर्वोत्तम उपयोग से पूरा अनुभव सहज और सुगम बना रहता है।

इसका आपके स्पा पर क्या प्रभाव पड़ेगा?

एक काल्पनिक उदाहरण लेते हैं। एक ही स्थान पर स्थित एक मेडिकल स्पा में पाँच चिकित्सक हैं और Calendly के माध्यम से प्रति सप्ताह लगभग 80 परामर्श होते हैं। रीयल-टाइम सिंक लागू करने के बाद, दोहरी बुकिंग की संख्या प्रति सप्ताह लगभग चार से घटकर शून्य हो जाती है। बुकिंग को दोबारा दर्ज करने में लगने वाला फ्रंट डेस्क का समय प्रति सप्ताह लगभग छह घंटे कम हो जाता है। उसी दिन बुकिंग रद्द करने पर कुछ ही सेकंड में दोबारा बुकिंग के लिए उपलब्ध स्लॉट खाली हो जाते हैं, घंटों के बजाय, जिससे खाली कमरे भर जाते हैं।

सेवा प्रदाताओं की संतुष्टि में इस तरह सुधार होता है कि मालिक को इसका सीधा पता चलता है। सेवा प्रदाता अचानक मिलने वाली नियुक्तियों के बारे में शिकायत करना बंद कर देते हैं। सुबह उन्हें जो शेड्यूल दिखता है, वही उनका वास्तविक शेड्यूल होता है। नए सेवा प्रदाता जल्दी से काम सीख लेते हैं, क्योंकि उन्हें केवल माइंडबॉडी सीखना होता है, माइंडबॉडी के साथ-साथ हर शिफ्ट से पहले नोटिफिकेशन इनबॉक्स चेक करने की आदत नहीं डालनी होती। पूरा कामकाज सरल हो जाता है, और सरल कामकाज को बढ़ाना भी आसान होता है।

क्या आप CalendarConnect Mindbody से Calendly को काम करते हुए देखना चाहते हैं? एपीआई ऐप पेज देखें.