Cliniko dan HubSpot: Pelaporan Praktisi dan Lokasi untuk Klinik Multidisiplin

Begitu sebuah klinik memiliki lebih dari selusin praktisi dari berbagai disiplin ilmu, jawaban atas pertanyaan "siapa yang melakukan pekerjaan" tidak lagi bisa dihitung secara acak. Pertanyaan yang sama diajukan setiap minggu oleh manajer praktik, setiap bulan oleh COO, dan setiap triwulan oleh dewan direksi, dan jawabannya seharusnya tidak memerlukan pembuatan spreadsheet baru setiap kali.

Ambil contoh ilustratif: Harbourview Allied Health Collective, sebuah operasi hipotetis dengan 4 lokasi dan 22 praktisi di bidang fisioterapi, terapi okupasi, dietetika, dan fisiologi olahraga. Manajer praktik tidak dapat dengan mudah menjawab pertanyaan lintas disiplin yang sederhana. Berapa banyak pasien yang dirujuk fisioterapi ke dietetika dalam sebulan? Praktisi mana yang memiliki tingkat pemesanan ulang tertinggi? Kalender lokasi mana yang menurunkan rata-rata jaringan? Setiap pertanyaan membutuhkan ekspor baru, pivot baru, dan putaran pencocokan pasien secara manual.

Pertanyaan-pertanyaan yang sebenarnya perlu dijawab oleh klinik multidisiplin.

Klinik dengan 22 praktisi beroperasi seperti jaringan kecil, bukan praktik tunggal. Kepemimpinan membutuhkan jawaban seperti:

• Praktisi mana yang beroperasi dengan kapasitas penuh, dan mana yang beroperasi jauh di bawah kapasitas penuh?
• Kombinasi disiplin ilmu mana yang menghasilkan rujukan internal terbanyak (fisioterapi ke dietetika, terapi okupasi ke fisiologi olahraga)?
• Lokasi mana yang menghasilkan nilai seumur hidup tertinggi per pasien baru, dan mengapa?
• Praktisi mana yang paling mahir mengubah penilaian awal menjadi rencana perawatan berkelanjutan?

Semua data ini tidak akan bertahan jika hanya diekspor dalam bentuk spreadsheet biasa. Data tersebut membutuhkan keterkaitan antara setiap pasien, janji temu, praktisi, lokasi, dan rencana perawatan agar Anda dapat mengolah angka-angka tersebut dengan leluasa.

Biaya yang Anda keluarkan untuk proses pelaporan manual

Laporan bawaan Cliniko menjawab hal-hal mendasar, pendapatan per praktisi, janji temu per hari, tetapi laporan tersebut tidak dapat menghubungkan titik-titik yang dibutuhkan oleh pelaporan lintas disiplin. Alat pelaporan yang didasarkan pada ekspor data usang kehilangan tautan rujukan antar pasien dan membutuhkan analis untuk terus memperbaruinya. Spreadsheet yang disalin mungkin baik untuk 6 praktisi, tetapi tidak mungkin untuk 22 praktisi. Akibatnya, manajer praktik terus membangun kembali laporan secara manual, COO menunggu berhari-hari untuk mendapatkan jawaban, dan keputusan dibuat berdasarkan informasi yang tidak lengkap.

Cara kerja pelaporan otomatis

Saat CRMConnect menghubungkan Cliniko ke HubSpot, janji temu, pasien, faktur, praktisi, lokasi, dan rencana perawatan Anda semuanya menjadi blok bangunan pelaporan yang secara otomatis tetap mutakhir, dengan hubungan antar mereka tetap utuh. Setiap janji temu sudah mencantumkan praktisi dan lokasinya, sehingga Anda dapat memecah laporan berdasarkan salah satunya tanpa pekerjaan tambahan. Dan karena catatan pasien tetap terhubung di seluruh jaringan, Anda tetap mempertahankan alur rujukan bahkan ketika seorang pasien menemui beberapa praktisi di berbagai disiplin ilmu.

Berikut adalah laporan yang dapat Anda buktikan kebenarannya:

Kinerja praktisi. Untuk setiap praktisi: jumlah janji temu yang datang dalam 30 hari terakhir, tingkat ketidakhadiran, tingkat pemesanan ulang (persentase janji temu yang datang yang menghasilkan pemesanan lain dalam 28 hari), dan nilai rata-rata janji temu.

Kinerja lokasi. Untuk setiap lokasi: seberapa penuh jadwal dibandingkan dengan jam praktik yang tersedia, pasien baru yang diperoleh dalam periode tersebut, dan nilai rata-rata seumur hidup pasien di lokasi tersebut.

Rujukan internal. Identifikasi pasien yang memiliki janji temu di lebih dari satu disiplin ilmu, dan kelompokkan berdasarkan dari mana rujukan berasal dan ke mana rujukan tersebut ditujukan. Laporan ini akan memberi tahu Anda apakah model multidisiplin Anda benar-benar multidisiplin, atau hanya praktik tunggal yang berbagi atap.

Akses dibatasi berdasarkan lokasi. Setiap manajer klinik hanya menangani pasien dan aktivitas mereka sendiri, sementara COO menangani seluruh jaringan. Lokasi yang tertera pada setiap janji temu adalah yang membuat pemisahan tersebut jelas dan dapat ditegakkan.

Apa yang biasanya Anda temukan

Klinik yang sesuai dengan profil Harbourview biasanya menemukan, dalam bulan pertama, bahwa dua atau tiga praktisi beroperasi pada kapasitas 95 persen sementara dua lainnya berada di bawah 55 persen, bahwa satu lokasi menyumbang 80 persen dari semua rujukan internal fisioterapi ke ahli diet sementara tiga lokasi lainnya mendekati nol, dan bahwa lokasi dengan nilai seumur hidup tertinggi bukanlah lokasi dengan pengeluaran pemasaran terbesar. Masing-masing hal tersebut merupakan keputusan yang menunggu untuk dibuat. Laporan tetap mutakhir dengan sendirinya, direktur operasional berhenti meminta "spreadsheet," dan pelaporan dewan triwulanan hanya membutuhkan waktu 20 menit, bukan dua hari.

Bagaimana cara menggunakan pelaporan praktisi secara adil?

Jumlah praktisi adalah alat manajemen, bukan papan skor publik. Ada dua hal yang perlu diperhatikan:

• Jangan jadikan volume janji temu sebagai papan peringkat yang diposting di obrolan staf. Disiplin ilmu yang berbeda memiliki durasi janji temu yang berbeda dan kompleksitas kasus yang berbeda. Penilaian fisioterapi panggul selama 75 menit bukanlah unit kerja yang sama dengan tindak lanjut selama 20 menit.
• Jangan memasukkan detail klinis (catatan kasus, diagnosis, spesifikasi pengobatan) ke dalam dasbor manajemen. Struktur rencana perawatan seperti batasan sesi dan pencapaian penting bersifat operasional dan boleh dilaporkan. Narasi klinis tetap berada di Cliniko.

Mengapa hal ini penting bagi klinik Anda

Ketika Anda berurusan dengan lebih dari selusin praktisi, intuisi saja tidak cukup dan laporan manual tidak lagi cukup cepat. Pelaporan praktisi langsung, lokasi, dan rujukan internal mengubah pertanyaan "siapa yang berkinerja baik" menjadi pertanyaan yang dapat Anda jawab dalam hitungan detik, berdasarkan angka nyata, setiap kali pertanyaan itu diajukan. Laporan rujukan internal khususnya adalah laporan yang paling jarang dibuat oleh klinik multidisiplin, padahal laporan inilah yang memberi tahu Anda apakah model Anda benar-benar berfungsi.

Ingin melihat CRMConnect Cliniko ke HubSpot beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.