Mindbody dan Zoom: Kehadiran Kelas Virtual yang Melacak Diri Sendiri

Mengapa Pelacakan Kehadiran Hybrid Gagal?

Sebuah studio pilates hibrida menjalankan kelas yang menggabungkan klien di studio dengan peserta Zoom. Instruktur memeriksa kehadiran klien di studio melalui iPad Mindbody. Peserta Zoom hadir dalam rapat, mengikuti kelas, dan kemudian pergi, dan tidak ada yang menandai kehadiran mereka di Mindbody. Hasilnya: laporan kehadiran salah, jumlah kunjungan tidak pernah dihitung, dan seorang klien yang mengikuti empat kelas virtual masih menunjukkan kesepuluh kunjungan di paketnya sebulan kemudian.

Pemilik biasanya baru mengetahuinya di akhir bulan, kemudian harus mengisi puluhan catatan kehadiran dengan mencocokkan log Zoom dengan pemesanan Mindbody. Itu adalah pekerjaan yang membosankan selama berjam-jam, dan artinya pendapatan yang seharusnya sudah dia kumpulkan telah tertahan selama berminggu-minggu.

Kesenjangan ini juga merusak pemasaran Anda. Klien yang menghadiri empat kelas virtual tetapi tercatat tidak hadir sama sekali, bagi email otomatis Anda, akan terlihat seperti anggota yang sudah lama tidak aktif dan akan berhenti berlangganan. Jadi, sistem Anda meluncurkan kampanye untuk menarik kembali pelanggan yang telah hadir secara teratur selama ini. Dia merasa bingung, dan anggota yang menerima email yang tidak relevan akan mengabaikan semuanya.

Berapa Biaya Sebenarnya yang Ditimbulkan oleh Kesenjangan Kehadiran?

Kerugian yang jelas terlihat adalah hilangnya pendapatan. Setiap kelas virtual yang tidak mengurangi paket langganan adalah kelas yang secara efektif diikuti klien secara gratis, dan selama sebulan kelas hybrid, jumlah tersebut akan menjadi uang nyata.

Biaya yang kurang terlihat adalah kepercayaan, baik dari pihak yang satu maupun yang lain. Laporan Anda berhenti mencerminkan kenyataan, sehingga Anda tidak dapat membuat keputusan yang tepat tentang kelas mana yang akan tetap ada dalam jadwal. Dan anggota Anda akan menyadari ketika jumlah kunjungan tersisa mereka tidak sesuai dengan yang mereka ingat, yang mengubah pengecekan sederhana di meja depan menjadi negosiasi yang canggung. Data kehadiran yang buruk bukanlah masalah kerapian. Ini adalah masalah pendapatan dan masalah hubungan.

Bagaimana Cara Kerjanya Setelah Absensi Berjalan Sendiri

ZoomConnect memberikan setiap klien yang telah memesan tautan bergabung unik yang terhubung dengan pemesanan Mindbody spesifik mereka. Ketika klien bergabung dengan kelas, sistem tahu persis siapa mereka, karena tautan tersebut mengidentifikasi mereka. Setelah kelas, ZoomConnect secara otomatis menandai klien tersebut hadir di Mindbody dan menghitung mundur jumlah sesi mereka. Siklus ini berulang dengan sendirinya, setiap kelas, tanpa upaya instruktur.

Karena setiap tautan hanya milik satu orang, sistem ini juga mencegah satu klien untuk meneruskan tautannya kepada teman. Tautan tersebut hanya berfungsi pada satu perangkat dalam satu waktu. Jika dia bergabung dari ponselnya dan orang lain mencoba tautan yang sama di laptop, upaya kedua akan ditolak. Pendapatan kelas virtual Anda tetap terlindungi tanpa perlu diawasi oleh instruktur.

Peserta yang bergabung terlambat ditangani dengan aturan yang Anda tetapkan, bukan berdasarkan penilaian instruktur pada saat itu. Klien yang bergabung 12 menit setelah kelas dimulai (60 menit) mungkin masih dianggap hadir. Seseorang yang bergabung 5 menit terakhir mungkin sebaiknya tidak dianggap hadir. Anda menetapkan ambang batas sekali, per jenis kelas, dan itu berlaku secara konsisten untuk setiap kelas.

Pembatalan juga ditangani. Jika klien membatalkan sesaat sebelum kelas dimulai, tautannya akan berhenti berfungsi dan klien yang berada dalam daftar tunggu akan dipromosikan dengan tautannya sendiri. Kemudian, daftar hadir akan dicocokkan dengan siapa yang benar-benar hadir, bukan siapa yang awalnya memesan, yang merupakan sumber sebagian besar masalah rekonsiliasi.

Menyiapkannya

Pengaturannya singkat:

1. Aktifkan fitur tautan unik di ZoomConnect. Secara default, setiap tautan hanya berfungsi pada satu perangkat.
2. Jalankan kelas hybrid seperti biasa. Klien yang hadir di studio melakukan check-in melalui iPad. Klien virtual mengklik tautan di email pengingat mereka.
3. Setelah kelas berakhir, ZoomConnect menandai setiap peserta virtual yang hadir di Mindbody dan menghitung mundur paket mereka.
4. Tetapkan ambang batas kehadiran per jenis kelas. Secara default, klien dianggap hadir jika mereka bergabung dalam 20 menit pertama dan bertahan setidaknya selama 15 menit. Kelas ekspres 30 menit mungkin memerlukan aturan yang lebih ketat, sedangkan lokakarya 90 menit memerlukan aturan yang lebih longgar.
5. Tinjau laporan minggu pertama dan bandingkan dengan catatan manual yang Anda simpan, dan sesuaikan ambang batas jika diperlukan.

Setelah itu, laporan akhir bulan tersebut sesuai dengan kenyataan, karena memang sudah sesuai sejak awal.

Beberapa Kasus Nyata

Koneksi terputus: WiFi klien terputus dan dia terhubung kembali melalui ponselnya. Sistem mengenali itu sebagai orang yang sama dan menghitungnya sekali, tanpa kehilangan data kehadiran atau menghitungnya dua kali.

Pengawasan bersama antar anggota rumah tangga: jika dua orang menonton dari satu pemesanan berbayar, kehadiran akan tercatat sebagai klien yang membayar. Jika Anda ingin mengizinkan pasangan dari rumah tangga yang sama untuk menonton dengan biaya tambahan kecil, itu dapat dikonfigurasi.

Pembatalan terlambat: pembatalan dalam jangka waktu tanpa pembatalan Anda akan dicatat sebagai pembatalan terlambat, bukan ketidakhadiran dan bukan kehadiran, sehingga laporan Anda dan biaya pembatalan terlambat tetap akurat.

Seperti Apa Angka-angkanya Jika Diperlihatkan?

Pertimbangkan contoh ilustratif: sebuah studio pilates hibrida hipotetis yang menjalankan 22 kelas campuran per minggu, dengan sekitar 40 persen peserta mengikuti kelas secara virtual.

• Tingkat kehadiran virtual meningkat dari sekitar 78 persen menjadi sekitar 99 persen.
• Pendapatan paket yang dipulihkan, yaitu kunjungan yang dihadiri tetapi tidak pernah dihitung mundur, berjumlah sekitar $1.400 pada bulan pertama, kemudian tetap nol kebocoran ke depannya.
• Waktu yang dicatat pemilik pada rekonsiliasi kehadiran akhir bulan turun menjadi nol.

Ada keuntungan pengalaman anggota yang patut disebutkan. Anggota percaya bahwa kunjungan mereka dihitung dengan benar karena catatan studio sesuai dengan apa yang mereka ingat. Percakapan "berapa banyak kunjungan yang tersisa" berhenti menjadi negosiasi dan menjadi konfirmasi sederhana. Angka-angka ini bersifat ilustratif, bukan hasil nyata dari pelanggan.

Mengapa Hal Ini Penting bagi Keuntungan Anda

• Kebocoran pendapatan dari paket yang tidak pernah berkurang tidak terlihat sampai Anda memeriksanya. Sebagian besar studio hybrid mengalami kebocoran pendapatan dan tidak menyadari seberapa besarnya.
• Satu perangkat per tautan bukanlah tentang menghukum anggota. Ini adalah standar dasar untuk melindungi pendapatan yang seharusnya dihasilkan dari kelas virtual Anda.
• Data kehadiran yang akurat menghasilkan pemasaran yang akurat. Ketika catatan Anda mencerminkan kenyataan, email untuk menarik kembali anggota baru akan menjangkau orang yang tepat dan anggota Anda akan terus mempercayai pesan Anda.

Cobalah

Penasaran bagaimana cara kerjanya untuk kelas hybrid Anda? Lihat halaman Aplikasi API.