Cliniko dan HubSpot: Prakiraan Pendapatan yang Dapat Dipercaya oleh Klinik Kedokteran Olahraga

Ada saatnya di setiap klinik yang sedang berkembang ketika spreadsheet perkiraan Senin pagi berhenti menjadi alat dan malah menjadi beban. Pemilik atau pimpinan keuangan menyusunnya kembali secara manual. Para praktisi tidak sinkron dengan apa yang tertulis di dalamnya. Pimpinan berdebat tentang angka yang salah karena angka yang benar sudah ketinggalan empat hari. Keputusan dibuat berdasarkan insting.

Ambil contoh ilustratif. Northpoint Sports Medicine adalah klinik hipotetis dengan volume pasien tinggi, memiliki 8 praktisi dan pendapatan tahunan sekitar $2,4 juta. Penagihan dilakukan di Cliniko. Peramalan dan dasbor berada di HubSpot. Setiap hari Senin, pimpinan keuangan mengekspor keduanya, menggabungkannya dalam spreadsheet, membuat tampilan 30/60/90 hari, dan mengirimkannya melalui email. Pada hari Rabu, angka-angka tersebut salah. Pada hari Jumat, tidak ada yang mempercayainya lagi.

Mengapa solusi umum tidak berhasil?

Saran standar dalam situasi ini adalah menempatkan perangkat lunak akuntansi, Xero atau QuickBooks, di antara Cliniko dan HubSpot, dan membuat perkiraan di atasnya. Itu berhasil untuk keperluan pajak. Namun, itu tidak berhasil untuk mengelola bisnis, karena catatan akuntansi mencatat apa yang sudah ditagih atau dikumpulkan, bukan apa yang ada di kalender. Pada saat pendapatan masuk ke sistem akuntansi, kesempatan untuk melakukan sesuatu telah hilang.

Pendekatan umum lainnya adalah dasbor pelaporan terpisah yang dibangun dari data Cliniko. Itu memberi pimpinan grafik yang bagus tetapi tidak ada tempat untuk bertindak. HubSpot adalah tempat aktivitas pasien, pemasaran, dan prospek Anda sebenarnya berada. Memisahkan perkiraan ke dalam sistem kedua hanya menciptakan dua set angka yang tidak sepenuhnya dipercaya oleh siapa pun.

Beginilah cara kerjanya jika Cliniko dan HubSpot tetap selaras.

CRMConnect Cliniko ke HubSpot secara otomatis menyelaraskan janji temu dan faktur Anda dengan HubSpot, sebagai dua aliran terpisah. Janji temu adalah indikator utama Anda: janji temu menunjukkan pendapatan yang ada di kalender. Faktur adalah pendapatan yang telah dikonfirmasi: faktur menunjukkan apa yang telah ditagih, dibayar, atau dihapus. Gabungkan keduanya dan Anda mendapatkan perkiraan 30/60/90 yang nyata yang diperbarui setiap kali ada perubahan di Cliniko, bukan setiap kali seseorang membuka spreadsheet.

Inilah yang akan Anda dapatkan:

• Setiap faktur Cliniko muncul di HubSpot dengan tanggal penerbitan, status, jumlah bersih, pajak, total, diskon apa pun, dan nama pasien, sehingga pendapatan yang dikonfirmasi selalu terkini.
• Setiap janji temu Cliniko ditampilkan beserta tanggal, praktisi, lokasi klinik, jenis, dan nilai yang diharapkan, sehingga Anda dapat melihat pendapatan yang dipesan terus bertambah di kalender.
• Rincian rencana perawatan setiap pasien, seperti batasan sesi dan kapasitas yang tersisa, juga terlihat, yang mencegah penghitungan ganda pasien yang polis asuransinya akan segera habis.

Dari situ, perkiraan 30/60/90 menjadi jumlah dari tiga hal: pendapatan yang sudah dibayarkan dalam periode tersebut, pendapatan yang sudah ditagih dan masih dalam proses penagihan dalam periode tersebut, dan janji temu yang sudah dipesan dalam periode tersebut yang disesuaikan dengan rasio kedatangan-ke-penagihan historis Anda. Anda dapat membaginya berdasarkan praktisi dan lini layanan, penilaian awal, tindak lanjut, blok perawatan, kunjungan paket, dan melihat pergerakannya dibandingkan perkiraan dari minggu ke minggu. Dan karena setiap catatan pasien memuat kampanye yang membawa mereka, Anda akhirnya dapat menghasilkan laporan pengembalian pemasaran yang sebenarnya: pengeluaran iklan masuk, pendapatan yang ditagih keluar.

Seperti apa angka-angka tersebut biasanya terlihat?

Klinik yang sesuai dengan profil Northpoint biasanya melihat peningkatan akurasi perkiraan dari angka dasar spreadsheet sebesar 75 hingga 80 persen menjadi angka di atas 90 persen setelah janji temu dan faktur mulai masuk. Angka-angka ini bersifat ilustratif, tetapi polanya tetap berlaku.

Yang lebih penting daripada akurasi adalah ketepatan waktu. Prakiraan diperbarui sepanjang minggu, sehingga pimpinan berhenti berdebat tentang angka-angka Senin lalu dan mulai bertindak pada Kamis pagi. Pimpinan keuangan menghemat empat hingga enam jam per minggu yang sebelumnya digunakan untuk penyusunan ulang manual. Dan percakapan tentang pengembalian investasi pemasaran akhirnya menggunakan pendapatan yang ditagih sebagai ukuran, bukan pengisian formulir.

Paket perawatan berkala tanpa penghitungan ganda

Kedokteran olahraga banyak menjual paket kunjungan ganda: paket 6 sesi perawatan, program kembali berolahraga selama 12 minggu, dan blok rehabilitasi pasca operasi. Karena detail rencana perawatan setiap pasien, termasuk batasan sesi dan kapasitas yang tersisa, terlihat di HubSpot, perkiraan dapat mengenali pendapatan paket saat benar-benar ditagih, biasanya di muka, dan menghindari perkiraan pendapatan sesi di masa mendatang yang telah dibayar. Tanpa visibilitas rencana perawatan tersebut, pasien paket cenderung dihitung dua kali, sekali saat penjualan dan sekali lagi pada setiap sesi yang dipesan.

Mengapa hal ini penting bagi praktik Anda

Prakiraan yang dapat diandalkan adalah gabungan dari dua hal: janji temu yang telah dipesan sebagai indikator utama, dan faktur sebagai pendapatan yang telah dikonfirmasi, dengan kapasitas rencana perawatan setiap pasien bertindak sebagai pengecekan kewarasan. Pastikan ketiga hal tersebut berjalan lancar sebelum Anda mengkhawatirkan dasbor.

Spreadsheet tidak lambat karena spreadsheet itu buruk. Spreadsheet lambat karena membutuhkan seseorang untuk memperbaruinya. Pindahkan proses pembaruan itu ke dalam integrasi dan ritual hari Senin akan hilang. Dan percakapan tentang pengembalian investasi pemasaran hanya menjadi serius ketika ukuran keberhasilannya adalah pendapatan yang ditagihkan, bukan pengisian formulir.

Ingin melihat CRMConnect Cliniko ke HubSpot beraksi? Lihat halaman Aplikasi API.