Report trimestrali più rapidi per il consiglio di amministrazione del fondo di dotazione grazie a DonorPerfect e Keap.

La rendicontazione delle borse di studio finanziate da donazioni è l'attività più impegnativa nella raccolta fondi per le borse di studio, e quasi nessuna parte del lavoro richiede una vera riflessione. Un addetto allo sviluppo impiega due giorni interi ogni trimestre per estrarre i totali delle donazioni per fondo, confrontarli manualmente con i dati di coinvolgimento provenienti da un altro sistema, formattare un foglio per ogni borsa di studio e inviare i PDF via e-mail ai presidenti dei comitati. Tredici settimane dopo, ricomincia tutto da capo.

Il vostro consiglio di amministrazione non ha bisogno che il lavoro sia difficile. Ha bisogno che i numeri siano corretti. Il motivo per cui è difficile è semplice: un sistema sa quanto hanno donato le persone e a quale fondo, mentre un altro sistema sa cosa hanno letto, aperto e a cosa hanno partecipato. Unire manualmente questi due dati ogni trimestre è il vero collo di bottiglia.

Quanto costa davvero un quarto di dollaro manuale

Due giornate di lavoro di personale qualificato, quattro volte all'anno, equivalgono a sedici giornate lavorative all'anno dedicate al copia-incolla. Si tratta di tempo che il vostro collaboratore addetto allo sviluppo non impiega in chiamate ai donatori, visite di fidelizzazione o attività di costruzione di relazioni che contribuiscono effettivamente alla crescita del fondo.

È anche un sistema fragile. Ogni report viene ricostruito manualmente, il che significa che ogni report rappresenta una nuova opportunità per trasporre un numero, archiviare in modo errato una donazione o incollare la cifra del trimestre precedente nel foglio di calcolo di questo trimestre. Le borse di studio finanziate da donazioni sono soggette a clausole restrittive legali che devono essere riportate correttamente in ogni report. Un report di gestione che riporta in modo errato una restrizione non è un problema di bilancio, bensì un problema di conformità, e questi problemi possono stroncare una carriera.

C'è anche un costo legato ai tempi. I comitati di gestione del patrimonio si riuniscono spesso verso la fine del trimestre, quando le ultime due settimane sono le più importanti: la donazione di un grande benefattore, una promessa di donazione in memoria di una persona cara, la visita di controllo del presidente del consiglio di amministrazione. Un rapporto basato sui dati della settimana precedente semplicemente non riflette la situazione attuale del fondo.

Un modo migliore per preparare il rapporto

CRMConnect collega DonorPerfect a Keap, in modo che le informazioni sui fondi e il coinvolgimento dei donatori siano coesistiti, nello stesso record del donatore, e vengano aggiornati automaticamente.

Ogni donazione include automaticamente la sua destinazione d'uso, le restrizioni e lo scopo. Ciascuna delle tue borse di studio istituite tramite donazione diventa una categoria chiara e selezionabile, anziché una nota a testo libero. La cronologia delle donazioni per donatore e per fondo è visualizzata accanto al quadro di coinvolgimento che Keap già traccia: aperture di email, clic, partecipazione agli eventi. Poiché entrambe le parti della storia del donatore sono centralizzate, l'unione trimestrale che prima eseguivi manualmente è già stata effettuata.

Come funziona per il tuo team

Ecco un esempio concreto: il Summit Scholars Fund, un fondo di borse di studio universitario con 38 borse di studio finanziate da una dotazione permanente e 5.200 donatori tra gli ex-alunni. Di seguito, il resoconto in termini semplici.

Ogni borsa di studio ha una propria schermata dedicata: tutti i donatori di quel fondo, le loro donazioni totali, la data dell'ultima donazione, il loro impegno più recente e la loro ultima partecipazione a un evento, tutto in un'unica schermata. Le clausole legali relative a quella borsa di studio sono incluse nella schermata, in modo che i presidenti del comitato possano visualizzarne il contesto senza doverle cercare.

Un elenco separato tiene traccia dei principali donatori di ciascun fondo in base al tempo trascorso dall'ultima volta che hanno interagito. Chiunque non si faccia sentire per 90 giorni fa scattare un'attività per il responsabile dello sviluppo assegnato, in modo che un eventuale raffreddamento del rapporto venga individuato nel giro di poche settimane, anziché alla successiva riunione trimestrale.

Quando arriva il giorno della consegna del report, il collaboratore addetto allo sviluppo apre ogni vista salvata, la esporta e la invia. Il tempo di preparazione si riduce da sedici ore a tre o quattro.

Cosa significa questo per la tua raccolta fondi

Risultati rappresentativi ottenuti da fondi di borse di studio analoghi dopo l'adozione di questo approccio:

• Il tempo dedicato alla preparazione dei report trimestrali si riduce da circa sedici ore a circa quattro, con una diminuzione del 75%.
• I presidenti delle commissioni segnalano un livello di soddisfazione più elevato, perché per la prima volta ogni rapporto sulle borse di studio include il contesto dell'impegno, e non solo gli importi erogati.
• Grazie alla lista di sorveglianza che prevede un periodo di silenzio di 90 giorni, i rapporti con i principali donatori che si raffreddano vengono monitorati nel giro di poche settimane anziché di tre mesi.
• La revisione annuale della conformità diventa più rapida, perché il linguaggio relativo alle restrizioni viene memorizzato in modo coerente anziché essere nascosto all'interno di testi descrittivi.
• Le storie relative a ciascuna borsa di studio, scritte dai vostri responsabili dello sviluppo, migliorano perché i dati sulle donazioni e quelli sul coinvolgimento sono visualizzati fianco a fianco in un'unica schermata, anziché in una cartella di file esportati.

Un'onesta precisazione: questo non elimina la revisione trimestrale del collaboratore addetto allo sviluppo. Una persona deve comunque leggere i dati e redigere la relazione. Ciò che scompare è la gestione dei fogli di calcolo, non la capacità di giudizio. I fondi che si aspettavano che questo sistema sostituisse una figura professionale sono rimasti delusi; quelli che si aspettavano che liberasse quella persona per dedicarsi maggiormente alle chiamate ai donatori e meno a Excel sono rimasti soddisfatti.

La gestione responsabile delle risorse e la tutela della privacy meritano attenzione. I beneficiari delle borse di studio hanno aspettative di privacy diverse rispetto ai donatori. L'inserimento delle storie dei beneficiari nei report dovrebbe sempre avvenire con il consenso esplicito del beneficiario, con il diritto di revocarlo in qualsiasi momento. Molte università hanno politiche specifiche su quali informazioni possono essere condivise con i donatori e i membri del comitato, e i dati dei beneficiari dovrebbero essere esclusi dalla visualizzazione da parte del comitato, a meno che tali politiche non lo consentano.

Cosa mantenere umano

La tentazione è quella di puntare a un report completamente automatizzato. Resisti. Automatizza i dati numerici, i riepiloghi delle attività, le visualizzazioni per singola borsa di studio, le watchlist. Lascia il commento narrativo, la parte che spiega perché una borsa di studio sta ottenendo risultati superiori alle aspettative e un'altra è sottofinanziata, al tuo collaboratore per lo sviluppo. Un presidente del consiglio di amministrazione è in grado di distinguere tra dati contestualizzati e dati privi di contesto entro i primi trenta secondi dall'apertura del report.

Anche la raccomandazione sulla gestione dei donatori deve rimanere personale. La lista di monitoraggio dei donatori inattivi per 90 giorni è un indicatore, non una decisione. Il passo successivo più appropriato per un donatore importante che non si fa sentire dipende da fattori che un report non può rilevare: una perdita recente, un cambiamento di vita noto, una preferenza temporale precedentemente discussa. Questa decisione spetta al responsabile dello sviluppo, non al sistema di monitoraggio.

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