Attribuzione delle donazioni peer-to-peer con DonorPerfect e Keap

Una raccolta fondi peer-to-peer è un'ondata improvvisa. Una corsa di 5 km nel fine settimana porta da 300 a 800 donazioni in 48 ore, ognuna legata a uno specifico capitano di squadra, a un canale specifico (una storia di Instagram, un messaggio di gruppo, l'email del capitano) e a un appello specifico. Entro lunedì mattina, dovresti essere in grado di vedere esattamente da dove proviene ogni donazione. In pratica, ti ritrovi con una pila di record etichettati solo a metà e un addetto allo sviluppo che crea una tabella pivot da un'esportazione.

Il volume non è il problema. Il problema è che tutto ciò che serve per attribuire una donazione – la campagna, l'appello, il responsabile, il canale – viene registrato in un sistema, mentre il follow-up con il donatore risiede in un altro. Quando questi due sistemi non sono collegati, l'attribuzione si interrompe nel momento stesso in cui viene registrata una donazione.

Quanto ti costa un'attribuzione approssimativa

Quando non si riesce a distinguere quale capitano abbia guidato quale dono, tre cose ne risentono.

Non si possono ringraziare i donatori in modo adeguato. Un donatore che ha donato perché glielo ha chiesto il vicino dovrebbe ricevere un ringraziamento, e in tempi brevi, con la voce del vicino stesso. Se si perde il contatto con il responsabile, ogni ringraziamento sembrerà provenire da uno sconosciuto.

Non è possibile gestire la classifica come i capitani si aspettano. I capitani che aggiornano la propria posizione ogni 30 minuti durante la corsa di sabato si accorgeranno se stanno guardando i numeri di ieri. I capitani che si sentono ignorati durante il loro evento sono molto meno propensi a tornare l'anno prossimo, e reclutare e formare nuovi capitani è uno dei costi ricorrenti più elevati nel fundraising peer-to-peer.

E non si può imparare nulla. Senza dati precisi sui canali, "pensiamo che Instagram abbia funzionato" è la migliore conclusione a cui si possa arrivare dopo un evento, il che significa che la formazione per l'anno prossimo è solo un'ipotesi.

Un modo migliore per tenere traccia di ogni regalo

CRMConnect collega DonorPerfect a Keap, in modo che i dettagli relativi a campagna, appello, canale e responsabile del team per ogni donazione vengano trasferiti automaticamente e arrivino in tempo utile.

Ogni capitano diventa una categoria utilizzabile nei report e nelle email di ringraziamento. I nuovi capitani aggiunti prima dell'evento vengono visualizzati automaticamente, senza bisogno di reinserirli. Le donazioni vengono trasferite in pochi minuti durante il weekend dell'evento, mantenendo la classifica sempre aggiornata. Al termine dell'evento, i totali finali per ciascun capitano vengono reimportati in DonorPerfect, garantendo un report annuale preciso e senza necessità di una seconda riconciliazione.

Come funziona per il tuo team

Immaginate la Patriot Bridge Veterans Foundation, un'organizzazione nazionale no-profit di supporto ai veterani che gestisce un programma virtuale di oltre 5 km basato sul supporto tra pari. Ecco l'approccio spiegato in modo semplice.

Prima dell'evento, si definisce uno schema di denominazione chiaro in modo che ogni donazione possa essere ricondotta a una campagna, a un canale e a un responsabile. Durante l'evento, questi dettagli vengono automaticamente associati a ciascuna donazione.

I capitani visualizzano una classifica in tempo reale su un link condiviso, che si aggiorna ogni pochi minuti durante il fine settimana. Ogni donazione attiva un ringraziamento personalizzato che menziona il capitano: "John ha raccolto questa somma per la nostra squadra. Ecco perché il tuo supporto è importante". Una visualizzazione per canale mostra se i social media, le e-mail o i messaggi di gruppo hanno generato la maggior parte delle donazioni per ciascun capitano, e questo dato diventa la base per la preparazione all'evento dell'anno successivo.

Al termine dell'evento, i totali finali per ciascun capitano vengono riscritti in modo che il rapporto annuale venga generato direttamente da DonorPerfect senza ulteriori verifiche.

Cosa significa questo per la tua raccolta fondi

Risultati rappresentativi di programmi nazionali di scambio tra pari analoghi, dopo l'adozione di questo approccio:

• La classifica dei capitani, che inizialmente veniva aggiornata il lunedì mattina, viene visualizzata in tempo reale e si aggiorna ogni pochi minuti durante l'evento.
• L'analisi dei canali passa da "pensiamo che Instagram abbia funzionato" a "Instagram ha generato una donazione media di 42 dollari, mentre i messaggi di gruppo ne hanno generati 68, quindi il prossimo anno concentriamoci sui messaggi di gruppo".
• Il tempo necessario per inviare un ringraziamento a ciascun capitano si riduce da "entro una settimana" a meno di 15 minuti dal momento in cui viene pubblicato un regalo.
• In genere, la percentuale di capitani che rimangono in gara per l'anno successivo aumenta del 15-25%, perché i capitani vedono riconoscimenti in tempo reale e ricevono report post-evento personalizzati.
• I tempi di elaborazione del report annuale si riducono da diverse settimane di riconciliazione a un'esportazione in giornata, perché l'attribuzione finale è presente in modo chiaro e preciso in DonorPerfect non appena l'evento si conclude.

Un avvertimento sincero: questo non può risolvere le cattive abitudini nella compilazione del modulo di donazione. Se i responsabili condividono link generici invece dei propri link personalizzati, l'attribuzione non funziona comunque. Prima formate i responsabili, poi mettete a punto il resto.

Un secondo avvertimento: una classifica in tempo reale può creare una competizione malsana se non è ben strutturata. Alcune organizzazioni hanno visto capitani esaurirsi nella corsa al primo posto, con conseguenze negative sul reclutamento dell'anno successivo. È importante impostare la classifica in base al contributo del team e alla crescita personale, non alla posizione individuale, altrimenti il costo a lungo termine potrebbe superare i benefici a breve termine.

La privacy dei donatori rimane valida. I capitani dovrebbero visualizzare i conteggi e i totali aggregati per la loro squadra, non l'identità dei singoli donatori, a meno che questi ultimi non abbiano scelto di essere visibili. I capitani non hanno bisogno di sapere quale dei loro contatti personali ha donato 500 dollari e quale 50.

La settimana successiva all'evento

La frenesia del weekend dell'evento rappresenta solo metà del valore. La settimana successiva è quella in cui si costruisce o si perde la fidelizzazione.

I donatori che hanno contribuito alla squadra di un capitano riceveranno una comunicazione dal capitano stesso, o un messaggio con il suo nome, entro cinque giorni. Chi ha partecipato all'evento ma non ha donato verrà contattato con discrezione per un eventuale follow-up l'anno prossimo. I donatori che partecipano per la prima volta a un evento dovrebbero essere inseriti in un percorso di fidelizzazione specifico, volto a trasformarli in sostenitori per tutto l'anno, e non solo in partecipanti occasionali.

Tutto ciò è possibile perché i dettagli relativi al capitano, al canale e alla distinzione tra regali e presenze vengono conservati. Senza di essi, il follow-up post-evento sarebbe un'operazione manuale che verrebbe accantonata entro mercoledì. Con questi dettagli, invece, si tratta di tre sequenze salvate che si attivano la domenica sera e continuano per tutta la settimana successiva senza bisogno di alcun intervento.

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