क्लिनीको और हबस्पॉट: एक ऐसा राजस्व पूर्वानुमान जिस पर स्पोर्ट्स मेडिसिन क्लिनिक भरोसा कर सकता है

हर बढ़ते हुए क्लिनिक में एक ऐसा क्षण आता है जब सोमवार सुबह का पूर्वानुमान स्प्रेडशीट एक उपयोगी उपकरण होने के बजाय एक बोझ बन जाता है। मालिक या वित्त प्रमुख उसे हाथ से दोबारा बनाते हैं। चिकित्सक उसमें लिखी बातों से तालमेल नहीं बिठा पाते। नेतृत्व गलत आंकड़ों पर बहस करता है क्योंकि सही आंकड़े चार दिन पुराने हो चुके होते हैं। निर्णय सहज ज्ञान के आधार पर लिए जाते हैं।

एक उदाहरण लेते हैं। मान लीजिए नॉर्थपॉइंट स्पोर्ट्स मेडिसिन एक काल्पनिक क्लिनिक है जिसमें 8 डॉक्टर काम करते हैं और सालाना बिलिंग लगभग 24 लाख डॉलर है। बिलिंग क्लिनिको में होती है। पूर्वानुमान और डैशबोर्ड हबस्पॉट में हैं। हर सोमवार को, वित्त प्रमुख दोनों को एक्सपोर्ट करता है, उन्हें एक स्प्रेडशीट में जोड़ता है, 30/60/90 का विश्लेषण तैयार करता है और ईमेल के ज़रिए सबको भेज देता है। बुधवार तक आंकड़े गलत हो जाते हैं। शुक्रवार तक कोई उन पर भरोसा नहीं करता।

सामान्य समाधान काम क्यों नहीं करते?

इस स्थिति में आम सलाह यह है कि क्लिनीको और हबस्पॉट के बीच ज़ेरो या क्विकबुक्स जैसे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल किया जाए और उसके आधार पर पूर्वानुमान तैयार किया जाए। यह कर प्रबंधन के लिए कारगर है। लेकिन व्यवसाय संचालन के लिए नहीं, क्योंकि अकाउंटिंग में केवल वही रिकॉर्ड होता है जो इनवॉइस के माध्यम से जारी किया जा चुका है या वसूला जा चुका है, न कि वह जो कैलेंडर में दर्ज है। जब तक राजस्व अकाउंटिंग सिस्टम में आता है, तब तक उस पर कुछ भी करने का मौका निकल चुका होता है।

दूसरा आम तरीका क्लिनिको डेटा से निर्मित एक अलग रिपोर्टिंग डैशबोर्ड है। यह नेतृत्व को एक अच्छा चार्ट तो देता है, लेकिन कार्रवाई करने के लिए कोई आधार नहीं देता। हबस्पॉट ही वह जगह है जहां आपकी रोगी गतिविधि, मार्केटिंग और पाइपलाइन वास्तव में मौजूद होती है। पूर्वानुमान को दूसरे सिस्टम में विभाजित करने से दो अलग-अलग संख्याएँ बन जाती हैं जिन पर कोई भी पूरी तरह से भरोसा नहीं करता।

क्लिनीको और हबस्पॉट के एक साथ काम करते रहने पर यह कैसे काम करेगा

CRMConnect Cliniko to HubSpot आपके अपॉइंटमेंट और इनवॉइस को HubSpot के साथ स्वचालित रूप से दो अलग-अलग स्ट्रीम के रूप में जोड़े रखता है। अपॉइंटमेंट आपके प्रमुख संकेतक हैं: वे दिखाते हैं कि कैलेंडर पर कितना राजस्व है। इनवॉइस आपका पुष्ट राजस्व हैं: वे दिखाते हैं कि कितना बिल किया गया, भुगतान किया गया या बट्टे खाते में डाला गया। इन दोनों को मिलाकर आपको एक वास्तविक 30/60/90 पूर्वानुमान मिलता है जो Cliniko में कुछ भी बदलने पर अपडेट होता है, न कि हर बार जब कोई स्प्रेडशीट खोलता है।

इससे आपको ये मिलेगा:

• क्लिनिको का प्रत्येक इनवॉइस हबस्पॉट में उसकी जारी करने की तिथि, स्थिति, शुद्ध राशि, कर, कुल राशि, किसी भी छूट और रोगी के विवरण के साथ दिखाई देता है, इसलिए पुष्टि की गई आय हमेशा अद्यतन रहती है।
• क्लिनिको में होने वाली हर अपॉइंटमेंट उसकी तारीख, चिकित्सक, क्लिनिक का स्थान, प्रकार और अपेक्षित मूल्य के साथ दिखाई देती है, जिससे आप कैलेंडर पर बुक किए गए राजस्व को बढ़ते हुए देख सकते हैं।
• प्रत्येक रोगी की देखभाल योजना का विवरण, जैसे कि सत्र की सीमा और शेष क्षमता, भी दिखाई देता है, जिससे पूर्वानुमान में ऐसे रोगी की दोहरी गिनती होने से बचा जा सकता है जिसकी बीमा योजना समाप्त होने वाली है।

वहां से, 30/60/90 का पूर्वानुमान तीन चीजों का योग बन जाता है: उस अवधि में पहले से भुगतान किया गया राजस्व, उस अवधि में इनवॉइस किया गया और लंबित राजस्व, और उस अवधि में बुक की गई नियुक्तियां, जिन्हें आपके ऐतिहासिक आगमन-से-बिलिंग दर के अनुसार समायोजित किया गया है। आप इसे चिकित्सक और सेवा श्रेणी, प्रारंभिक आकलन, अनुवर्ती जांच, उपचार ब्लॉक, पैकेज विज़िट के आधार पर विभाजित कर सकते हैं और सप्ताह दर सप्ताह पूर्वानुमान के मुकाबले इसकी प्रगति देख सकते हैं। और चूंकि प्रत्येक रोगी के रिकॉर्ड में वह अभियान दर्ज होता है जिसके कारण वे आए थे, आप अंततः एक सटीक मार्केटिंग रिटर्न रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं: विज्ञापन पर खर्च की गई राशि, बिल किया गया राजस्व।

आंकड़े आमतौर पर कैसे दिखते हैं

नॉर्थपॉइंट जैसी क्लीनिक में आमतौर पर पूर्वानुमान की सटीकता स्प्रेडशीट के 75 से 80 प्रतिशत के आधारभूत स्तर से बढ़कर 90 प्रतिशत के आसपास हो जाती है, जब अपॉइंटमेंट और बिल आने शुरू हो जाते हैं। ये आंकड़े केवल उदाहरण के तौर पर हैं, लेकिन पैटर्न सही है।

सटीकता से भी ज़्यादा ज़रूरी है समय का पालन। पूर्वानुमान पूरे सप्ताह अपडेट होते रहते हैं, इसलिए नेतृत्व सोमवार के आंकड़ों पर बहस करना बंद कर देता है और गुरुवार सुबह से ही कार्रवाई शुरू कर देता है। वित्त प्रमुख को मैन्युअल रूप से डेटा को फिर से तैयार करने में लगने वाले चार से छह घंटे बच जाते हैं। और मार्केटिंग टीम के सदस्यों से बातचीत में अब फॉर्म भरने के बजाय बिल किए गए राजस्व को ही मापदंड बनाया जाता है।

बिना दोहरी गणना के आवर्ती देखभाल पैकेज

खेल चिकित्सा में कई मल्टी-विज़िट पैकेज बेचे जाते हैं: 6 उपचार सत्रों का पैक, 12 सप्ताह का खेल में वापसी कार्यक्रम, सर्जरी के बाद पुनर्वास सत्र। चूंकि प्रत्येक रोगी की देखभाल योजना का विवरण, सत्रों की सीमा और शेष क्षमता सहित, हबस्पॉट में दिखाई देता है, इसलिए पूर्वानुमान पैकेज राजस्व को बिलिंग के समय ही पहचान सकता है, आमतौर पर अग्रिम रूप से, और भविष्य के उन सत्रों के राजस्व का पूर्वानुमान लगाने से बच सकता है जिनका भुगतान पहले ही हो चुका है। देखभाल योजना की इस जानकारी के बिना, पैकेज लेने वाले रोगियों को अक्सर दो बार गिना जाता है, एक बार बिक्री के समय और फिर प्रत्येक बुक किए गए सत्र में।

यह आपके अभ्यास के लिए क्यों महत्वपूर्ण है

एक विश्वसनीय पूर्वानुमान दो चीजों का संयोजन है: बुक की गई अपॉइंटमेंट्स आपका मुख्य संकेतक हैं, और बिल आपका पुष्ट राजस्व हैं, साथ ही प्रत्येक रोगी की देखभाल योजना की क्षमता एक सत्यापन के रूप में कार्य करती है। डैशबोर्ड के बारे में चिंता करने से पहले इन तीनों को सुचारू रूप से चलने दें।

स्प्रेडशीट धीमी इसलिए नहीं होतीं क्योंकि वे खराब होती हैं। वे धीमी इसलिए होती हैं क्योंकि उन्हें अपडेट करने के लिए किसी व्यक्ति की आवश्यकता होती है। उस अपडेट को इंटीग्रेशन में शामिल कर लें और सोमवार की झंझट खत्म हो जाएगी। और मार्केटिंग से जुड़ी बातचीत तभी गंभीर होती है जब मुख्य बात बिल से प्राप्त राजस्व हो, न कि फॉर्म भरना।

क्या आप CRMConnect Cliniko को HubSpot के साथ काम करते हुए देखना चाहते हैं? एपीआई ऐप पेज देखें.