Dashboard di raccolta fondi pronte all'uso per radio comunitarie con DonorPerfect e Mailchimp

Il direttore generale di una radio comunitaria non dovrebbe certo preparare la presentazione per il consiglio di amministrazione il sabato pomeriggio. Eppure, ogni trimestre, è esattamente quello che succede. I dati finanziari sono in un sistema e quelli relativi all'audience in un altro, e unirli manualmente richiede un intero fine settimana. La presentazione finisce per essere sempre la stessa, con un layout riciclato e celle aggiornate a mano, presentata alla riunione e poi dimenticata fino al ciclo successivo.

Il vostro consiglio di amministrazione non ha bisogno di cose sofisticate. Il vostro consiglio di amministrazione ha bisogno di informazioni accurate, aggiornate e coerenti. La rendicontazione trimestrale assorbe molto più tempo del necessario, perché la riconciliazione tra i due sistemi è manuale, e la riconciliazione manuale è fragile.

Quanto ti costa la corsa del fine settimana

Un mazzo di carte ricostruito a mano ogni trimestre è un mazzo di cui nessuno si fida completamente. Ogni cifra viene copiata da un punto all'altro, il che significa che ogni cifra rappresenta un'opportunità per trasporre una cifra o incollare un numero obsoleto. Quando un membro del consiglio individua un errore, la fiducia nell'intero mazzo crolla.

Il tempismo è il secondo fattore determinante. Un report basato sui dati della settimana precedente va bene per una revisione mensile di routine, ma è inutile durante una campagna di raccolta fondi di 72 ore. Durante una campagna di questo tipo, il responsabile vendite deve sapere quanti nuovi sostenitori si sono iscritti stamattina, non quanti ieri.

C'è anche un costo in termini di coerenza. Il conteggio dei sostenitori dipende da una categorizzazione stabile e affidabile. Se la dashboard del consiglio di amministrazione mostra 3.412 sostenitori lunedì e 3.408 martedì perché qualcuno ha modificato manualmente una categoria, il consiglio smette di fidarsi di quel numero. I conteggi che si aggiornano automaticamente rimangono stabili; quelli gestiti manualmente no.

Un modo migliore per riferire al consiglio di amministrazione

MailConnect collega DonorPerfect a Mailchimp, in modo che i dati finanziari e le statistiche di coinvolgimento siano disponibili in un unico luogo e vengano aggiornati all'incirca ogni 15 minuti.

I totali richiesti dal tuo consiglio di amministrazione, ovvero fatturato totale, numero di sostenitori, donazione media e numero di donatori per gruppo, sono memorizzati nella scheda del contatto e vengono aggregati automaticamente. Le suddivisioni del pubblico, come nuovi sostenitori, sostenitori esistenti, upgrade, downgrade e abbandono, rimangono accurate senza bisogno di un riordino. Lo stato di sostenitore e la destinazione della donazione vengono importati automaticamente, consentendo alla dashboard di suddividere i risultati per gruppo. La qualità della lista viene mantenuta in modo automatico, garantendo l'accuratezza dei dati di coinvolgimento.

Come funziona per il tuo team

Immaginate KCST Community Radio, una stazione radio comunitaria esemplificativa con 8.700 abbonati e 3.400 soci sostenitori. Ecco la dashboard spiegata in modo semplice.

La visualizzazione dello stato di salute dei sostenitori mostra il numero totale di sostenitori, la variazione netta del mese, l'importo medio mensile e la durata media del sostegno, con aggiornamenti ogni 15 minuti. Durante una campagna di raccolta fondi di 72 ore, una visualizzazione oraria separata mostra le donazioni dell'ultima ora, i nuovi sostenitori, l'importo medio mensile e la percentuale dell'obiettivo, suddivisi in base alla modalità di contatto con i donatori.

Una visualizzazione anno su anno confronta lo stesso trimestre o lo stesso tipo di unità in anni diversi e, poiché i campi sottostanti sono stabili, tale confronto è una visualizzazione salvata anziché una ricostruzione manuale.

Nella parte superiore del pannello di controllo sono visualizzati i cinque dati che il consiglio di amministrazione richiede effettivamente: fatturato totale da inizio anno, variazione netta del numero di donatori abituali, donazione media, variazione netta del numero di donatori e costo per donatore acquisito. Tutto il resto si trova al di sotto. I membri del consiglio di amministrazione ricevono un link di sola lettura, quindi la riunione trimestrale si apre con un pannello di controllo interattivo sullo schermo anziché con una diapositiva statica.

Cosa significa questo per la tua raccolta fondi

Risultati rappresentativi ottenuti da stazioni comunitarie comparabili dopo l'adozione di questo approccio:

• La preparazione trimestrale del consiglio di amministrazione si riduce da circa 12-15 ore a meno di due.
• Le decisioni relative alle campagne di raccolta fondi si basano su dati orari anziché su dati del giorno successivo, e durante un evento di 72 ore questo può fare la differenza tra dover modificare i propri messaggi in onda a metà campagna e imparare la lezione l'anno prossimo.
• L'interazione del consiglio di amministrazione con la dashboard diventa un utile indicatore precoce del coinvolgimento del consiglio stesso nell'organizzazione nel suo complesso.
• I confronti anno su anno cessano di essere qualitativi e diventano quantitativi, il che cambia il dibattito strategico.
• I responsabili delle sottoscrizioni che occasionalmente richiedono informazioni sul contesto della raccolta fondi ottengono una visione chiara e condivisibile, anziché una serie di email che impegnano il direttore generale per ore.

Un avvertimento sincero: una dashboard non risolve i problemi di cattiva gestione dei dati. Se le categorie sottostanti sono incoerenti, la dashboard metterà in evidenza l'incoerenza anziché fornire informazioni utili. Prima di tutto, pulite le categorie e poi create la dashboard.

La privacy dei donatori si applica anche alle visualizzazioni interne del consiglio di amministrazione. I conteggi aggregati e i totali delle entrate sono appropriati per la supervisione del consiglio; l'identità dei singoli donatori e gli importi generalmente non lo sono, a meno che un donatore non abbia esplicitamente acconsentito a essere riconosciuto. Una dashboard che elenca i "10 maggiori donatori abituali per donazioni totali" con i relativi nomi oltrepassa un limite che la maggior parte dei donatori non si aspetta. La dashboard deve essere progettata in modo che l'identificazione individuale richieda un'analisi approfondita mirata con adeguati controlli di accesso, e non sia la visualizzazione predefinita.

Cosa tenere fuori dalla vista del consiglio di amministrazione

I dashboard falliscono più spesso per eccesso che per carenza di informazioni. Una visualizzazione con 20 grafici perde di focalizzazione; la stessa visualizzazione con cinque grafici e un indicatore di stato di salute a colpo d'occhio stimola la discussione.

Tenete fuori le metriche di vanità. Il numero totale di email aperte, le impressioni sui social, i download dei podcast: non impressionano nessuno e oscurano i dati su cui un consiglio di amministrazione può basare le proprie decisioni. Le ore di trasmissione dedicate alle campagne di raccolta fondi, il valore del portafoglio clienti, il costo per ogni sostenitore acquisito: questi sono i numeri che meritano l'attenzione di un consiglio di amministrazione.

Riservate una visione separata e più approfondita al direttore generale e al responsabile dello sviluppo, e mantenete la visualizzazione a livello di consiglio di amministrazione rigorosa in termini di ambito. Se una metrica non influenza una decisione a livello di consiglio di amministrazione, non deve essere inclusa nella visualizzazione a livello di consiglio. Questa disciplina diventa più difficile da applicare quando aggiungere "solo un altro grafico" richiede un solo clic, quindi la richiesta deve provenire dal direttore generale, non dallo strumento.

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