Mindbody e Calendly: inviano automaticamente ogni consultazione alla spa più adatta.

Un gruppo di centri benessere con quattro sedi utilizza un unico sistema di prenotazione Calendly per le consulenze. Un potenziale cliente sceglie un servizio, una sede e un orario. Attualmente, questa prenotazione viene registrata come un appuntamento generico che un responsabile regionale deve reindirizzare manualmente alla sede corretta. A volte commette un errore e il cliente si presenta al centro benessere sbagliato per un appuntamento che è già fissato in un'altra sede.

Una prenotazione indirizzata in modo errato è il peggior tipo di errore alla reception. Tutti sono gentili al riguardo. Nessuno prenota una seconda visita.

Anche il tuo marchio ne risente. Ogni centro benessere del gruppo ha la sua atmosfera, i suoi professionisti, le sue specialità. Una cliente indirizzata al centro sbagliato si ritrova a vivere un'esperienza diversa da quella che si aspettava, spesso con un professionista che non aveva richiesto. Anche se l'appuntamento si svolge regolarmente, l'esperienza non è all'altezza delle aspettative. Ben presto, nelle recensioni iniziano a comparire frasi come "Pensavo di andare in un posto, ma sono finita in un altro", e la reputazione di qualità che hai faticosamente costruito comincia a vacillare.

Quanto ti costa un percorso errato

Ogni prenotazione errata ti costa doppiamente. Innanzitutto perdi quel cliente, perché quasi nessuno perdona di presentarsi nel posto sbagliato e di dover riprenotare. Poi perdi il tempo del responsabile regionale, perché passa ore ogni settimana a controllare e correggere le prenotazioni invece di dedicarsi alle attività che fanno crescere l'azienda.

Tentare di risolvere questo problema con regole di routing raffazzonate non fa altro che sostituirlo con un altro. Il routing basato sull'indirizzo non funziona per i client senza un indirizzo valido. Un fallback con una posizione predefinita instrada silenziosamente tutti verso un unico sito. Il routing basato sul provider si interrompe nel momento in cui un provider cambia posizione. Ogni soluzione crea un nuovo caso limite e l'elenco delle cose che possono andare storte continua ad allungarsi.

Come funziona il routing corretto

CalendarConnect legge la sede selezionata dal cliente nel modulo Calendly e crea l'appuntamento presso la sede Mindbody corretta, con il servizio, il professionista e la stanza appropriati. Sceglie un professionista disponibile tra quelli idonei per quella specifica sede e, se la prima scelta non è disponibile, opta per un'alternativa in base alle tue regole.

La configurazione si basa su un semplice insieme di regole che si definiscono una sola volta: ogni opzione di posizione corrisponde a una posizione, ogni servizio corrisponde al servizio corretto in quella posizione e si decide come gestire i casi ambigui. Aggiungere una nuova posizione in un secondo momento significa aggiungere una sola riga a quella mappa, senza dover ricostruire nulla. Il sistema cresce con la tua attività.

Il sistema gestisce anche i professionisti che lavorano in più sedi. Un professionista che lavora due giorni a settimana in ciascuna di due sedi può essere incluso nel pool di professionisti idonei per entrambe, e le prenotazioni vengono indirizzate alla sede in cui si trova nel giorno prescelto. Non dovrà quindi gestire due calendari contemporaneamente.

Cosa imposti

L'intero processo è semplice. Si collegano tutte e quattro le sedi della spa, si utilizza un unico link di prenotazione Calendly con un selettore di servizi e un selettore di sede, e si associa ogni sede alla spa corrispondente e ogni servizio al servizio appropriato in quella spa. Dopodiché, si effettua una prenotazione di prova per ogni sede per verificare che ciascuna venga registrata correttamente e si implementa il link unico nelle campagne di marketing di tutte e quattro le sedi.

Da quel momento in poi, il tuo team di marketing gestirà un unico link di prenotazione anziché quattro. Le campagne specifiche per ogni sito potranno utilizzare tutte lo stesso link, perché il selettore nel modulo instrada ogni prenotazione alla destinazione corretta. Come prassi, fai eseguire a ciascuna sede una breve prenotazione di prova una volta al mese per verificare che tutto funzioni correttamente, in modo da individuare tempestivamente eventuali problemi.

Alcune situazioni che vale la pena conoscere

A volte un cliente seleziona per errore la località sbagliata. La prenotazione viene registrata con la località indicata e il responsabile regionale può individuare i casi palesemente errati, ad esempio un cliente con un indirizzo di New York che prenota un appuntamento a Miami, e contattare il cliente prima della sua partenza.

Quando un fornitore si trasferisce definitivamente da una sede all'altra, la sua assegnazione a Mindbody cambia e i pool di fornitori idonei si aggiornano automaticamente. La vecchia sede smette di offrirle i servizi, la nuova inizia. Nessuna riconfigurazione manuale.

Quando una sede chiude temporaneamente, ad esempio per lavori di ristrutturazione o per la formazione del personale, è sufficiente contrassegnarla come non disponibile in Mindbody e il modulo di Calendly nasconderà la sede all'utente che effettua la prenotazione fino alla sua riapertura. I clienti non possono prenotare una sede chiusa.

Cosa significa questo per il tuo gruppo di spa

Facciamo un esempio ipotetico. Un gruppo di centri benessere con quattro sedi e circa 40 consulenze settimanali tra le diverse sedi. Dopo aver implementato un sistema di instradamento corretto, le prenotazioni con indirizzi errati si riducono da circa tre a settimana a zero. Il tempo che il responsabile regionale dedica alla correzione degli indirizzi si azzera. Il tasso di partecipazione migliora, perché le email di conferma riportano fin da subito l'indirizzo corretto della sede.

Finalmente, la reportistica a livello di gruppo diventa significativa. Volume delle prenotazioni, tasso di conversione, tasso di mancata presentazione e ricavo per prenotazione sono tutti confrontabili tra le quattro sedi, perché i dati sono strutturati allo stesso modo ovunque. Il responsabile regionale ha a disposizione un'unica dashboard efficace anziché quattro dashboard disordinate, e può finalmente vedere quali sedi stanno andando bene e quali necessitano di supporto.

Vuoi vedere CalendarConnect Mindbody in azione con Calendly? Visualizza la pagina dell'app API.