Mindbody dan Calendly: Akhiri Kekacauan di Meja Resepsionis dengan Sinkronisasi Pemesanan Waktu Nyata

Sebuah klinik kecantikan menggunakan Calendly untuk konsultasi klien baru karena tim situs web menyukai widget pemesanannya. Janji temu sebenarnya tersimpan di Mindbody, tempat para penyedia layanan memiliki jadwal, ruangan, dan durasi layanan mereka. Proses pengalihan data dilakukan secara manual: seseorang di meja resepsionis memantau notifikasi Calendly dan memasukkan kembali setiap pemesanan ke Mindbody.

Hasilnya persis seperti yang Anda duga. Dua klien memesan slot waktu yang sama di Calendly sebelum resepsionis menyadarinya, dan sekarang Anda memiliki pemesanan ganda. Penyedia layanan terkejut dengan janji temu yang tidak pernah mereka ketahui. Pembatalan di hari yang sama di Calendly membutuhkan waktu berjam-jam untuk sampai ke Mindbody, dan sebuah ruangan yang seharusnya bisa terisi menjadi kosong.

Ada juga masalah yang dihadapi klien. Calendly mengirimkan konfirmasi mereka sendiri. Mindbody juga mengirimkan konfirmasi mereka sendiri. Klien mendapatkan dua konfirmasi untuk satu janji temu, terkadang dengan detail yang bertentangan jika resepsionis mengedit sesuatu setelahnya. Klien jadi bingung mana yang asli, dan beberapa klien datang pada waktu yang salah.

Biaya yang Harus Anda Keluarkan untuk Proses Serah Terima Manual

Meminta seseorang untuk mengetik ulang setiap pemesanan dari satu sistem ke sistem lain itu lambat, dan yang lebih buruk, tidak dapat diandalkan dengan cara yang secara langsung merugikan Anda secara finansial dan reputasi baik. Setiap pemesanan ganda memaksa panggilan telepon permintaan maaf dan biasanya kehilangan klien. Setiap penyedia yang terkejut kehilangan kepercayaan pada jadwal. Setiap pembatalan yang membutuhkan waktu berjam-jam untuk muncul berarti kamar kosong yang bisa Anda pesan ulang. Dan setiap konfirmasi ganda dan bertentangan membuat Anda terlihat tidak terorganisir di mata klien yang bahkan belum tiba.

Penjadwalan ulang adalah bagian yang paling merugikan. Ketika klien menjadwalkan ulang di Calendly, waktu lama dibatalkan dan waktu baru dibuat. Jika hal itu ditangani sebagai dua perubahan yang tidak terkait, pihak Mindbody akan mengalami pembatalan yang diikuti oleh janji temu baru, dan tautan ke pemesanan asli terputus. Catatan, jawaban saat wawancara awal, dan riwayat tidak ikut terbawa. Penyedia layanan melihat janji temu tanpa konteks di baliknya.

Bagaimana Cara Kerjanya?

CalendarConnect mengubah hubungan tersebut menjadi bentuk yang tepat. Calendly memiliki kendali atas pengalaman pemesanan publik. Mindbody memiliki kendali atas jadwal yang tercatat. Setiap pemesanan Calendly menjadi janji temu Mindbody yang terstruktur dengan benar dalam hitungan detik, dengan layanan, penyedia, lokasi, dan durasi yang tepat. Meja resepsionis berhenti menjadi tempat masuk kembali dan kembali menjadi meja resepsionis.

Penjadwalan ulang diperlakukan sebagai satu perubahan yang bersih. Ketika klien memindahkan janji temu mereka, janji temu Mindbody asli diperbarui di tempatnya dengan waktu baru, durasi baru, atau penyedia layanan baru. Riwayat tetap utuh. Jawaban pendaftaran tetap terlampir. Penyedia layanan membuka satu catatan, bukan pembatalan yang dipasangkan dengan pemesanan baru yang misterius.

Pembatalan ditangani secara real-time. Slot yang dibatalkan akan tersedia di Mindbody dalam hitungan detik, sehingga dapat dipesan ulang selagi hari masih panjang. Kebijakan pembatalan Anda juga dihormati: pembatalan terlambat dan ketidakhadiran akan ditandai sehingga Anda dapat menerapkan biaya Anda, dan klien yang memesan ulang dalam waktu 24 jam dapat dicocokkan dengan niat awal mereka. Untuk satu janji temu, semua ini tidak penting. Namun untuk 80 janji temu per minggu, ini sangat penting.

Apa yang Anda Siapkan

Pengaturannya singkat. Anda menghubungkan Calendly dan Mindbody, mencocokkan setiap jenis pemesanan Calendly dengan layanan Mindbody, kumpulan penyedia, dan lokasinya, serta mengaktifkan sinkronisasi pemesanan instan sehingga pemesanan baru diposting dalam hitungan detik, ditambah sinkronisasi penjadwalan ulang dan pembatalan sehingga perubahan mengalir tanpa duplikasi. Dari titik itu, resepsionis dapat menutup tab Calendly dan memperlakukan Mindbody sebagai satu-satunya jadwal.

Ada dua pengaturan yang perlu diperhatikan. Pertama, kurangi atau matikan email konfirmasi Calendly sehingga hanya konfirmasi Mindbody yang diterima klien, yang akan mengakhiri masalah konfirmasi ganda. Kedua, pastikan waktu jeda penyedia layanan Anda, yaitu waktu pembersihan antar janji temu, diatur di Mindbody dan dihormati oleh formulir Calendly, sehingga tidak ada sistem yang melakukan pemesanan berlebihan pada satu penyedia layanan.

Beberapa Situasi yang Patut Diketahui

Penyedia layanan sering mengubah ketersediaan mereka di tengah hari. Seorang penyedia memperpanjang jam kerjanya atau mengambil cuti sore, dan formulir Calendly langsung mencerminkan hal itu, sehingga klien tidak dapat memesan waktu di mana penyedia layanan sudah tidak lagi tersedia.

Jika penyedia layanan sakit secara mendadak, Anda dapat menandainya di Mindbody, dan janji temu yang bersumber dari Calendly untuk hari itu akan dibatalkan dengan pesan yang Anda pilih. Slot yang kosong tersebut dapat dipesan oleh penyedia layanan pengganti jika kebijakan Anda mengizinkannya.

Dan janji temu rutin, seperti perawatan wajah mingguan, sebaiknya diatur langsung di Mindbody. Calendly adalah alat yang tepat untuk pemesanan pertama dan janji temu sekali saja. Menggunakan setiap alat sesuai fungsinya akan menjaga keseluruhan pengalaman tetap lancar.

Apa Artinya Ini bagi Spa Anda?

Ambil contoh hipotetis. Sebuah spa medis dengan satu lokasi, lima terapis, dan sekitar 80 konsultasi per minggu melalui Calendly. Setelah menerapkan sinkronisasi waktu nyata, pemesanan ganda turun dari sekitar empat kali seminggu menjadi nol. Waktu yang dihabiskan resepsionis untuk memasukkan kembali pemesanan turun sekitar enam jam per minggu. Pembatalan di hari yang sama membebaskan slot yang dapat dipesan ulang dalam hitungan detik, bukan jam, sehingga kamar yang kosong terisi.

Kepuasan penyedia layanan meningkat dengan cara yang dirasakan oleh pemilik. Para penyedia layanan berhenti mengeluh tentang janji temu yang mendadak. Jadwal yang mereka lihat di pagi hari adalah jadwal yang sebenarnya mereka jalankan. Penyedia layanan baru lebih cepat beradaptasi, karena mereka hanya perlu mempelajari Mindbody, bukan Mindbody ditambah kebiasaan memeriksa kotak masuk notifikasi sebelum setiap shift. Seluruh operasional menjadi lebih sederhana, dan operasional yang lebih sederhana lebih mudah untuk dikembangkan.

Ingin melihat CalendarConnect Mindbody ke Calendly beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.