Mindbody e Calendly: prenotazioni tramite referral di percorso senza pulizia alla reception

Un centro benessere utilizza Calendly per gestire le prenotazioni provenienti da segnalazioni. Il centro offre 14 diversi servizi erogati da tre fornitori diversi, e ogni servizio ha durata, prezzo, stanza e fornitore specifici. Non è ragionevole chiedere alla fonte della segnalazione, spesso un'altra attività locale, di scegliere per conto del cliente il fornitore, la stanza e la durata più adatti.

Oggi, quindi, la spa utilizza un unico link generico di Calendly chiamato "Prenotazione tramite segnalazione", e la reception deve reindirizzare manualmente ogni singola richiesta. Questo vanifica completamente lo scopo della prenotazione online.

Anche i tuoi partner di riferimento hanno un interesse in questo. Uno studio medico locale che invia pazienti al tuo centro benessere desidera che il passaggio di consegne sia impeccabile: il paziente clicca, prenota e si presenta. Se l'appuntamento viene riprogrammato in un altro orario perché la reception ha dovuto modificarlo, lo studio medico lo viene a sapere. Dopo troppi passaggi di consegne problematici, semplicemente smetteranno di inviarti pazienti.

Quanto ti costa la pulizia manuale

Reindirizzare manualmente ogni prenotazione di visita specialistica non è solo lento, ma anche rischioso. La reception deve interpretare una prenotazione generica, individuare il servizio e il professionista corretti, trovare una disponibilità effettiva e reinserirla, il tutto mentre la conferma originale ricevuta dal paziente è ora errata. Ogni passaggio rappresenta un'opportunità per commettere un errore che il paziente noterà.

C'è anche un problema di disponibilità nascosto. Un singolo link di prenotazione generico deve mostrare orari che potrebbero funzionare per ognuno dei vostri 14 servizi. Questa disponibilità, calcolata come minimo comune denominatore, è errata per la maggior parte di essi. Non è possibile inserire un trattamento viso di 30 minuti in uno slot disponibile solo per i massaggi da 90 minuti. Quindi, le configurazioni generiche o sovra-prenotano determinati fornitori o nascondono la capacità effettiva disponibile. In entrambi i casi, si perdono prenotazioni e la reception ne paga le conseguenze con le pulizie.

Come funziona invece

CalendarConnect legge il servizio selezionato dal cliente nel modulo di Calendly e instrada automaticamente l'appuntamento risultante al servizio, al fornitore, alla sede e alla durata corretti in Mindbody. Seleziona un fornitore disponibile tra quelli idonei per quel servizio. Inoltre, se gestisci flussi di prenotazione diversi, come prenotazioni tramite referral, prenotazioni dirette o pacchetti di consulenze, ognuno può essere instradato secondo una logica specifica.

Anche la disponibilità funziona correttamente. Quando il cliente seleziona un servizio, il modulo mostra gli orari effettivamente prenotabili per quel servizio, con un fornitore idoneo, in quella sede, e non una visualizzazione ridotta. In questo modo, mostrate la vostra piena capacità senza rischiare di sovra-prenotare nessuno.

Le stanze e le attrezzature vengono rispettate. Un trattamento laser richiede la stanza apposita. Un massaggio richiede la stanza dedicata ai massaggi. La configurazione di Mindbody sa già quale servizio richiede quale stanza e CalendarConnect rispetta questa impostazione, quindi la reception non dovrà mai riassegnare una prenotazione perché il sistema ha tentato di assegnare un trattamento laser a una postazione per manicure.

Cosa imposti

In parole semplici, ecco come funziona. Avrai un unico link di prenotazione Calendly con un semplice menu a tendina per la selezione dei servizi, che elenca i tuoi 14 servizi, e un selettore di sede se hai più di una sede. Dietro le quinte, ogni opzione in quel menu a tendina viene abbinata una sola volta al servizio Mindbody corrispondente, al pool di professionisti, alla stanza e alla durata.

Dopodiché, il lavoro diventa invisibile. Un partner di riferimento condivide un link. Il paziente sceglie il servizio desiderato, verifica la disponibilità effettiva e prenota. L'appuntamento viene registrato in Mindbody come prenotazione corretta e completa, senza alcun reindirizzamento da parte della reception. Il vostro team può tenere un breve foglio di riferimento che indica a quale servizio corrisponde ciascuna opzione del menu a tendina, ma raramente ne avrà bisogno.

Puoi anche decidere cosa succede nel raro caso in cui il servizio scelto non abbia un operatore disponibile all'orario richiesto. Il modulo può suggerire la prima disponibilità, proporre un operatore alternativo o tornare a una richiesta di prenotazione generica. Scegli la modalità più adatta alla tua spa.

Alcune situazioni che vale la pena conoscere

Se un cliente selezionato sceglie un servizio che non offrite più, ad esempio un vecchio pacchetto, la vecchia opzione può essere associata al servizio sostitutivo, in modo che i link di riferimento storici continuino a funzionare mentre voi, a vostra discrezione, disattivate la vecchia opzione.

Puoi anche scegliere come vengono selezionati i professionisti dal gruppo di quelli idonei: a rotazione tra i membri del team, bilanciando il carico di lavoro in base a chi è più impegnato, oppure dando la precedenza ai professionisti più esperti per le consulenze con i nuovi clienti. Scegli la modalità che meglio si adatta al modo in cui gestisci la spa.

Un servizio combinato, ad esempio una manicure abbinata a una pedicure, può essere prenotato con un'unica opzione che crea due appuntamenti consecutivi con la giusta continuità del professionista e la giusta durata complessiva.

Cosa significa questo per la tua spa

Facciamo un esempio ipotetico. Una spa con un'unica sede, tre operatori e 14 servizi, che gestisce circa 25 prenotazioni a settimana tramite passaparola. Dopo aver implementato questo sistema di instradamento, il tempo impiegato dalla reception per riassegnare i clienti si riduce da circa tre ore a settimana a zero. Il tasso di conversione delle prenotazioni tramite passaparola migliora leggermente, perché i clienti che arrivano tramite passaparola prenotano il servizio giusto al primo tentativo, invece di dover essere riprogrammati il giorno successivo.

L'effetto maggiore si ripercuote sul programma di referral stesso. I partner che inviano pazienti sono più soddisfatti perché i loro pazienti ricevono un'esperienza positiva, quindi i partner esistenti inviano più pazienti. E poiché un paziente inviato da un partner ora trova, prenota, si presenta e si converte in cliente con maggiore regolarità, l'aspetto economico del marketing basato sui referral finalmente acquista senso, il che significa che diventa un canale su cui vale la pena investire.

Vuoi vedere CalendarConnect Mindbody in azione con Calendly? Visualizza la pagina dell'app API.