Mindbody dan Calendly: Hentikan Kehilangan Permintaan Sesi Pribadi karena Saluran yang Bocor

Seorang instruktur pilates menjual sesi privat di samping kelas kelompoknya. Sebagian besar permintaan sesi privat datang melalui formulir kontak di situs webnya atau pesan Instagram-nya. Dia membalas dengan tautan Calendly. Calon klien memesan, sesi berlangsung, dan kemudian instruktur secara manual membuat catatan klien, secara manual mencatat pembayaran, dan secara manual menandai kehadiran.

Hasilnya adalah saluran penjualan yang bocor. Beberapa permintaan mendapatkan tautan Calendly lalu menghilang. Beberapa pemesanan terjadi tetapi tidak pernah tercatat dalam arsipnya, sehingga pembukuannya tidak akurat. Dan klien pribadi yang berulang kali datang kembali masuk ke saluran penjualan sebagai klien baru setiap kali, karena dia tidak pernah membuat profil yang tepat untuk mereka.

Ambil contoh hipotetis. Seorang praktisi pilates independen yang menjalankan sekitar 18 sesi privat per minggu, dan terus berkembang. Dia menjalani kehidupan seperti ini selama bertahun-tahun.

Mengapa Hal Ini Diam-diam Merugikan Anda Paling Besar

Klien pribadi adalah orang-orang paling berharga dalam bisnis Anda. Satu klien pribadi yang datang setiap minggu selama dua tahun nilainya lebih besar daripada 50 peserta kelas yang datang sesekali. Jadi, saluran penjualan yang bocor bukan hanya kehilangan sesi, tetapi juga kehilangan hubungan yang paling berharga, dan kehilangan mereka sejak dini, sebelum mereka menjadi pelanggan tetap.

Praktisi solo benar-benar terjebak dalam dilema di sini. Anda membutuhkan kemampuan operasional tim yang terdiri dari beberapa orang, catatan klien yang terorganisir, penjadwalan yang efektif, tindak lanjut tepat waktu, tetapi Anda tidak mampu menghabiskan waktu seminggu untuk menjadi tim tersebut. Sebagian besar alat siap pakai hanya berhenti pada pemesanan dan meninggalkan sisa pekerjaan, catatan klien, pembayaran, kehadiran, sebagai pekerjaan rumah yang Anda lakukan secara manual, setiap saat, selamanya. Bagian-bagian yang membosankan itulah yang menghabiskan waktu Anda dan menghambat prospek Anda.

Bagaimana Seluruh Proses Berjalan

CalendarConnect menjalankan seluruh alur sesi privat dari awal hingga akhir. Pemesanan melalui Calendly akan membuat janji temu Mindbody dengan layanan dan durasi yang tepat. Jika klien baru, profil klien akan dibuat secara otomatis. Jika mereka adalah klien lama yang dicocokkan melalui email, profil mereka akan diperbarui, bukan diduplikasi. Jawaban yang mereka berikan pada formulir pemesanan akan langsung masuk ke profil mereka, sehingga Anda memasuki sesi dengan sudah mengetahui siapa mereka dan apa yang mereka butuhkan.

Klien tetap juga ditangani dengan baik. Klien pribadi cenderung memesan slot waktu yang sama setiap minggu. Setelah pemesanan pertama mereka melalui Calendly, Anda dapat mengatur janji temu berulang untuk mereka di Mindbody, dan sistem akan menghormatinya, hanya membuat janji temu baru untuk perubahan sekali saja seperti sesi perawatan pengganti. Klien memesan sekali dan pembukuan akan terurus dengan sendirinya.

Hal yang sama berlaku untuk paket sesi. Klien pribadi yang membeli paket 10 sesi akan memiliki sesi yang dihitung mundur secara otomatis saat ia hadir. Anda dapat melihat berapa banyak sesi yang tersisa di profilnya dan mendorong pembelian ulang sebelum sesi habis, tanpa perlu spreadsheet dan tanpa percakapan canggung "Saya rasa Anda hanya punya dua sesi lagi".

Apa yang Anda Siapkan

Pengaturannya sederhana. Anda membuat satu opsi pemesanan Calendly untuk sesi privat dengan tiga atau empat pertanyaan pendahuluan, dan mencocokkannya dengan layanan sesi privat Mindbody Anda. Klien lama akan dicocokkan melalui email secara otomatis; klien baru akan dibuatkan profil. Jawaban pendahuluan akan dipetakan ke catatan klien. Kemudian Anda membagikan tautan Calendly di mana-mana: situs web Anda, bio Instagram Anda, tanda tangan email Anda.

Dari situ, setiap permintaan yang menghasilkan konversi akan menjadi klien yang terdaftar dengan benar tanpa pekerjaan administrasi dari Anda. Dua tindak lanjut sederhana melengkapinya: email sambutan hangat yang dikirim secara otomatis segera setelah pemesanan baru, yang ditulis sekali oleh Anda, dan pengingat lembut untuk menjalin kembali hubungan bagi klien yang bersumber dari Calendly yang belum memesan dalam 30 hari. Anda menulis pesan sekali; sistem menangani waktu dan penargetannya.

Beberapa Situasi yang Patut Diketahui

Sesi privat seringkali memiliki harga yang berbeda dari kelas kelompok, dan layanan yang Anda pilih untuk pemesanan sudah memiliki harga yang tepat, sehingga penetapan harga ditangani tanpa pekerjaan tambahan pada saat pemesanan.

Kebijakan pembatalan Anda juga dihormati. Anda menetapkan kebijakan Anda di Mindbody, pemberitahuan 24 jam, biaya keterlambatan, biaya ketidakhadiran, dan pembatalan terlambat serta ketidakhadiran akan ditandai pada janji temu, sehingga Anda dapat menerapkan biaya sesuai kebijakan Anda tanpa percakapan kasus per kasus yang canggung. Bagi seorang praktisi tunggal, itu adalah uang nyata yang seharusnya hilang.

Dan preferensi komunikasi klien, teks versus email, frekuensi, pilihan berhenti berlangganan, mengikuti apa yang Anda atur di Mindbody, sehingga Anda menghindari pesan yang ditakuti "tolong berhenti mengirimi saya pesan teks" dengan mengaturnya dengan benar sejak awal.

Apa Artinya Ini bagi Praktik Anda?

Dalam contoh hipotetis ini, setelah memindahkan alur kerja ke CalendarConnect, waktu administrasi per pemesanan turun dari sekitar enam menit menjadi kurang dari 30 detik. Instruktur tersebut menghemat sekitar satu setengah jam per minggu, dan daftar kliennya akhirnya bersih, yang memungkinkan tindak lanjut di masa mendatang, pengingat pemesanan ulang, penawaran paket, dan lain-lain.

Satu setengah jam yang dihemat itu bukanlah hal kecil. Dengan tarif sesi privatnya, waktu tersebut jika dihitung per tahun bisa bernilai sekitar $5.000 hingga $8.000, berupa kapasitas tambahan yang dapat ia jual, waktu yang dapat ia gunakan untuk pekerjaan klien, pemasaran, atau pelatihan dirinya sendiri. Integrasi ini akan balik modal di bulan pertama, dan penghematan waktu yang didapatkannya akan terus bertambah setelah itu.

Ingin melihat CalendarConnect Mindbody ke Calendly beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.