Dashboard Penggalangan Dana Siap Pakai untuk Radio Komunitas dengan DonorPerfect dan Mailchimp

Manajer umum stasiun radio komunitas seharusnya tidak menyusun laporan rapat dewan pada Sabtu sore. Namun setiap triwulan, itulah yang terjadi. Angka-angka keuangan tersimpan dalam satu sistem dan angka keterlibatan tersimpan dalam sistem lain, dan menggabungkannya secara manual menghabiskan waktu satu akhir pekan penuh. Laporan tersebut akhirnya memiliki tata letak yang sama dan didaur ulang dengan sel-sel yang diperbarui secara manual, dipresentasikan pada rapat, lalu dilupakan hingga siklus berikutnya.

Dewan Anda tidak membutuhkan sesuatu yang mewah. Dewan Anda membutuhkan sesuatu yang akurat, terkini, dan konsisten. Pelaporan triwulanan menghabiskan lebih banyak waktu staf daripada yang seharusnya, karena rekonsiliasi antara kedua sistem dilakukan secara manual, dan rekonsiliasi manual itu rentan.

Berapa biaya yang harus Anda keluarkan untuk kegiatan belanja akhir pekan ini?

Setumpuk kartu yang disusun ulang secara manual setiap triwulan adalah setumpuk kartu yang tidak sepenuhnya dipercaya oleh siapa pun. Setiap angka disalin dari satu tempat ke tempat lain, yang berarti setiap angka berpotensi salah menempatkan angka atau menempelkan angka yang sudah usang. Ketika seorang anggota dewan menemukan satu kesalahan, kepercayaan terhadap seluruh setumpuk kartu akan menurun.

Waktu adalah biaya kedua. Laporan yang dibuat dari data minggu lalu bagus untuk tinjauan bulanan rutin dan tidak berguna selama penggalangan dana 72 jam. Selama penggalangan dana, GM Anda perlu tahu berapa banyak pendukung baru yang masuk pagi ini, bukan berapa banyak yang masuk kemarin.

Ada juga biaya konsistensi. Jumlah pendukung bergantung pada kategorisasi yang stabil dan dapat diandalkan. Jika dasbor dewan Anda menunjukkan 3.412 pendukung pada hari Senin dan 3.408 pada hari Selasa karena seseorang menyesuaikan kategori secara manual, dewan akan berhenti mempercayai angka tersebut. Jumlah yang diperbarui secara otomatis akan tetap stabil; jumlah yang dipelihara secara manual tidak.

Cara yang lebih baik untuk melaporkan kepada dewan direksi Anda

MailConnect menghubungkan DonorPerfect ke Mailchimp sehingga data keuangan dan angka keterlibatan Anda tersimpan di satu tempat, dan diperbarui kira-kira setiap 15 menit.

Jumlah total yang diminta oleh dewan pengurus Anda, yaitu total pendapatan, jumlah donatur tetap, rata-rata donasi, dan jumlah donatur berdasarkan kelompok, tersimpan dalam catatan kontak dan akan dijumlahkan secara otomatis. Pembagian audiens seperti donatur tetap baru, donatur tetap yang sudah ada, peningkatan donasi, penurunan donasi, dan donatur yang berhenti berlangganan tetap akurat tanpa perlu penyortiran ulang. Status donatur tetap dan penunjukan donasi akan ditampilkan sehingga dasbor dapat memisahkan hasil berdasarkan kelompok. Kualitas daftar dipertahankan secara otomatis, yang menjaga angka keterlibatan tetap jujur.

Bagaimana cara kerjanya untuk tim Anda

Bayangkan KCST Community Radio, sebuah stasiun radio komunitas yang representatif dengan 8.700 pelanggan dan 3.400 anggota tetap. Berikut adalah gambaran umumnya dalam bahasa yang mudah dipahami.

Tampilan status donatur tetap menunjukkan total donatur tetap, perubahan bersih bulan ini, jumlah rata-rata bulanan, dan masa keanggotaan rata-rata, yang diperbarui setiap 15 menit. Selama kampanye 72 jam, tampilan terpisah per jam menunjukkan donasi dalam satu jam terakhir, donatur tetap baru, jumlah rata-rata bulanan, dan persentase target, yang diuraikan berdasarkan cara donatur dihubungi.

Tampilan perbandingan tahun ke tahun membandingkan kuartal yang sama atau jenis drive yang sama dari tahun ke tahun, dan karena bidang yang mendasarinya stabil, perbandingan tersebut merupakan tampilan yang tersimpan dan bukan pembangunan ulang secara manual.

Di bagian atas dasbor terdapat lima angka yang sebenarnya ditanyakan oleh dewan Anda: total pendapatan tahun berjalan, perubahan bersih jumlah donatur tetap, rata-rata donasi, perubahan bersih jumlah donatur, dan biaya per donatur yang diperoleh. Semua informasi lainnya berada di bawahnya. Anggota dewan mendapatkan tautan hanya baca, sehingga rapat triwulanan dibuka dengan dasbor langsung di layar, bukan slide statis.

Apa artinya ini bagi penggalangan dana Anda?

Hasil representatif dari stasiun komunitas yang sebanding setelah mengadopsi pendekatan ini:

• Persiapan deck dewan redaksi setiap kuartal turun dari sekitar 12 hingga 15 jam menjadi kurang dari dua jam.
• Keputusan penggalangan dana dibuat berdasarkan data per jam, bukan data keesokan harinya, yang selama acara 72 jam bisa menjadi perbedaan antara menyesuaikan promosi siaran Anda di tengah jalan dan mempelajari pelajaran tersebut tahun depan.
• Keterlibatan dewan dengan dasbor menjadi sinyal awal yang berguna untuk mengetahui keterlibatan dewan dengan organisasi secara keseluruhan.
• Perbandingan tahun ke tahun berhenti bersifat kualitatif dan menjadi kuantitatif, yang mengubah percakapan strategis.
• Para penjamin yang sesekali meminta konteks penggalangan dana mendapatkan tampilan yang jelas dan mudah dibagikan, alih-alih rangkaian email yang menyita waktu GM selama berjam-jam.

Peringatan jujur: dasbor tidak memperbaiki kebersihan data yang buruk. Jika kategori yang mendasarinya tidak konsisten, dasbor akan menampilkan ketidakkonsistenan tersebut alih-alih memberikan wawasan. Bersihkan kategori terlebih dahulu, kemudian buat dasbor.

Privasi donatur berlaku bahkan untuk tampilan internal dewan. Jumlah agregat dan total pendapatan sesuai untuk pengawasan dewan; identitas dan jumlah donatur individu umumnya tidak, kecuali jika donatur secara eksplisit memilih untuk diakui. Dasbor yang mencantumkan "10 donatur tetap teratas berdasarkan donasi seumur hidup" dengan nama-nama yang terlampir melanggar batasan yang tidak diharapkan oleh sebagian besar donatur. Buat dasbor sedemikian rupa sehingga identifikasi individu memerlukan penelusuran mendalam yang disengaja dengan kontrol akses yang tepat, bukan tampilan default.

Apa yang harus dihilangkan dari tampilan papan tulis

Dashboard lebih sering gagal karena terlalu banyak informasi daripada karena terlalu sedikit. Tampilan dashboard dengan 20 grafik akan kehilangan fokus; tampilan yang sama dengan lima grafik dan indikator kesehatan yang mudah dilihat akan mendorong percakapan.

Singkirkan metrik yang hanya bersifat pamer. Jumlah pembukaan email, tayangan media sosial, jumlah unduhan podcast: angka-angka ini tidak mengesankan siapa pun dan mengalahkan angka-angka yang dapat ditindaklanjuti oleh dewan direksi. Jam siaran penggalangan dana, nilai prospek sponsor, biaya per pendukung tetap yang diperoleh: angka-angka itulah yang layak mendapat perhatian dewan direksi.

Pertahankan pandangan yang lebih mendalam dan terpisah untuk GM dan direktur pengembangan, dan pertahankan pandangan dewan direksi yang tegas mengenai ruang lingkup. Jika suatu metrik tidak mengubah keputusan tingkat dewan direksi, metrik tersebut tidak termasuk dalam pandangan dewan direksi. Disiplin ini menjadi lebih sulit ketika menambahkan "satu grafik lagi" hanya dengan satu klik, sehingga harus berasal dari GM, bukan dari alat tersebut.

Ingin melihat MailConnect DonorPerfect ke Mailchimp beraksi?

Lihat halaman Aplikasi API.