Laporan Triwulanan Dewan Pengelola Dana Abadi yang Lebih Cepat dengan DonorPerfect dan Keap

Pelaporan beasiswa abadi adalah tugas yang paling memakan waktu dalam penggalangan dana beasiswa, dan hampir tidak ada pekerjaan yang membutuhkan pemikiran mendalam. Seorang asisten pengembangan menghabiskan dua hari penuh setiap kuartal untuk mengambil total sumbangan berdasarkan dana, mencocokkannya secara manual dengan data keterlibatan dari sistem lain, memformat lembar untuk setiap beasiswa, dan mengirimkan PDF melalui email kepada ketua komite. Tiga belas minggu kemudian, mereka melakukan semuanya lagi.

Dewan pengurus Anda tidak membutuhkan pekerjaan yang sulit. Mereka hanya membutuhkan angka-angka yang akurat. Alasan mengapa ini sulit sangat sederhana: satu sistem mengetahui berapa banyak yang diberikan orang dan ke dana mana, dan sistem lain mengetahui apa yang mereka baca, buka, dan hadiri. Menggabungkan kedua pandangan tersebut secara manual setiap kuartal adalah hambatan utamanya.

Berapa sebenarnya biaya seperempat manual itu?

Dua hari waktu staf terampil, empat kali setahun, sama dengan enam belas hari kerja setahun yang dihabiskan untuk kegiatan salin-tempel. Itu adalah waktu yang tidak digunakan oleh staf pengembangan Anda untuk melakukan panggilan kepada donatur, kunjungan pembinaan, atau pekerjaan membangun hubungan yang benar-benar mengembangkan dana.

Selain itu, sistem ini juga rapuh. Setiap laporan disusun ulang secara manual, yang berarti setiap laporan memberikan kesempatan baru untuk salah memasukkan angka, salah mencatat sumbangan, atau menempelkan angka kuartal sebelumnya ke dalam lembar kuartal ini. Beasiswa yang didanai memiliki klausul pembatasan hukum yang harus tercantum dengan benar di setiap laporan. Laporan pertanggungjawaban yang salah menggambarkan pembatasan bukanlah masalah anggaran, melainkan masalah kepatuhan, dan hal itu dapat mengakhiri karier.

Ada juga biaya waktu. Komite dana abadi sering bertemu menjelang akhir kuartal, ketika dua minggu terakhir paling penting: sumbangan dari donor besar, janji sumbangan untuk mengenang almarhum, kunjungan pengawasan dari ketua dewan. Laporan yang disusun dari data minggu lalu sama sekali tidak mencerminkan kondisi dana saat ini.

Cara yang lebih baik untuk menyiapkan laporan

CRMConnect menghubungkan DonorPerfect ke Keap sehingga informasi dana dan keterlibatan donor tersimpan bersama, dalam catatan donor yang sama, dan selalu diperbarui secara terpisah.

Setiap donasi secara otomatis membawa penunjukan dana, batasan, dan tujuannya. Setiap beasiswa yang Anda berikan menjadi kategori yang jelas dan dapat dipilih, bukan lagi catatan teks bebas. Riwayat pemberian per donor per dana berada tepat di sebelah gambaran keterlibatan yang sudah dilacak Keap: pembukaan email, klik, kehadiran acara. Karena kedua bagian dari kisah donor berada di satu tempat, penggabungan triwulanan yang dulu Anda lakukan secara manual sudah selesai.

Bagaimana cara kerjanya untuk tim Anda

Bayangkan Summit Scholars Fund, sebuah contoh dana beasiswa yang berafiliasi dengan universitas, dengan 38 beasiswa abadi dan 5.200 donor alumni. Berikut laporan tersebut dalam bahasa yang mudah dipahami.

Setiap beasiswa memiliki tampilan tersimpan tersendiri: setiap donor untuk dana tersebut, total sumbangan seumur hidup mereka, tanggal sumbangan terakhir mereka, keterlibatan terbaru mereka, dan kehadiran terakhir mereka di acara tertentu, semuanya dalam satu layar. Bahasa pembatasan hukum untuk beasiswa tersebut berada di dalam tampilan, sehingga ketua komite dapat melihat konteksnya tanpa perlu mencarinya.

Daftar pantauan terpisah melacak para donatur utama untuk setiap dana berdasarkan berapa lama waktu yang telah berlalu sejak terakhir kali mereka terlibat. Siapa pun yang tidak memberikan kabar selama 90 hari akan memicu tugas bagi petugas pengembangan yang ditugaskan, sehingga hubungan yang mendingin dapat terdeteksi dalam hitungan minggu, bukan pada pertemuan triwulanan berikutnya.

Saat hari pelaporan tiba, asisten pengembangan membuka setiap tampilan yang tersimpan, mengekspornya, dan mengirimkannya. Waktu persiapan turun dari enam belas jam menjadi tiga atau empat jam.

Apa artinya ini bagi penggalangan dana Anda?

Berikut adalah hasil representatif dari dana beasiswa yang sebanding setelah menerapkan pendekatan ini:

• Persiapan laporan triwulanan turun dari sekitar enam belas jam menjadi sekitar empat jam, atau pengurangan sebesar 75 persen.
• Para ketua komite melaporkan kepuasan yang lebih tinggi, karena untuk pertama kalinya setiap laporan beasiswa mencakup konteks keterlibatan, bukan hanya soal uang.
• Hubungan yang mendingin antara para donatur utama dapat terdeteksi dalam hitungan minggu, bukan kuartal, berkat daftar pantauan tenang 90 hari.
• Tinjauan kepatuhan tahunan menjadi lebih cepat, karena bahasa pembatasan disimpan secara konsisten dan tidak tersembunyi dalam narasi.
• Narasi per beasiswa yang ditulis oleh petugas pengembangan Anda menjadi lebih baik, karena data pemberian beasiswa dan data keterlibatan ditampilkan berdampingan dalam satu tampilan, bukan dalam folder ekspor.

Catatan penting: ini tidak menghilangkan tinjauan triwulanan dari asisten pengembangan. Manusia masih perlu membaca data dan menulis narasi. Yang hilang adalah mekanisme spreadsheet, bukan penilaian. Dana yang mengharapkan ini untuk menggantikan peran staf merasa kecewa; dana yang mengharapkan ini untuk membebaskan orang tersebut untuk lebih banyak melakukan panggilan kepada donor dan mengurangi penggunaan Excel merasa puas.

Pengelolaan dan privasi layak mendapat perhatian. Penerima beasiswa memiliki harapan privasi yang berbeda dari para donatur. Kisah penerima beasiswa yang digunakan dalam laporan harus selalu bersifat sukarela, dengan hak untuk menarik diri. Banyak universitas memiliki kebijakan khusus tentang apa yang dapat dibagikan kepada donatur dan anggota komite, dan data penerima beasiswa harus dijauhkan dari pandangan komite secara default kecuali jika kebijakan tersebut mengizinkannya.

Apa yang membuat manusia tetap utuh

Godaan yang muncul adalah untuk mendorong pembuatan laporan yang sepenuhnya otomatis. Tolak godaan itu. Otomatiskan angka-angka, ringkasan keterlibatan, jumlah tampilan per beasiswa, dan daftar pantauan. Serahkan komentar naratif, bagian yang menjelaskan mengapa satu beasiswa berkinerja lebih baik dari yang diharapkan dan yang lain kekurangan dana, kepada staf pengembangan Anda. Ketua dewan dapat membedakan antara data dengan konteks dan data tanpa konteks dalam tiga puluh detik pertama setelah membuka laporan.

Pastikan rekomendasi pengelolaan donatur juga dilakukan secara manusiawi. Daftar pantauan 90 hari tanpa donasi adalah sebuah peringatan, bukan keputusan. Langkah selanjutnya yang tepat untuk donatur utama yang tidak aktif bergantung pada hal-hal yang tidak dapat dilihat dalam laporan: kehilangan baru-baru ini, transisi kehidupan yang diketahui, preferensi waktu yang telah dibahas sebelumnya. Petugas pengembangan Anda yang membuat keputusan itu, bukan dasbor.

Ingin melihat CRMConnect DonorPerfect ke Keap beraksi?

Lihat halaman Aplikasi API.