Alur Sambutan Donatur Terpisah untuk Sponsor dan Donatur Baru dengan DonorPerfect dan Keap

Donatur individu yang baru pertama kali menyumbang $25 dan sponsor perusahaan yang menyumbang $25.000 seharusnya tidak menerima email sambutan yang sama. Namun, itulah yang terjadi di sebagian besar lembaga penggalangan dana kesehatan masyarakat. Pendukung baru masuk ke sistem email Anda sebagai satu kelompok yang tidak terbedakan, sehingga semua orang mendapatkan sambutan generik yang sama. Donatur pertama kali merasa tidak diperhatikan, tingkat retensi menurun, dan sponsor perusahaan dengan tenang menunggu ucapan terima kasih yang tidak pernah datang.

Ini tampak seperti masalah teknologi, tetapi sebenarnya ini adalah masalah pengelolaan. Anda sudah tahu, ketika ada sumbangan masuk, baik itu dari individu, perusahaan, yayasan, atau untuk mengenang seseorang. Informasi itu tidak pernah sampai ke tempat pengiriman email ucapan selamat Anda. Mengurutkannya secara manual mungkin berhasil untuk bulan pertama, tetapi akan gagal di bulan kedua.

Apa yang harus Anda bayar jika menerima sambutan yang seragam?

Ucapan selamat datang yang bersifat umum tidak akan efektif bagi semua orang sekaligus. Donatur individu yang baru pertama kali memberikan sumbangan ingin merasa bahwa sumbangan mereka berarti dan memahami misi yang baru saja mereka ikuti. Sponsor perusahaan menginginkan ucapan terima kasih formal, pilihan penghargaan, dan hubungan nyata dengan kontak yang ditunjuk. Satu email tidak dapat melakukan kedua hal tersebut, sehingga tidak dapat melakukan keduanya dengan baik.

Kegagalan yang paling lambat dan paling mahal adalah keterlambatan ucapan terima kasih dari perusahaan. Sponsor perusahaan yang memberikan janji donasi pada Senin pagi seharusnya tidak menunggu satu setengah hari untuk mendapatkan respons. Bagi sponsor senilai $25.000 yang sedang mempertimbangkan untuk memperbarui kontrak tahun depan, jeda antara pemberian donasi dan ucapan terima kasih pertama adalah salah satu sinyal terkuat yang Anda kirimkan. Jika Anda membiarkan jeda tersebut, Anda memberikan niat baik untuk memperbarui kontrak secara cuma-cuma.

Ada juga masalah pergeseran lambat akibat pengurutan manual. Setiap kali tim Anda menambahkan tingkatan sponsor atau kategori donatur baru, alat email Anda tidak mengetahuinya. Beberapa bulan kemudian kategori Anda menjadi usang, email sambutan masuk ke urutan yang salah, dan seseorang menghabiskan hari Jumat untuk membersihkannya. Kemudian hal itu terjadi lagi.

Cara yang lebih baik untuk menyambut pendukung baru.

CRMConnect menghubungkan DonorPerfect ke Keap sehingga tipe donatur yang sudah Anda catat benar-benar membentuk sambutan yang diterima setiap pendukung.

Jenis donatur, penunjukan pemberian, dan penanda donatur seperti memenuhi syarat untuk program pencocokan donasi atau sponsor perusahaan masuk ke Keap secara otomatis, dan tetap sinkron saat Anda menambahkan kategori baru. Saat donasi pertama tercatat, sambutan yang diberikan akan tepat sasaran. Tidak perlu penyortiran manual, tidak ada kategori usang, dan tidak ada sponsor perusahaan yang menunggu dalam diam.

Bagaimana cara kerjanya untuk tim Anda

Bayangkan Westside Community Health Alliance, sebuah lembaga penggalangan dana pusat kesehatan masyarakat yang memiliki 3.400 donor individu dan 60 sponsor perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah pendaftaran (onboarding) dalam bahasa yang sederhana.

Ketika donasi pertama masuk, tipe donatur menentukan alur prosesnya. Donatur individu akan melalui lima tahapan sambutan selama 21 hari: ucapan terima kasih beserta tanda terima pajak, catatan dari pendiri, kisah dampak, undangan menjadi sukarelawan, dan ajakan lembut untuk berdonasi lagi. Sponsor perusahaan akan melalui tiga tahapan selama 14 hari: ucapan terima kasih resmi dengan pilihan penghargaan, perkenalan dengan petugas pengembangan yang ditunjuk, dan undangan untuk bertemu langsung.

Begitu donasi perusahaan masuk, tugas akan diberikan kepada petugas donasi perusahaan dengan tenggat waktu 48 jam, sehingga tidak ada sponsor yang kehilangan minat sambil menunggu seseorang memperhatikan. Donatur yang perusahaannya memberikan donasi tambahan akan mendapatkan catatan "perusahaan Anda mungkin akan memberikan donasi tambahan" di dalam email sambutan mereka. Donasi untuk mengenang dan menghormati seseorang akan diarahkan ke jalur yang sensitif dan penuh hormat, bukan ke rangkaian email sambutan bergaya penjualan.

Apa artinya ini bagi penggalangan dana Anda?

Berikut adalah hasil representatif dari yayasan sistem kesehatan berukuran menengah yang sebanding setelah mengadopsi pendekatan ini:

• Tingkat retensi donor individu pertama kali setelah 12 bulan meningkat dari sekitar 23 persen menjadi 38 persen (tolok ukur sektor untuk retensi pertama kali berada di kisaran 20-an).
• Waktu dari pengiriman hadiah perusahaan hingga sentuhan pertama dari pihak penerima berkurang dari sekitar 36 jam menjadi kurang dari 10 menit.
• Menyortir antrean hadiah baru berhenti menjadi ritual pagi hari Senin dan berubah menjadi daftar tugas yang harus dilakukan secara real-time.
• Jumlah donasi yang diperbesar atau disesuaikan akan meningkat hampir dua kali lipat ketika email sambutan menjadi tempat pertama para donatur mendengar tentang opsi tersebut, dibandingkan dengan ajakan donasi di akhir tahun.
• Rekan kerja yang dulunya menghabiskan hari Senin untuk menyortir catatan donasi baru, kini menghemat sekitar enam jam seminggu, yang diinvestasikan kembali untuk melakukan panggilan pembinaan kepada para donatur tingkat menengah.

Jangan terlalu berlebihan. Semua ini tidak akan meningkatkan retensi jika kontennya lemah. Integrasi ini menghilangkan alasan operasional untuk mengirimkan sambutan generik; pesan tersebut tetap harus mendapatkan donasi kedua. Beberapa yayasan mengadopsi ini dan hanya melihat peningkatan yang sederhana karena konten sambutan mereka sudah kuat dan hambatan sebenarnya ada di tempat lain. Yang lain melihat peningkatan yang luar biasa karena mereka telah mengirimkan sambutan yang tidak berbeda selama bertahun-tahun. Audit proses onboarding Anda saat ini sebelum berasumsi bahwa fork saja akan memberikan hasil yang maksimal.

Satu hal yang perlu diperhatikan: angka retensi 38 persen mengasumsikan bahwa kedua jalur tersebut benar-benar berbeda secara signifikan. Jika sambutan korporat dan individu hanya berbeda pada baris subjek, maka peningkatannya akan anjlok. Rencanakan konten untuk setiap jalur bersamaan dengan pengaturan, bukan sebagai proyek yang dikerjakan kemudian.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan

Uji cara menangani pemberian hadiah kenangan sebelum Anda mengaktifkan rangkaian ucapan selamat datang. Satu ucapan selamat datang bergaya penjualan yang tidak disengaja kepada keluarga yang berduka dapat merusak upaya membangun hubungan yang cermat selama setahun.

Rencanakan untuk kasus-kasus khusus perusahaan. Sumbangan pertama dari sponsor baru terkadang datang melalui saluran yang tidak terduga, kartu pribadi dari CEO atau cek yang dikirim melalui perantara, dan mungkin tidak secara otomatis dikategorikan sebagai sumbangan perusahaan. Tinjauan mingguan terhadap sumbangan pertama baru-baru ini dapat mendeteksi catatan yang salah kode sebelum ucapan selamat datang yang salah terlontar.

Pastikan opsi pemberian donasi yang sesuai (matching gift) dapat ditindaklanjuti, bukan hanya sekadar label. Email sambutan harus memberi tahu para donatur cara memeriksa apakah perusahaan tempat mereka bekerja memberikan donasi yang sesuai, sehingga mereka dapat mengambil tindakan.

Ingin melihat CRMConnect DonorPerfect ke Keap beraksi?

Lihat halaman Aplikasi API.