Pertahankan Donatur di Masa Krisis Setelah Berita Utama Mereda dengan DonorPerfect dan Keap.

Donatur yang memberikan bantuan dalam situasi krisis adalah kelompok yang paling sulit dipertahankan dalam penggalangan dana. Seseorang membaca tentang keadaan darurat pemukiman kembali pengungsi pada hari Selasa, memberikan $100 pada hari Rabu, dan menghilang pada musim semi. Kebutuhan tersebut belum hilang. Liputan beritanya saja yang hilang. Tanpa jembatan yang disengaja dari momen mendesak tersebut ke keterlibatan berkelanjutan, donatur tidak akan pernah mendapatkan alasan untuk kembali.

Jika organisasi Anda bergantung pada permohonan darurat untuk mendapatkan donor baru, ini adalah kebocoran terbesar dalam saluran donasi Anda. Anda mendapatkan ratusan pendukung dalam seminggu dan kehilangan sebagian besar dari mereka dalam setahun. Kabar baiknya: Anda sudah tahu donor mana yang datang melalui permohonan darurat, dan Anda dapat menghubungi mereka kembali tepat pada saat yang tepat.

Biaya yang harus Anda keluarkan jika menggunakan pendekatan manual.

Sebagian besar tim penggalangan dana menangani donor yang berhenti memberikan sumbangan dengan pengingat setahun sekali. Cara itu malah merugikan donor yang sedang dalam krisis.

Pertama, sistem ini memperlakukan semua orang sama. Donatur yang memberikan $25 untuk bantuan darurat musim dingin tidak sama dengan donatur yang memberikan $25 di akhir tahun atau menghadiri acara gala Anda. Mereka datang karena alasan yang berbeda dan membutuhkan tindak lanjut yang berbeda. Ketika alat email Anda tidak dapat membedakan donatur krisis dari pendukung bulanan tetap, pesan Anda akan gagal bagi keduanya.

Kedua, pengingat berbasis kalender mengabaikan bagaimana para donatur sebenarnya memberi. Seorang pendukung yang memberi setiap 14 bulan tidak dianggap berhenti memberi pada bulan ke-12, tetapi email tahunan yang dikirim secara massal memperlakukan mereka seolah-olah mereka berhenti memberi. Anda akan terus mengingatkan orang-orang yang sebenarnya tidak pernah berhenti memberi, atau Anda akan menunggu terlalu lama untuk menghubungi orang-orang yang benar-benar telah berhenti memberi.

Ada biaya ketiga yang secara diam-diam mengikis kepercayaan. Banyak lembaga pemukiman kembali melayani para donatur yang sendiri datang sebagai pengungsi, termasuk para pendukung yang lebih menyukai bahasa Spanyol, Arab, Ukraina, atau Vietnam daripada bahasa Inggris. Ketika tindak lanjut Anda selalu dikirim dalam bahasa Inggris, para donatur tersebut akan berhenti membukanya. Perbaikannya membutuhkan sedikit usaha tetapi berdampak besar.

Cara yang lebih baik untuk menarik kembali donor krisis.

CRMConnect menghubungkan DonorPerfect ke Keap sehingga informasi donor yang sudah Anda kumpulkan benar-benar mendorong tindak lanjut Anda. Pekerjaan yang dulunya dilakukan di spreadsheet kini dilakukan secara otomatis.

Permohonan yang ditanggapi oleh donor, bahasa yang mereka sukai, tanggal pemberian terakhir dan riwayat pemberian mereka, serta preferensi komunikasi apa pun, secara otomatis masuk ke Keap. Itu berarti donor yang membutuhkan bantuan di saat krisis menjadi kelompok nyata yang dapat Anda hubungi secara langsung. Ketika seorang donor memberikan sumbangan lagi, hasil tersebut akan masuk kembali ke DonorPerfect, sehingga upaya penggalangan dana tahun depan akan lebih efektif. Donor yang meminta untuk tidak dihubungi, anggota dewan, dan siapa pun yang sedang dibina secara aktif oleh tim penggalangan dana besar Anda tidak akan termasuk dalam upaya penggalangan dana otomatis tanpa perlu diingat oleh siapa pun.

Bagaimana cara kerjanya untuk tim Anda

Bayangkan New Roots Resettlement Services, sebuah lembaga regional yang menjadi contoh dengan 1.900 donor aktif dan basis donor multibahasa. Berikut adalah rencana pemulihan dalam bahasa yang mudah dipahami.

Para donatur yang memberikan donasi melalui permohonan bantuan krisis atau darurat akan dikelompokkan secara otomatis. Siapa pun dalam kelompok tersebut yang belum memberikan donasi selama lebih dari enam bulan, dan yang hanya memberikan donasi sekali atau dua kali, akan memasuki rangkaian pemulihan tiga tahap.

Pada bulan keenam, mereka menerima laporan perkembangan yang berfokus pada kisah dari sebuah keluarga yang telah didukung oleh lembaga tersebut, yang dibagikan dengan persetujuan eksplisit dari keluarga tersebut. Pada bulan kesembilan, mereka menerima catatan dampak program dan undangan lembut untuk menjadi pendukung bulanan. Pada bulan kedua belas, mereka menerima catatan pribadi dari seorang anggota staf yang menawarkan percakapan telepon.

Para donatur yang lebih menyukai bahasa Spanyol, Arab, atau Ukraina akan menerima urutan yang sama dalam bahasa mereka sendiri, karena preferensi mereka akan tersimpan bersama catatan mereka. Ketika ada donasi pemulihan, donatur akan ditandai sebagai aktif kembali, dan daftar donatur yang berhenti berdonasi setiap triwulan akan diperbarui secara otomatis tanpa perlu pengambilan manual.

Apa artinya ini bagi penggalangan dana Anda?

Berikut adalah hasil representatif dari lembaga pemukiman kembali berukuran menengah yang sebanding setelah menerapkan hal ini:

• Tingkat pemulihan selama 12 bulan pada donor yang diperoleh selama krisis meningkat dari sekitar 8 persen (standar industri untuk pemberi donasi satu kali selama krisis) menjadi 18 hingga 22 persen.
• Nilai donatur yang diperoleh di tengah krisis selama dua tahun meningkat hampir tiga kali lipat ketika kontak selama enam bulan dilakukan sebelum donatur tersebut sepenuhnya menarik diri.
• Waktu yang dihabiskan untuk menelusuri daftar donor yang berhenti berdonasi setiap triwulanan turun dari sekitar enam jam menjadi nol, karena daftar tersebut terbentuk dengan sendirinya.
• Para donor multibahasa berhenti menerima tindak lanjut hanya dalam bahasa Inggris, yang dengan sendirinya cenderung meningkatkan tingkat keterbukaan sebesar 30 hingga 40 persen pada kelompok non-Inggris.
• Para donatur yang mengabaikan tindak lanjut enam bulan tetapi menanggapi pembaruan cerita sembilan bulan kemudian dapat diidentifikasi sebagai donatur yang responsif terhadap cerita, yang akan mempertajam kampanye di masa mendatang.

Tingkat pemulihan 18 hingga 22 persen adalah batas realistis, bukan jaminan. Cerita lebih penting daripada waktu di sini. Konten yang didorong oleh rasa bersalah justru merugikan; konten yang berfokus pada cerita dengan persetujuan yang jelas justru efektif. Donatur krisis yang memberi sekali dan tidak pernah terlibat lagi sebagian besar tidak dapat dipulihkan, apa pun tekniknya. Peningkatan terjadi jika kita menjangkau 15 hingga 20 persen yang akan tetap terlibat dengan satu sentuhan tepat waktu dan relevan, dan kemudian hilang begitu saja karena diam.

Aspek privasi tidak dapat ditawar. Kisah yang digunakan dalam email pemulihan harus memiliki persetujuan eksplisit dari orang-orang yang disebutkan, dengan hak untuk menarik persetujuan kapan saja. Detail identitas seperti nama lengkap, lokasi tepat, atau foto anak-anak harus dianonimkan kecuali keluarga secara aktif meminta sebaliknya. Penargetan yang lebih baik tidak pernah mengurangi kewajiban Anda untuk melindungi orang-orang yang Anda layani.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan

Jangan memulai urutan pemulihan karena kesalahan pembayaran. Tagihan berulang yang gagal sebentar lalu berhasil bukanlah sebuah kelalaian. Sediakan waktu jeda singkat agar kegagalan sementara dapat teratasi sebelum urutan pemulihan dijalankan.

Koordinasikan kalender. Jika seorang donor krisis mencapai bulan ke-12 pada awal Desember, mereka dapat menerima rangkaian pemulihan dan permohonan akhir tahun umum Anda pada minggu yang sama. Putuskan mana yang lebih diutamakan untuk donor tersebut dan tunda yang lainnya.

Terjemahkan secara budaya, bukan hanya secara harfiah. Sebuah keluarga dari satu bagian dunia mungkin memiliki harapan yang sangat berbeda tentang visibilitas dibandingkan keluarga dari bagian dunia lainnya. Bekerja samalah dengan penghubung komunitas sebelum meluncurkan rangkaian multibahasa dalam skala besar.

Ingin melihat CRMConnect DonorPerfect ke Keap beraksi?

Lihat halaman Aplikasi API.