Mindbody dan Calendly: Mengatur Pemesanan Rujukan Tanpa Perlu Membersihkan Meja Resepsionis

Sebuah spa menggunakan Calendly untuk mencatat pemesanan dari rujukan. Spa tersebut menawarkan 14 layanan berbeda dari tiga penyedia, dan setiap layanan memiliki durasi, harga, ruangan, dan penyedia yang berbeda. Anda tidak dapat meminta sumber rujukan, yang seringkali merupakan bisnis lokal lain, untuk memilih penyedia, ruangan, dan durasi yang tepat untuk Anda.

Jadi, saat ini spa tersebut hanya menggunakan satu tautan Calendly generik bernama "Pemesanan Rujukan," dan resepsionis mengarahkan ulang setiap tautan tersebut secara manual. Hal itu menggagalkan seluruh tujuan dari pemesanan online.

Mitra rujukan Anda juga memiliki kepentingan dalam hal ini. Kantor dokter setempat yang mengirim pasien ke spa Anda menginginkan proses peralihan yang lancar: pasien mengklik, memesan, dan datang. Ketika pasien dijadwalkan ulang ke slot waktu yang berbeda karena resepsionis Anda harus mengatur ulang janji temu, kantor dokter tersebut akan mengetahuinya. Jika proses peralihan yang kurang lancar terus terjadi, mereka akan berhenti memberikan rujukan.

Berapa Biaya Pembersihan Manual?

Mengalihkan setiap pemesanan rujukan secara manual bukan hanya lambat, tetapi juga rentan. Resepsionis harus menginterpretasikan pemesanan umum, mencari layanan dan penyedia yang tepat, menemukan waktu luang yang sebenarnya, dan memasukkannya kembali, sementara konfirmasi awal yang diterima pasien sekarang salah. Setiap langkah adalah peluang untuk membuat kesalahan yang akan diperhatikan pasien.

Ada juga masalah ketersediaan yang tersembunyi di baliknya. Satu tautan pemesanan generik harus menampilkan waktu yang cocok untuk semua dari 14 layanan Anda. Ketersediaan yang paling umum tersebut tidak tepat untuk sebagian besar layanan. Anda tidak dapat memasukkan perawatan wajah 30 menit ke dalam slot yang hanya tersedia untuk penyedia pijat 90 menit Anda. Jadi, pengaturan generik akan menyebabkan pemesanan berlebihan untuk penyedia layanan tertentu atau menyembunyikan kapasitas yang sebenarnya Anda miliki. Bagaimanapun, Anda akan kehilangan pemesanan dan biaya pembersihan akan ditanggung oleh resepsionis.

Bagaimana Cara Kerjanya?

CalendarConnect membaca layanan yang dipilih oleh rujukan pada formulir Calendly dan secara otomatis mengarahkan janji temu yang dihasilkan ke layanan, penyedia, lokasi, dan durasi yang tepat di Mindbody. Sistem ini memilih penyedia yang tersedia dari kumpulan penyedia yang memenuhi syarat untuk layanan tersebut. Dan jika Anda menjalankan alur pemesanan yang berbeda, misalnya rujukan versus pemesanan langsung versus konsultasi paket, masing-masing dapat diarahkan ke logikanya sendiri.

Ketersediaan juga berfungsi dengan benar. Ketika penerima referensi memilih suatu layanan, formulir akan menampilkan waktu yang benar-benar dapat dipesan untuk layanan tersebut, dengan penyedia yang memenuhi syarat, di lokasi tersebut, bukan tampilan yang kurang lengkap. Anda menampilkan kapasitas penuh Anda tanpa melakukan pemesanan berlebih kepada siapa pun.

Ruangan dan peralatan dihormati. Perawatan laser membutuhkan ruangan laser. Pijat membutuhkan ruangan pijat. Sistem Mindbody Anda sudah mengetahui layanan mana yang membutuhkan ruangan mana, dan CalendarConnect menghormati hal itu, sehingga resepsionis tidak perlu lagi mengatur ulang ruangan pemesanan karena sistem mencoba menempatkan perawatan laser di tempat perawatan manikur.

Apa yang Anda Siapkan

Sederhananya, berikut adalah keseluruhan pengaturannya. Anda menyimpan satu tautan pemesanan Calendly dengan menu tarik-turun pemilih layanan sederhana yang mencantumkan 14 layanan Anda, dan pemilih lokasi jika Anda memiliki lebih dari satu lokasi. Di balik layar, setiap opsi dalam menu tarik-turun tersebut dicocokkan satu kali dengan layanan Mindbody, kumpulan penyedia, ruangan, dan durasinya.

Setelah itu, prosesnya tidak terlihat. Mitra rujukan membagikan satu tautan. Pasien memilih layanan mereka, melihat ketersediaan yang sebenarnya, dan melakukan pemesanan. Janji temu masuk ke Mindbody sebagai pemesanan yang benar dan lengkap, tanpa pengalihan oleh resepsionis. Tim Anda dapat menyimpan lembar referensi singkat yang menunjukkan opsi menu tarik-turun mana yang sesuai dengan layanan mana, tetapi mereka jarang membutuhkannya.

Anda juga memutuskan apa yang terjadi dalam kasus langka di mana layanan yang dipilih tidak memiliki penyedia yang tersedia pada waktu yang diminta. Formulir dapat menyarankan ketersediaan berikutnya, menawarkan penyedia alternatif, atau kembali ke formulir pendaftaran umum. Anda memilih perilaku yang sesuai dengan spa Anda.

Beberapa Situasi yang Patut Diketahui

Jika rujukan memilih layanan yang tidak lagi Anda tawarkan, misalnya paket lama, opsi lama tersebut dapat dipetakan ke layanan penggantinya sehingga tautan rujukan historis tetap berfungsi sementara Anda menghentikan opsi lama tersebut sesuai jadwal Anda sendiri.

Anda juga dapat memilih bagaimana penyedia layanan dipilih dari kumpulan yang memenuhi syarat: secara bergilir di antara tim, berdasarkan siapa yang paling sibuk, atau penyedia layanan senior terlebih dahulu untuk konsultasi klien baru. Apa pun yang sesuai dengan cara Anda menjalankan spa.

Dan layanan kombinasi, misalnya manikur yang dipadukan dengan pedikur, dapat berupa satu opsi pemesanan yang menciptakan dua janji temu berurutan dengan kontinuitas penyedia layanan yang tepat dan total durasi yang sesuai.

Apa Artinya Ini bagi Spa Anda?

Ambil contoh hipotetis. Sebuah spa harian di satu lokasi dengan tiga terapis dan 14 layanan, yang menangani sekitar 25 pemesanan rujukan per minggu. Setelah menerapkan sistem pengalihan ini, waktu pengalihan ulang di meja depan turun dari sekitar tiga jam per minggu menjadi nol. Konversi rujukan sedikit meningkat, karena klien yang dirujuk memesan layanan yang tepat pada kunjungan pertama, bukan dipesan ulang sehari kemudian.

Dampak yang lebih besar adalah pada program rujukan Anda sendiri. Mitra rujukan lebih senang karena pasien mereka mendapatkan pengalaman yang memuaskan, sehingga mitra yang sudah ada lebih sering merujuk pasien. Dan karena pasien yang dirujuk sekarang secara pasti datang, memesan janji temu, hadir, dan melakukan konversi, ekonomi pemasaran rujukan akhirnya masuk akal, yang berarti ini menjadi saluran yang layak untuk diinvestasikan.

Ingin melihat CalendarConnect Mindbody ke Calendly beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.