Mindbody dan Calendly: Siapkan Jawaban untuk Setiap Pertanyaan Awal Klien Sebelum Mereka Datang

Klinik akupunktur mengajukan lima pertanyaan pendahuluan kepada klien baru sebelum sesi pertama mereka: keluhan utama, perawatan sebelumnya, status kehamilan, daftar obat-obatan, dan gaya perawatan yang disukai. Formulir pemesanan Calendly mencatat semua informasi tersebut dengan rapi. Penyedia layanan melihat jawabannya dalam email pemberitahuan pemesanan.

Kemudian dia masuk ke ruang perawatan, membuka jadwal kliennya, dan hanya melihat nama klien dan waktu janji temu. Jawaban untuk pertanyaan awal terkubur dalam email yang harus dia telusuri. Jadi, dia harus mencetak setiap email pemesanan, jejak kertas yang tidak diinginkan siapa pun, atau menanyakan lima pertanyaan yang sama lagi secara langsung, yang membuat klien kesal dan membuang waktu sesi.

Ambil contoh hipotetis. Sebuah klinik akupunktur dengan empat praktisi yang menangani sekitar 60 konsultasi klien baru setiap minggu. Inilah realitas sehari-hari bagi mereka semua.

Berapa Biaya Pengambilan Sampel Terkubur?

Membaca email pemesanan di tengah sesi, atau menanyakan kembali pertanyaan yang sudah dijawab klien, mengirimkan pesan yang tenang namun jelas: kami tidak mempersiapkan diri untuk Anda. Untuk layanan klinis yang seringkali membuat klien gugup, kesan pertama sangat penting. Ini adalah perbedaan antara klien yang merasa diperhatikan dan klien yang bertanya-tanya apakah Anda cukup terorganisir untuk dipercaya.

Ada biaya praktis di luar biaya pengalaman. Penyedia layanan yang menganalisis ulang lima jawaban yang sama sebelum setiap sesi melakukan tugas bernilai rendah yang sama ratusan kali dalam sebulan. Dan ada sudut pandang kepatuhan untuk pengaturan klinis: data penerimaan yang tersebar di arsip email alih-alih disimpan dalam sistem pencatatan klinis Anda merupakan masalah jika Anda pernah diaudit. Penerimaan yang tersimpan dalam catatan klien memperbaiki pengalaman, waktu yang terbuang, dan masalah kepatuhan sekaligus.

Bagaimana Jawaban Saat Pengambilan Data Masuk ke Catatan Klien

CalendarConnect mengambil setiap jawaban dari formulir pendaftaran Calendly dan menempatkannya di tempat tertentu pada profil klien Mindbody. Keluhan utama masuk ke satu kolom. Status kehamilan masuk ke kolom lain. Daftar obat-obatan masuk ke kolom tersendiri. Penyedia layanan membuka profil klien dan melihat jawaban pendaftaran tersusun di tempat yang sama dan dapat diprediksi setiap saat, tanpa perlu mencari-cari di email.

Anda menentukan tata letaknya sekali saja, dan tata letak tersebut dapat berbeda tergantung jenis janji temu. Konsultasi standar untuk klien baru mungkin mencakup lima jawaban. Sesi konsultasi khusus pijat mungkin mencakup tiga jawaban. Konsultasi yang berfokus pada kesuburan dapat mengajukan pertanyaan spesifiknya sendiri. Anda mengaturnya sekali, dan strukturnya tetap konsisten di setiap penyedia layanan dan setiap sesi.

Apa yang Anda Dapatkan Lebih dari Sekadar Persiapan Lebih Cepat

Karena jawabannya tersimpan dalam kolom yang terorganisir dan nyata, bukan sekadar kumpulan teks bebas, Anda dapat menjalankan laporan berdasarkan jawaban tersebut. Pertanyaan yang sebelumnya tidak dapat dijawab tanpa memindai setiap catatan secara manual kini dapat dicari dengan cepat: berapa banyak klien pada kuartal ini yang menyebutkan kehamilan, berapa banyak klien baru bulan ini yang datang dengan keluhan tertentu, dan penyedia layanan mana yang paling sering menangani jenis klien tertentu. Klinik menggunakan hal ini untuk membuat keputusan terkait staf, keputusan pemasaran, dan keputusan pelatihan spesialis.

Hal ini juga membuat pemasaran tindak lanjut Anda lebih tepat sasaran. Dengan jawaban awal yang terorganisir dalam catatan klien, Anda dapat mengirimkan serangkaian email khusus kesuburan kepada klien yang datang untuk tujuan kesuburan, dan serangkaian email khusus pemulihan kepada klien dalam masa pemulihan pasca operasi. Email massal generik digantikan dengan pesan yang benar-benar sesuai dengan klien, dan tingkat pembukaan serta respons Anda meningkat sesuai dengan itu.

Apa yang Anda Siapkan

Pengaturannya singkat. Anda membuat lima pertanyaan awal pada formulir pemesanan klien baru di Calendly, menentukan di mana setiap jawaban harus ditempatkan pada profil klien Mindbody, dan mencocokkannya sekali. Kemudian Anda menjalankan satu pemesanan uji dan memastikan penyedia melihat kelima jawaban tersebut terisi pada profil, dan menerapkannya ke setiap penyedia.

Setelah itu, waktu membaca data awal sebelum setiap sesi berkurang menjadi sekitar 30 detik. Ada baiknya memutuskan tata letak dengan cermat bersama pemilik klinik: beberapa jawaban termasuk dalam kolom standar, beberapa dalam kolom khusus, dan jawaban kategorikal yang ingin Anda laporkan termasuk dalam kolom yang dirancang untuk pengurutan dan penyaringan. Buat referensi singkat tentang pertanyaan mana yang masuk ke kolom mana, yang akan memudahkan pelatihan penyedia layanan dan audit di masa mendatang.

Beberapa Situasi yang Patut Diketahui

Beberapa pertanyaan Calendly hanya muncul tergantung pada jawaban sebelumnya. Jika sebuah pertanyaan tidak diajukan, kolomnya akan dibiarkan kosong, dan Anda dapat memutuskan apakah kosong berarti "tidak diajukan" atau apakah Anda memerlukan jawaban pada saat pengumpulan data.

Pertanyaan pilihan ganda, berupa daftar kotak centang, ditampilkan sebagai daftar pilihan yang rapi pada profil klien, yang tetap dapat diurutkan dan dilaporkan.

Dan ketika jawaban klien yang sudah pernah berobat berubah, misalnya karena pengobatan baru, jawaban terkini akan diperbarui di profil sementara nilai sebelumnya tetap tersimpan di catatan janji temu, sehingga penyedia layanan dapat melihat gambaran terkini tanpa kehilangan riwayat.

Apa Artinya Ini bagi Klinik Anda?

Dalam contoh hipotetis ini, setelah jawaban dari sesi konsultasi awal mulai masuk ke catatan klien, waktu persiapan penyedia layanan sebelum setiap klien baru berkurang sekitar empat menit per janji temu. Selama 60 konsultasi mingguan, itu berarti sekitar empat jam waktu penyedia layanan per minggu yang dapat dihemat. Yang lebih berharga daripada waktu tersebut adalah pengalaman sesi pertama: penyedia layanan sudah mengetahui riwayat klien saat ia masuk, dan klien merasakannya.

Angka-angka ini bersifat ilustratif, tetapi prinsipnya tetap sama. Waktu persiapan yang dibutuhkan penyedia layanan adalah menit termahal di klinik. Jawaban untuk pertanyaan awal seharusnya sudah ada di catatan klien, siap digunakan, bukan menunggu untuk dicari di kotak masuk email.

Ingin melihat CalendarConnect Mindbody ke Calendly beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.