Mindbody e Calendly: basta con la ressa alla reception grazie alla sincronizzazione delle prenotazioni in tempo reale.

Un centro estetico medico utilizza Calendly per le consulenze con i nuovi clienti perché il team del sito web apprezza molto il widget di prenotazione. L'appuntamento vero e proprio viene gestito da Mindbody, dove i professionisti hanno i loro orari, le stanze e la durata dei trattamenti. Il passaggio di consegne è manuale: un addetto alla reception controlla le notifiche di Calendly e reinserisce ogni prenotazione in Mindbody.

Il risultato è esattamente quello che ci si aspetterebbe. Due clienti prenotano lo stesso orario su Calendly prima che la reception se ne accorga, e così si crea una doppia prenotazione. I professionisti si ritrovano con appuntamenti inaspettati. Una cancellazione effettuata lo stesso giorno su Calendly impiega ore per arrivare a Mindbody, e una stanza che avrebbe potuto essere occupata rimane vuota.

C'è anche un problema per il cliente. Calendly invia la propria conferma. Mindbody invia la propria conferma. Il cliente riceve due conferme per un singolo appuntamento, a volte con dettagli contrastanti se la reception ha modificato qualcosa in seguito. Il cliente si ritrova a chiedersi quale sia quella corretta, e a volte si presenta all'orario sbagliato.

Quanto ti costa il passaggio di consegne manuale

Far digitare manualmente ogni prenotazione da un sistema all'altro è un processo lento e, peggio ancora, inaffidabile, che si traduce in perdite economiche e danni alla reputazione. Ogni doppia prenotazione comporta una telefonata di scuse e, di solito, la perdita del cliente. Ogni fornitore sorpreso perde fiducia nella programmazione. Ogni cancellazione che impiega ore a emergere rappresenta una camera vuota che avreste potuto riaffittare. E ogni conferma duplicata e contraddittoria vi fa apparire disorganizzati agli occhi di un cliente che non è ancora arrivato.

La riprogrammazione è il momento in cui questo problema si fa più sentire. Quando un cliente riprogramma un appuntamento su Calendly, il vecchio appuntamento viene cancellato e ne viene creato uno nuovo. Se questi due cambiamenti vengono gestiti separatamente, Mindbody si ritrova con una cancellazione seguita da un appuntamento completamente nuovo, e il collegamento con la prenotazione originale viene interrotto. Le note, le risposte al questionario iniziale, la cronologia non vengono trasferite. Il professionista vede un appuntamento senza alcun contesto.

Come funziona invece

CalendarConnect ribalta la relazione tra i due sistemi. Calendly gestisce l'esperienza di prenotazione pubblica, mentre Mindbody gestisce la pianificazione degli appuntamenti. Ogni prenotazione effettuata tramite Calendly si trasforma in un appuntamento Mindbody valido in pochi secondi, con il servizio, il professionista, la sede e la durata corretti. La reception smette di essere un punto di ingresso e torna a essere una vera e propria reception.

Le riprogrammazioni vengono trattate come un'unica modifica. Quando un cliente sposta il proprio appuntamento, la prenotazione Mindbody originale viene aggiornata con il nuovo orario, la nuova durata o il nuovo professionista. La cronologia rimane intatta. Le risposte al questionario iniziale rimangono allegate. Il professionista apre una sola scheda, non una cancellazione associata a una nuova prenotazione non identificata.

Le cancellazioni vengono gestite in tempo reale. Uno slot cancellato si libera in Mindbody in pochi secondi, consentendo di riprenotarlo prima che la giornata si interrompa. Anche la tua politica di cancellazione viene rispettata: le cancellazioni tardive e le mancate presentazioni vengono segnalate, permettendoti di applicare le relative penali, e un cliente che riprenota entro 24 ore può essere riassegnato all'appuntamento originariamente previsto. Per un singolo appuntamento, tutto questo non ha importanza. Per 80 appuntamenti a settimana, invece, è fondamentale.

Cosa imposti

La configurazione è rapida. Basta collegare Calendly e Mindbody, associare ogni tipo di prenotazione Calendly al servizio, al pool di professionisti e alla sede Mindbody corrispondenti, e attivare la sincronizzazione istantanea delle prenotazioni in modo che le nuove prenotazioni vengano registrate in pochi secondi, oltre alla sincronizzazione di riprogrammazioni e cancellazioni in modo che le modifiche vengano applicate senza duplicati. A quel punto, la reception può chiudere la scheda di Calendly e utilizzare Mindbody come unico sistema di prenotazione.

Ci sono due impostazioni che vale la pena impostare correttamente. Innanzitutto, riducete o disattivate l'email di conferma di Calendly, in modo che il cliente riceva solo la conferma di Mindbody, risolvendo così il problema delle doppie conferme. In secondo luogo, assicuratevi che i tempi di attesa tra un appuntamento e l'altro siano impostati in Mindbody e rispettati dal modulo di Calendly, in modo che nessuno dei due sistemi prenoti più appuntamenti dello stesso professionista.

Alcune situazioni che vale la pena conoscere

I professionisti cambiano spesso la loro disponibilità a metà giornata. Un professionista prolunga il suo turno o si prende il pomeriggio libero, e il modulo di Calendly lo aggiorna immediatamente, impedendo al cliente di prenotare un orario in cui il professionista non è più disponibile.

Se un professionista si assenta per malattia con breve preavviso, lo si segnala in Mindbody e gli appuntamenti prenotati tramite Calendly per quel giorno vengono cancellati con il messaggio scelto. Gli slot liberati diventano prenotabili da un professionista sostitutivo, se la politica aziendale lo consente.

Gli appuntamenti ricorrenti, come ad esempio un trattamento viso settimanale fisso, si prenotano al meglio direttamente su Mindbody. Calendly è lo strumento ideale per le prime prenotazioni e gli appuntamenti singoli. Utilizzare ogni strumento per ciò che sa fare meglio contribuisce a rendere l'intera esperienza più fluida e professionale.

Cosa significa questo per la tua spa

Facciamo un esempio ipotetico. Un centro medico estetico con un'unica sede, cinque professionisti e circa 80 consulti a settimana tramite Calendly. Dopo aver implementato la sincronizzazione in tempo reale, le doppie prenotazioni si riducono da circa quattro a settimana a zero. Il tempo impiegato dalla reception per reinserire le prenotazioni diminuisce di circa sei ore a settimana. Le cancellazioni effettuate lo stesso giorno liberano slot prenotabili in pochi secondi anziché in ore, permettendo così di riempire le stanze vuote.

La soddisfazione dei fornitori migliora in un modo che il titolare nota. I fornitori smettono di lamentarsi degli appuntamenti a sorpresa. Il programma che vedono al mattino è quello che effettivamente svolgono. I nuovi fornitori si integrano più velocemente, perché devono imparare solo a usare Mindbody, non Mindbody più l'abitudine di controllare la casella di posta delle notifiche prima di ogni turno. L'intera gestione diventa più semplice, e una gestione più semplice è più facile da far crescere.

Vuoi vedere CalendarConnect Mindbody in azione con Calendly? Visualizza la pagina dell'app API.