माइंडबॉडी और ज़ूम: हर क्लास के लिए एक ज़ूम मीटिंग, कोई मैनुअल सेटअप नहीं।

कक्षा शुरू होने से पहले की अफरा-तफरी आपकी टीम को चुपचाप क्यों थका देती है?

एक हाइब्रिड योग स्टूडियो में प्रति सप्ताह लगभग 35 वर्चुअल क्लास चलती हैं। प्रत्येक क्लास के लिए सही होस्ट, सही समय, सही क्लास का नाम और क्लास शुरू होने से पहले बुक किए गए ग्राहकों को भेजा गया जॉइन लिंक के साथ ज़ूम मीटिंग की आवश्यकता होती है। स्टूडियो मैनेजर प्रत्येक क्लास के लिए लगभग दस मिनट इन सभी सेटिंग्स को मैन्युअल रूप से करने में खर्च करता है। इस तरह हर सप्ताह लगभग छह घंटे का प्रशासनिक कार्य चलता रहता है, और इसका कोई ठोस परिणाम नहीं होता सिवाय एक ऐसी मीटिंग के जो अपने आप बन जानी चाहिए थी।

यह प्रणाली नाजुक भी है। व्यस्त मंगलवार की सुबह मैनेजर क्लास में नहीं आ पाता, प्रशिक्षक सुबह 6:55 बजे लॉग इन करता है लेकिन मीटिंग नहीं होती, और ग्राहक ऐसे कमरे का इंतजार करते रहते हैं जो मौजूद ही नहीं होता। ऐसे में रिफंड की बात होती है और ग्राहक सोचने लगता है कि क्या आपका वर्चुअल प्रोग्राम जारी रखना उचित है या नहीं।

इसका एक अप्रत्यक्ष नुकसान भी है। जब मीटिंग्स मैन्युअल रूप से बनाई जाती हैं, तो उनके नाम एक जैसे नहीं रहते। एक हफ्ते "विन्यासा 7am", अगले हफ्ते "7am विन्यासा फ्लो"। कुछ मीटिंग्स में प्रशिक्षक का नाम होता है, कुछ में नहीं। ग्राहकों को अपने इनबॉक्स में अव्यवस्थित और बिना सोचे-समझे बनाई गई मीटिंग्स का पैटर्न दिखाई देता है, और स्टूडियो धीरे-धीरे अव्यवस्थित लगने लगता है, जिससे ग्राहकों को बनाए रखने में कमी आने लगती है।

मैनुअल प्रक्रिया की वास्तविक लागत क्या है

प्रत्यक्ष लागत प्रति सप्ताह छह घंटे है। अप्रत्यक्ष लागत कहीं अधिक है।

हर मैन्युअल कदम में कुछ न कुछ भूलने की संभावना रहती है। एक छूटी हुई मीटिंग का मतलब है कि क्लास समय पर शुरू नहीं हो पाएगी। ज़ूम पर मीटिंग का शेड्यूल न होने का मतलब है कि ग्राहक गलत लिंक पर पहुंच जाएंगे। आखिरी समय में इंस्ट्रक्टर बदलने का मतलब है कि ईमेल में गलत व्यक्ति का नाम आ जाएगा। इनमें से कोई भी बात अपने आप में गंभीर नहीं है, लेकिन ये सब मिलकर एक ऐसे वर्चुअल प्रोग्राम को अविश्वसनीय बना देते हैं, और अविश्वसनीयता ही वह कारण है जिसके चलते ग्राहक बुकिंग करना बंद कर देते हैं।

फिर समय का वो जाल है जिससे कोई भी बचना चाहेगा। आपके स्टूडियो का स्थानीय समय, मीटिंग का समय और हर क्लाइंट के रिमाइंडर पढ़ने का समय, इन सभी का एक साथ होना ज़रूरी है, और ये समय साल में दो बार घड़ी बदलने के साथ बदल जाते हैं। अगर इसमें गड़बड़ी हो जाए तो क्लाइंट्स को लगातार दो हफ़्तों तक एक घंटा पहले रिमाइंडर मिल जाते हैं।

कक्षाएं अपनी स्वयं की बैठकें बनाने के बाद यह कैसे काम करता है

Mindbody में क्लास शेड्यूल होते ही ZoomConnect अपने आप Zoom मीटिंग बना देता है। मीटिंग में क्लास का नाम, होस्ट के रूप में इंस्ट्रक्टर और सही स्थानीय समय शामिल होता है। यदि क्लास का समय बदला जाता है, रद्द किया जाता है या किसी दूसरे इंस्ट्रक्टर को सौंपा जाता है, तो Zoom मीटिंग अपने आप अपडेट हो जाती है।

वितरण प्रक्रिया भी वैसी ही है। बुक किए गए ग्राहकों को आपकी सुविधानुसार किसी भी समय पर जॉइन लिंक मिल जाता है: 24 घंटे पहले, एक घंटे पहले, या दोनों समय पर। जो ग्राहक सुबह 6:58 बजे 7 बजे की क्लास के लिए बुकिंग करते हैं, उन्हें भी तुरंत लिंक मिल जाता है, और जो ग्राहक बुकिंग रद्द करने के बाद दोबारा बुकिंग करते हैं, उन्हें भी। आखिरी समय में बुकिंग करने वाले ग्राहकों के लिए मैन्युअल प्रक्रियाएँ विफल हो जाती हैं, लेकिन यहाँ यह प्रक्रिया सुचारू रूप से चलती है।

लिंक वाले ईमेल में आपके स्टूडियो का लोगो होता है, न कि कोई सामान्य ज़ूम आमंत्रण, इसलिए ग्राहक के इनबॉक्स में जो ईमेल आता है वह ऐसा लगता है जैसे वह आपके स्टूडियो से आया हो।

रिकॉर्डिंग और प्रशिक्षकों की अदला-बदली का काम संभाला गया।

एक ही तरीके से दो बार होने वाले सिरदर्द ठीक हो जाते हैं।

रिकॉर्डिंग: कई स्टूडियो उन ग्राहकों के लिए वर्चुअल क्लास रिकॉर्ड करते हैं जो लाइव क्लास में शामिल नहीं हो सके। ZoomConnect क्लास खत्म होने के बाद रिकॉर्डिंग को डाउनलोड करके उसे क्लास रिकॉर्ड में अटैच कर सकता है और लाइव सेशन में शामिल न हो पाने वाले ग्राहकों को ईमेल कर सकता है। क्लास खत्म होने के बाद इंस्ट्रक्टर Zoom का इस्तेमाल नहीं करता, और "मैं क्लास में शामिल नहीं हो पाया, क्या मुझे रिकॉर्डिंग मिल सकती है?" जैसे ईमेल आने बंद हो जाते हैं।

प्रशिक्षक की अदला-बदली: जब कोई प्रशिक्षक अनुपस्थित होता है और Mindbody में किसी कक्षा को किसी वैकल्पिक प्रशिक्षक को सौंपा जाता है, तो ZoomConnect मीटिंग के मेज़बान को अपडेट करता है और सही प्रशिक्षक के नाम के साथ लिंक ईमेल पुनः भेजता है। वैकल्पिक प्रशिक्षक को आपके Zoom खाते में पहले से पंजीकृत करने की आवश्यकता नहीं है।

इसे स्थापित करना

शुरुआत करने के लिए एक छोटा, एक बार का सेटअप करना होता है:

1. ZoomConnect सेटअप में Mindbody और Zoom को कनेक्ट करें। विज़ार्ड आपको इसके लिए मार्गदर्शन करेगा।
2. चुनें कि किन प्रकार की कक्षाओं के लिए ज़ूम लिंक मिलेंगे। एक हाइब्रिड स्टूडियो केवल अपनी वर्चुअल और हाइब्रिड कक्षाओं को ही चिह्नित करता है।
3. रिमाइंडर का समय एक बार निर्धारित करें: 24 घंटे पहले, एक घंटे पहले, और साथ ही अंतिम घंटे के भीतर बुकिंग करने वाले किसी भी व्यक्ति को तुरंत रिमाइंडर भेजें।
4. भेजने वाले का पता और ब्रांडिंग इस तरह चुनें कि शामिल होने वाले ईमेल आपके स्टूडियो के अनुरूप दिखें।
5. क्लास रद्द होने पर क्या करना है, यह तय करें: ज़ूम मीटिंग को पूरी तरह से हटा दें, या इसे रद्द स्थिति में रखें ताकि आपके पास रिकॉर्ड रहे। अधिकांश स्टूडियो रिकॉर्ड रखते हैं।
6. रिकॉर्डिंग के बारे में निर्णय लें: क्या वर्चुअल कक्षाओं को स्वचालित रूप से रिकॉर्ड किया जाए और लाइव सत्र में शामिल न हो पाने वाले ग्राहकों को लिंक भेजा जाए।

उसके बाद, स्टूडियो मैनेजर ज़ूम मीटिंग शेड्यूल करना बंद कर देता है। 35 साप्ताहिक कक्षाओं को ज़ूम का उपयोग किए बिना ही उनकी मीटिंग, उनके लिंक और उनके रिमाइंडर मिल जाते हैं।

आंकड़े कुछ इस तरह दिख सकते हैं

एक उदाहरण पर विचार करें: एक काल्पनिक हाइब्रिड योग स्टूडियो, जो एक ही स्थान पर स्थित है और जिसमें लगभग 220 सदस्य हैं, प्रति सप्ताह 35 वर्चुअल कक्षाएं संचालित करता है।

• स्टूडियो मैनेजर प्रति सप्ताह लगभग 5.5 घंटे की बचत करता है, जो कि तैयारी का पूरा समय होता है।
• जिन कक्षाओं की शुरुआत में ज़ूम का लिंक काम नहीं करता, उनकी संख्या प्रति माह एक या दो से घटकर शून्य हो जाती है।
• देर से बुकिंग कराने वालों की उपस्थिति बढ़ जाती है, क्योंकि सुबह 6:58 बजे बुकिंग कराने वाले को उनका लिंक तुरंत मिल जाता है और वे वास्तव में उपस्थित होते हैं।

कुछ महीनों बाद, ग्राहकों को बनाए रखने का असर दिखने लगता है। नियमित रिमाइंडर मिलने और ब्रांडेड ईमेल के पेशेवर लगने से वर्चुअल कक्षाओं में अनुपस्थिति की दर कम हो जाती है। जो ग्राहक पहले "लिंक न मिलने" का बहाना बनाकर कक्षाएं छोड़ देते थे, अब उनके पास यह बहाना नहीं रहता। वर्चुअल कक्षाओं में प्रतिभागियों की संख्या एक निश्चित और अधिक अनुमानित दायरे में स्थिर हो जाती है, जिससे शेड्यूल बनाना आसान हो जाता है और प्रशिक्षकों को लगता है कि उनकी वर्चुअल कक्षाएं सार्थक हैं। ये आंकड़े केवल उदाहरण के तौर पर हैं, वास्तविक ग्राहकों के परिणाम नहीं।

आपके स्टूडियो के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

• आपकी टीम द्वारा हर हफ्ते हाथ से किया जाने वाला कोई भी काम, जिसे एक ही तरीके से किया जाता है, उसे हटाने पर विचार किया जा सकता है। प्रति सप्ताह छह घंटे का मतलब साल में 300 घंटे होता है।
• सबसे मुश्किल काम कभी भी एक ज़ूम मीटिंग बनाना नहीं था। बल्कि, इसकी पूरी प्रक्रिया ही मुश्किल थी: मीटिंग का समय बदलना, मीटिंग रद्द करना, दोबारा बुकिंग करना, आखिरी समय में बुकिंग करने वाले लोग और समय में बदलाव। इन सभी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने से ही यह प्रोग्राम भरोसेमंद बनता है।
• ब्रांडेड लिंक वाले ईमेल दिखावे के लिए नहीं होते। ये ईमेल किसी ग्राहक के भरोसे को कायम रखते हैं और किसी ईमेल को जंक फोल्डर में भेज देते हैं।

इसे अजमाएं

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