क्लिनीको और हबस्पॉट: एक बहु-विषयक क्लिनिक के लिए चिकित्सक और स्थान रिपोर्टिंग

जब किसी क्लिनिक में कई विषयों के दर्जन भर चिकित्सक काम करते हैं, तो "कौन अच्छा प्रदर्शन कर रहा है" का जवाब केवल देखकर नहीं दिया जा सकता। यही सवाल हर हफ्ते प्रैक्टिस मैनेजर, हर महीने सीओओ और हर तिमाही बोर्ड द्वारा पूछा जाता है, और इसका जवाब देने के लिए हर बार नई स्प्रेडशीट बनाने की आवश्यकता नहीं होनी चाहिए।

एक उदाहरण लेते हैं: हार्बरव्यू एलाइड हेल्थ कलेक्टिव, एक काल्पनिक 4-स्थानों वाला क्लिनिक जिसमें फिजियोथेरेपी, ऑक्यूपेशनल थेरेपी, डायटेटिक्स और एक्सरसाइज फिजियोलॉजी के 22 चिकित्सक कार्यरत हैं। क्लिनिक मैनेजर के लिए विभिन्न विषयों से संबंधित सरल प्रश्नों का उत्तर देना आसान नहीं है। फिजियोथेरेपी विभाग एक माह में कितने साझा मरीजों को डायटेटिक्स विभाग में भेजता है? किस चिकित्सक की रीबुकिंग दर सबसे अधिक है? किस केंद्र का कैलेंडर नेटवर्क औसत को कम कर रहा है? प्रत्येक प्रश्न के लिए एक नया डेटा एक्सपोर्ट, एक नया पिवट और मरीजों का मैन्युअल मिलान करने का एक नया दौर आवश्यक है।

एक बहु-विषयक क्लिनिक को वास्तव में किन सवालों के जवाब चाहिए

22 चिकित्सकों वाला एक क्लिनिक एक छोटे नेटवर्क की तरह चलता है, न कि एक एकल क्लिनिक की तरह। नेतृत्व को ऐसे सवालों के जवाब चाहिए:

• कौन से चिकित्सक अपनी पूरी क्षमता से काम कर रहे हैं, और कौन से अपनी क्षमता से काफी कम काम कर रहे हैं?
• किस विषय के संयोजन से सबसे अधिक आंतरिक रेफरल प्राप्त होते हैं (फिजियोथेरेपी से आहार विज्ञान, ऑक्यूपेशनल थेरेपी से व्यायाम फिजियोलॉजी)?
• किस स्थान पर प्रति नए रोगी से सबसे अधिक आजीवन मूल्य प्राप्त होता है, और क्यों?
• कौन सा चिकित्सक प्रारंभिक मूल्यांकन को सतत देखभाल योजना में बदलने में सबसे अच्छा है?

इनमें से कोई भी डेटा एक सामान्य स्प्रेडशीट में एक्सपोर्ट करने पर सुरक्षित नहीं रहता। प्रत्येक मरीज, अपॉइंटमेंट, चिकित्सक, स्थान और देखभाल योजना को आपस में जोड़ना आवश्यक है ताकि आप संख्याओं का विश्लेषण आसानी से कर सकें।

मैनुअल रिपोर्टिंग प्रक्रिया में आपको कितना खर्च आता है

क्लिनीको की अंतर्निहित रिपोर्टें बुनियादी जानकारी, जैसे प्रति चिकित्सक राजस्व, प्रति दिन नियुक्तियों की संख्या आदि तो दे देती हैं, लेकिन वे विभिन्न विषयों से संबंधित रिपोर्टिंग के लिए आवश्यक जानकारी को आपस में नहीं जोड़ पातीं। पुराने निर्यात डेटा पर आधारित रिपोर्टिंग टूल रोगी-से-रोगी रेफरल लिंक खो देता है और उसे सक्रिय रखने के लिए एक विश्लेषक की आवश्यकता होती है। पेस्ट की गई स्प्रेडशीट 6 चिकित्सकों के लिए तो ठीक है, लेकिन 22 चिकित्सकों के लिए असंभव है। इसलिए प्रैक्टिस मैनेजर बार-बार रिपोर्टों को हाथ से दोबारा बनाता रहता है, सीओओ को जवाब के लिए कई दिन इंतजार करना पड़ता है, और निर्णय अधूरी जानकारी के आधार पर लिए जाते हैं।

स्वचालित रिपोर्टिंग कैसे काम करती है

जब CRMConnect, Cliniko को HubSpot से जोड़ता है, तो आपकी अपॉइंटमेंट, मरीज़, बिल, चिकित्सक, स्थान और देखभाल योजनाएँ सभी रिपोर्टिंग के लिए उपयोगी हो जाते हैं और उनके बीच के संबंध बरकरार रहते हुए स्वचालित रूप से अपडेट होते रहते हैं। प्रत्येक अपॉइंटमेंट में पहले से ही उसके चिकित्सक और स्थान की जानकारी होती है, इसलिए आप बिना किसी अतिरिक्त मेहनत के किसी भी रिपोर्ट को चिकित्सक और स्थान के आधार पर विभाजित कर सकते हैं। और क्योंकि मरीज़ों के रिकॉर्ड पूरे नेटवर्क में जुड़े रहते हैं, इसलिए यदि कोई मरीज़ अलग-अलग विषयों के कई चिकित्सकों से परामर्श लेता है, तब भी आपको रेफरल की जानकारी मिलती रहती है।

यह वह रिपोर्टिंग है जिस पर आप भरोसा कर सकते हैं:

प्रैक्टिशनर का प्रदर्शन। प्रत्येक चिकित्सक के लिए: पिछले 30 दिनों में आए अपॉइंटमेंट, अनुपस्थिति दर, पुनः बुकिंग दर (आए अपॉइंटमेंट का वह हिस्सा जिसके परिणामस्वरूप 28 दिनों के भीतर एक और बुकिंग होती है), और औसत अपॉइंटमेंट मूल्य।

स्थान प्रदर्शन। प्रत्येक स्थान के लिए: उपलब्ध चिकित्सक घंटों की तुलना में कैलेंडर कितना भरा हुआ है, उस अवधि में प्राप्त नए रोगी और उस स्थान पर रोगियों का औसत जीवनकाल मूल्य।

आंतरिक सिफारिशें। उन मरीज़ों की पहचान करें जिनके अपॉइंटमेंट एक से अधिक विषयों में हैं, और उन्हें रेफरल के स्रोत और गंतव्य के आधार पर समूहित करें। यह रिपोर्ट आपको बताएगी कि आपका बहु-विषयक मॉडल वास्तव में बहु-विषयक है या केवल एक ही छत के नीचे काम करने वाले एकल चिकित्सकों का समूह है।

स्थान के आधार पर सीमित पहुंच। प्रत्येक क्लिनिक प्रबंधक केवल अपने मरीजों और गतिविधियों को देखता है, जबकि सीओओ पूरे नेटवर्क को देखता है। प्रत्येक अपॉइंटमेंट पर अंकित स्थान ही इस विभाजन को स्पष्ट और लागू करने योग्य बनाता है।

आप आमतौर पर क्या पाते हैं

हार्बरव्यू जैसी क्लीनिकों में आमतौर पर पहले महीने के भीतर ही यह पता चलता है कि दो या तीन चिकित्सक 95 प्रतिशत क्षमता से काम कर रहे हैं जबकि अन्य दो 55 प्रतिशत से कम पर हैं, एक ही स्थान पर फिजियोथेरेपी से लेकर आहार संबंधी सभी आंतरिक रेफरल का 80 प्रतिशत हिस्सा आता है जबकि अन्य तीन स्थानों पर यह लगभग शून्य है, और सबसे अधिक जीवनकाल-मूल्य वाला स्थान वह नहीं है जिस पर विपणन पर सबसे अधिक खर्च किया जाता है। इनमें से प्रत्येक बिंदु पर निर्णय लिया जाना बाकी है। रिपोर्टें अपने आप अपडेट होती रहती हैं, संचालन निदेशक को "स्प्रेडशीट" मांगने की आवश्यकता नहीं होती है, और त्रैमासिक बोर्ड रिपोर्टिंग में दो दिनों के बजाय केवल 20 मिनट लगते हैं।

प्रैक्टिशनर रिपोर्टिंग का निष्पक्ष रूप से उपयोग कैसे करें

चिकित्सकों की संख्या एक प्रबंधन उपकरण है, न कि सार्वजनिक स्कोरबोर्ड। दो सावधानियां उल्लेखनीय हैं:

• अपॉइंटमेंट की संख्या को स्टाफ चैट में लीडरबोर्ड के रूप में पोस्ट न करें। विभिन्न विषयों में अपॉइंटमेंट की अवधि और मामलों की जटिलता अलग-अलग होती है। 75 मिनट का पेल्विक फिजियो असेसमेंट और 20 मिनट का फॉलो-अप एक समान कार्य इकाई नहीं है।
• प्रबंधन डैशबोर्ड में नैदानिक विवरण (केस नोट्स, निदान, उपचार संबंधी विशिष्ट जानकारी) न डालें। सत्र सीमा और महत्वपूर्ण पड़ावों जैसी देखभाल योजना संरचना परिचालन में है और इसकी रिपोर्ट करना उचित है। नैदानिक विवरण क्लिनिको में ही रहेगा।

यह आपके क्लिनिक के लिए क्यों महत्वपूर्ण है

जब आप एक दर्जन चिकित्सकों से संपर्क करते हैं, तो सहज ज्ञान पर्याप्त नहीं रह जाता और मैन्युअल रिपोर्ट भी पर्याप्त तेज़ नहीं रह जातीं। लाइव चिकित्सक, स्थान और आंतरिक रेफरल रिपोर्टिंग से यह सवाल कि "कौन बेहतर प्रदर्शन कर रहा है" कुछ ही सेकंड में, वास्तविक आंकड़ों के साथ, हर बार पूछे जाने पर हल हो जाता है। विशेष रूप से आंतरिक रेफरल रिपोर्ट वह रिपोर्ट है जिसे अधिकांश बहु-विषयक क्लीनिक कभी नहीं बनाते, और यही वह रिपोर्ट है जो आपको बताती है कि आपका मॉडल वास्तव में काम कर रहा है या नहीं।

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