Mindbody dan Zoom: Rapat Zoom untuk Setiap Kelas, Tanpa Pengaturan Manual

Mengapa Kesibukan Pra-Kelas Diam-diam Membuat Tim Anda Kelelahan

Sebuah studio yoga hibrida menjalankan sekitar 35 kelas virtual per minggu. Setiap kelas membutuhkan rapat Zoom dengan host yang tepat, waktu yang tepat, nama kelas yang tepat, dan tautan bergabung yang dikirimkan kepada klien yang telah memesan sebelum kelas dimulai. Manajer studio menghabiskan sekitar sepuluh menit per kelas untuk menyiapkan semua itu secara manual. Itu berarti hampir enam jam waktu administrasi setiap minggu, selamanya, tanpa hasil apa pun selain rapat yang seharusnya tercipta dengan sendirinya.

Sistem ini juga rapuh. Manajer melewatkan kelas pada Selasa pagi yang sibuk, instruktur masuk pada pukul 6:55 pagi dan tidak ada pertemuan, dan klien menunggu ruangan yang tidak ada. Itu bisa berujung pada pengembalian dana dan klien yang mempertanyakan apakah program virtual Anda layak dipertahankan.

Ada juga biaya tersembunyi. Ketika jadwal pertemuan dibuat secara manual, penamaannya menjadi tidak konsisten. "Vinyasa jam 7 pagi" satu minggu, "Vinyasa flow jam 7 pagi" minggu berikutnya. Beberapa mencantumkan nama instruktur, beberapa tidak. Klien melihat pola yang berantakan dan improvisasi di kotak masuk mereka, dan studio mulai terasa kurang rapi, yang secara diam-diam mengurangi retensi klien.

Berapa Biaya Sebenarnya dari Proses Manual?

Biaya yang terlihat adalah enam jam seminggu. Biaya tersembunyi jauh lebih besar.

Setiap langkah manual adalah kesempatan untuk melupakan satu langkah. Pertemuan yang terlewat berarti kelas yang tidak dapat dimulai tepat waktu. Penjadwalan ulang yang tidak dimasukkan ke Zoom berarti klien muncul di tautan yang salah. Pergantian instruktur di menit terakhir berarti email yang menyebutkan nama orang yang salah. Tidak satu pun dari hal-hal ini yang dramatis secara individual, tetapi semuanya bertambah menjadi program virtual yang terasa tidak dapat diandalkan, dan ketidakandalan inilah yang menyebabkan klien berhenti memesan.

Lalu ada jebakan waktu yang tidak disukai siapa pun. Waktu lokal studio Anda, waktu pertemuan, dan waktu setiap klien membaca pengingat mereka harus selaras, dan waktu tersebut bergeser dua kali setahun saat jam berubah. Jika salah, klien akan menerima pengingat satu jam lebih awal selama dua minggu berturut-turut.

Bagaimana Cara Kerjanya Setelah Kelas Membuat Pertemuan Sendiri

ZoomConnect secara otomatis membuat rapat Zoom saat kelas dijadwalkan di Mindbody. Rapat tersebut memuat nama kelas, instruktur sebagai penyelenggara, dan waktu lokal yang tepat. Jika kelas dijadwal ulang, dibatalkan, atau dialihkan ke instruktur lain, rapat Zoom akan tetap berjalan secara otomatis.

Distribusi ditangani dengan cara yang sama. Klien yang telah memesan akan mendapatkan tautan bergabung sesuai jadwal yang Anda pilih: 24 jam sebelumnya, satu jam sebelumnya, atau keduanya. Klien yang memesan pada pukul 6:58 pagi untuk kelas pukul 7 pagi tetap akan langsung mendapatkan tautannya, begitu pula klien yang memesan ulang setelah pembatalan. Kasus-kasus menit terakhir itulah yang menyebabkan proses manual gagal, dan di sini semuanya berjalan dengan lancar.

Email berisi tautan tersebut menampilkan branding Anda, bukan undangan Zoom generik, sehingga apa pun yang sampai di kotak masuk klien akan terlihat seperti berasal dari studio Anda.

Rekaman dan Pergantian Instruktur, Ditangani

Dua sakit kepala yang sering kambuh hilang dengan pengaturan yang sama.

Rekaman: banyak studio merekam kelas virtual untuk klien yang tidak dapat hadir secara langsung. ZoomConnect dapat mengambil rekaman setelah kelas berakhir, melampirkannya ke catatan kelas, dan mengirimkannya melalui email kepada klien yang melewatkan sesi langsung. Instruktur tidak perlu lagi menggunakan Zoom setelah kelas, dan email "Saya ketinggalan, bisakah saya mendapatkan rekamannya?" tidak lagi berdatangan.

Pergantian instruktur: ketika seorang instruktur berhalangan hadir dan kelas dialihkan ke instruktur pengganti di Mindbody, ZoomConnect memperbarui penyelenggara rapat dan mengirim ulang email tautan dengan nama instruktur yang benar. Instruktur pengganti tidak perlu didaftarkan di akun Zoom Anda terlebih dahulu.

Menyiapkannya

Memulai penggunaannya hanya memerlukan pengaturan singkat dan sekali saja:

1. Hubungkan Mindbody dan Zoom di pengaturan ZoomConnect. Panduan akan memandu Anda melalui prosesnya.
2. Pilih jenis kelas mana yang mendapatkan tautan Zoom. Studio hibrida hanya menandai kelas virtual dan hibridanya.
3. Atur waktu pengingat sekali saja: 24 jam sebelumnya, satu jam sebelumnya, plus pengiriman langsung untuk siapa pun yang memesan dalam satu jam terakhir.
4. Pilih alamat pengirim dan branding agar email pendaftaran terlihat seperti email studio Anda.
5. Tentukan apa yang terjadi ketika kelas dibatalkan: hapus rapat Zoom sepenuhnya, atau biarkan dalam status dibatalkan sehingga Anda memiliki catatan. Sebagian besar studio menyimpan catatannya.
6. Tentukan pengaturan perekaman: apakah akan merekam kelas virtual secara otomatis dan mengirimkan tautannya kepada klien yang melewatkan sesi langsung.

Setelah itu, manajer studio berhenti menjadwalkan rapat Zoom. 35 kelas mingguan mendapatkan rapat, tautan, dan pengingat mereka tanpa ada yang menyentuh Zoom.

Seperti Apa Angka-angkanya Jika Diperlihatkan?

Pertimbangkan contoh ilustratif: sebuah studio yoga hibrida hipotetis di satu lokasi dengan sekitar 220 anggota yang menjalankan 35 kelas virtual per minggu.

• Manajer studio menghemat sekitar 5,5 jam per minggu, yaitu seluruh waktu persiapan.
• Kelas yang dimulai tanpa tautan Zoom yang berfungsi akan mengalami penurunan drastis dari satu atau dua kelas per bulan menjadi nol.
• Jumlah pengunjung yang memesan di menit-menit terakhir meningkat, karena pemesan pukul 06.58 mendapatkan tautan mereka segera dan benar-benar datang.

Beberapa bulan kemudian, efek retensi mulai terlihat. Tingkat ketidakhadiran virtual menurun karena pengingat konsisten dan email bermerek terasa profesional. Klien yang dulunya melewatkan kelas karena "tidak pernah menerima tautan" kehilangan alasan itu. Tingkat pengisian kelas virtual stabil dalam kisaran yang lebih ketat dan lebih mudah diprediksi, yang membuat penjadwalan lebih mudah dan membuat instruktur merasa kelas virtual mereka sepadan dengan usaha yang dilakukan. Angka-angka ini bersifat ilustratif, bukan hasil dari pelanggan sebenarnya.

Mengapa Hal Ini Penting bagi Studio Anda

• Apa pun yang tim Anda lakukan dengan cara yang sama setiap minggu secara manual adalah kandidat untuk dihilangkan. Enam jam seminggu sama dengan 300 jam setahun.
• Bagian tersulit bukanlah membuat satu pun rapat Zoom. Yang sulit adalah siklus hidupnya: penjadwalan ulang, pembatalan, pemesanan ulang, pemesanan mendadak, dan perubahan waktu. Mengotomatiskan semua itu adalah yang membuat program ini dapat diandalkan.
• Email dengan tautan bermerek bukanlah sekadar formalitas. Email tersebutlah yang membedakan email yang dipercaya klien dengan email yang masuk ke folder spam.

Cobalah

Penasaran bagaimana ini bisa diterapkan pada jadwal kelas Anda? Lihat halaman Aplikasi API.