Mindbody dan Calendly: Secara Otomatis Mengirim Setiap Konsultasi ke Lokasi Spa yang Tepat

Sebuah grup spa dengan empat lokasi menjalankan satu saluran konsultasi di Calendly. Calon pelanggan memilih layanan, lokasi, dan waktu. Saat ini, pemesanan tersebut masuk sebagai janji temu umum yang harus dialihkan secara manual oleh manajer regional ke lokasi yang tepat. Terkadang ia salah, dan klien datang ke spa yang salah untuk janji temu yang ada di jadwal lokasi lain.

Kesalahan pengiriman pemesanan adalah kegagalan resepsionis terburuk. Semua orang bersikap sopan tentang hal itu. Tidak ada yang memesan kunjungan kedua.

Citra merek Anda juga akan terpengaruh. Setiap spa dalam grup memiliki ciri khasnya sendiri, penyedia layanannya sendiri, dan spesialisasinya sendiri. Klien yang diarahkan ke lokasi yang salah akan mendapatkan pengalaman yang berbeda dari yang diharapkan, seringkali dengan penyedia layanan yang tidak dimintanya. Bahkan jika janji temu terlaksana, rasanya tetap janggal. Tak lama kemudian, ulasan Anda mulai menyebutkan "Saya kira saya akan pergi ke satu tempat tetapi malah berakhir di tempat lain," dan citra kualitas yang telah Anda bangun mulai terkikis.

Apa Kerugian yang Anda Alami Akibat Kesalahan Pengalihan Rute?

Setiap pemesanan yang salah arah merugikan Anda dua kali lipat. Pertama, Anda kehilangan klien tersebut, karena hampir tidak ada yang memaafkan jika datang ke tempat yang salah dan melakukan pemesanan ulang. Kemudian, Anda kehilangan waktu manajer regional, karena dia menghabiskan berjam-jam setiap minggu untuk memeriksa dan memperbaiki pemesanan, alih-alih mengerjakan hal-hal yang dapat mengembangkan bisnis.

Mencoba memperbaiki ini dengan aturan perutean yang tambal sulam hanya akan menukar satu masalah dengan masalah lain. Penentuan berdasarkan alamat gagal untuk klien tanpa alamat yang jelas. Penggunaan lokasi default sebagai cadangan secara diam-diam mengarahkan semua orang ke satu situs. Perutean berbasis penyedia akan rusak begitu penyedia berpindah lokasi. Setiap perbaikan memunculkan kasus khusus baru, dan daftar hal-hal yang dapat salah terus bertambah.

Bagaimana Cara Kerja Perutean yang Tepat

CalendarConnect membaca lokasi yang dipilih klien pada formulir Calendly dan membuat janji temu di lokasi Mindbody yang tepat, dengan layanan yang tepat, penyedia yang tepat, dan ruangan yang tepat. Sistem ini memilih penyedia yang tersedia dari kumpulan penyedia yang memenuhi syarat di lokasi tersebut, dan akan beralih ke alternatif sesuai aturan Anda jika pilihan pertama tidak tersedia.

Pengaturannya sederhana, hanya perlu Anda tetapkan sekali: setiap opsi lokasi dipetakan ke suatu lokasi, setiap layanan dipetakan ke layanan yang tepat di lokasi tersebut, dan Anda memutuskan apa yang terjadi untuk kasus-kasus yang ambigu. Menambahkan lokasi baru di kemudian hari berarti menambahkan satu baris ke peta tersebut, bukan membangun ulang apa pun. Pengaturan ini akan berkembang seiring dengan bisnis Anda.

Sistem ini juga menangani penyedia layanan yang bekerja di lebih dari satu lokasi. Penyedia layanan yang bekerja dua hari seminggu di masing-masing dari dua lokasi dapat muncul dalam daftar calon yang memenuhi syarat untuk kedua lokasi tersebut, dan pemesanan akan diarahkan ke lokasi mana pun tempat dia berada pada hari yang dipilih. Dia tidak perlu mengatur dua kalender sekaligus.

Apa yang Anda Siapkan

Seluruh pengaturan ini cukup sederhana. Anda menghubungkan keempat lokasi spa, menjalankan satu tautan pemesanan Calendly dengan pemilih layanan dan pemilih lokasi, dan mencocokkan setiap opsi lokasi dengan spa-nya dan setiap layanan dengan layanan yang tepat di spa tersebut. Kemudian Anda menjalankan satu pemesanan uji per lokasi untuk memastikan setiap pemesanan masuk dengan benar, dan meluncurkan tautan tunggal tersebut ke seluruh pemasaran keempat lokasi.

Mulai saat itu, tim pemasaran Anda hanya perlu mempertahankan satu tautan pemesanan, bukan empat. Kampanye khusus situs dapat menggunakan tautan yang sama, karena pemilih di formulir akan mengarahkan setiap pemesanan ke tempat yang tepat. Sebagai kebiasaan, mintalah setiap lokasi untuk menjalankan uji pemesanan singkat sekali sebulan untuk memastikan semuanya masih mengarah dengan benar, sehingga setiap penyimpangan dapat terdeteksi sejak dini.

Beberapa Situasi yang Patut Diketahui

Terkadang klien secara tidak sengaja memilih lokasi yang salah. Pemesanan dicatat dengan lokasi yang diberikan, dan manajer regional dapat melihat kasus yang jelas salah, misalnya klien dengan alamat New York memesan janji temu di Miami, dan menghubungi klien sebelum mereka berangkat.

Ketika seorang penyedia layanan dipindahkan secara permanen dari satu lokasi ke lokasi lain, penugasan Mindbody-nya berubah dan daftar penyedia yang memenuhi syarat diperbarui secara otomatis. Lokasi lama berhenti menawarkan layanan kepadanya, lokasi baru mulai menawarkannya. Tidak ada konfigurasi ulang manual.

Dan ketika suatu lokasi tutup sementara, untuk renovasi atau pelatihan staf, Anda cukup menandainya sebagai tidak tersedia di Mindbody, dan formulir Calendly akan menyembunyikan lokasi tersebut dari pemilih hingga lokasi tersebut dibuka kembali. Klien tidak dapat memesan lokasi yang tutup.

Apa Artinya Ini bagi Grup Spa Anda?

Ambil contoh hipotetis. Sebuah grup spa dengan empat lokasi dan sekitar 40 konsultasi lintas lokasi setiap minggu. Setelah menerapkan perutean yang benar, pemesanan yang salah arah turun dari sekitar tiga per minggu menjadi nol. Waktu yang dihabiskan manajer regional untuk memperbaiki perutean turun menjadi nol. Tingkat kehadiran meningkat, karena email konfirmasi menyertakan alamat lokasi yang benar sejak awal.

Pelaporan tingkat grup akhirnya menjadi bermakna. Volume pemesanan, tingkat konversi, tingkat ketidakhadiran, dan pendapatan per pemesanan semuanya dapat dibandingkan di keempat lokasi Anda, karena data tersebut terstruktur dengan cara yang sama di mana pun. Manajer regional mendapatkan satu dasbor yang sebenarnya, bukan empat dasbor yang berantakan, dan akhirnya dapat melihat lokasi mana yang berkinerja baik dan mana yang membutuhkan bantuan.

Ingin melihat CalendarConnect Mindbody ke Calendly beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.