Mindbody e Zoom: una riunione Zoom per ogni lezione, senza bisogno di configurazione manuale.

Perché la frenesia pre-lezione logora silenziosamente il tuo team

Uno studio di yoga ibrido offre circa 35 lezioni virtuali a settimana. Ognuna di esse richiede una riunione Zoom con l'organizzatore giusto, l'orario giusto, il nome corretto della lezione e il link di partecipazione inviato ai clienti iscritti prima dell'inizio della lezione. Il responsabile dello studio impiega circa dieci minuti per lezione per organizzare tutto manualmente. Si tratta di quasi sei ore di lavoro amministrativo a settimana, per sempre, senza alcun risultato concreto se non una riunione che avrebbe dovuto crearsi da sola.

È anche un sistema fragile. Il responsabile salta una lezione in un martedì mattina impegnativo, l'istruttore si collega alle 6:55 e non trova nessuna lezione, e i clienti aspettano un'aula che non esiste. Questo può portare a una richiesta di rimborso e a un cliente che si chiede se valga la pena continuare a seguire il programma virtuale.

C'è anche un costo più subdolo. Quando le riunioni vengono create manualmente, i nomi risultano incoerenti. "Vinyasa ore 7:00" una settimana, "Vinyasa flow ore 7:00" la settimana successiva. Alcune riportano il nome dell'istruttore, altre no. I clienti vedono nella loro casella di posta un insieme disordinato e improvvisato, e lo studio inizia a sembrare trasandato, il che incide negativamente sulla fidelizzazione.

Quanto costa realmente il processo manuale

Il costo visibile è rappresentato dalle sei ore settimanali. I costi nascosti sono ben più elevati.

Ogni passaggio manuale rappresenta un'occasione per dimenticarne uno. Una riunione mancata significa una lezione che non può iniziare in orario. Un cambio di programma che non viene riportato su Zoom significa che i partecipanti si collegano al link sbagliato. Un cambio di docente all'ultimo minuto significa un'email indirizzata alla persona sbagliata. Nessuno di questi problemi è grave di per sé, ma la loro somma contribuisce a rendere il programma virtuale inaffidabile, e l'inaffidabilità è il motivo per cui i partecipanti smettono di prenotare.

Poi c'è la trappola degli orari, che a nessuno piace. L'ora locale del tuo studio, l'orario della riunione e l'ora in cui ogni cliente legge il promemoria devono coincidere, e cambiano due volte l'anno con il cambio dell'ora. Se sbagli, i clienti riceveranno i promemoria con un'ora di anticipo per due settimane di fila.

Come funziona una volta che le classi creano i propri incontri

ZoomConnect crea automaticamente la riunione Zoom nel momento in cui una lezione viene programmata in Mindbody. La riunione riporta il nome della lezione, l'insegnante come organizzatore e l'ora locale corretta. Se una lezione viene riprogrammata, annullata o riassegnata a un altro insegnante, la riunione Zoom si aggiorna automaticamente.

La distribuzione viene gestita allo stesso modo. I clienti che hanno prenotato ricevono il link di accesso secondo la tempistica da voi scelta: 24 ore prima, un'ora prima o entrambe le tempistiche. Un cliente che prenota alle 6:58 per una lezione delle 7:00 riceve comunque il link immediatamente, così come un cliente che riprenota dopo una cancellazione. Proprio in questi casi dell'ultimo minuto i processi manuali falliscono, mentre qui funzionano perfettamente.

Le email con i link riportano il tuo marchio anziché apparire come un generico invito a Zoom, in modo che ciò che arriva nella casella di posta del cliente sembri provenire dal tuo studio.

Gestione delle registrazioni e degli scambi di istruttori

Due cefalee ricorrenti scompaiono con la stessa procedura.

Registrazioni: molti studi registrano le lezioni virtuali per i clienti che non hanno potuto partecipare in diretta. ZoomConnect può recuperare la registrazione al termine della lezione, allegarla alla registrazione della lezione e inviarla via email ai clienti che si sono persi la sessione in diretta. L'insegnante non deve più utilizzare Zoom dopo la lezione e le email del tipo "Mi sono perso la lezione, posso avere la registrazione?" cessano di arrivare.

Cambio di docente: quando un docente è assente e una lezione viene riassegnata a un supplente in Mindbody, ZoomConnect aggiorna l'organizzatore della riunione e invia nuovamente le email con il link e il nome corretto del docente. Non è necessario che il supplente sia stato impostato in anticipo sul tuo account Zoom.

Configurazione

La configurazione iniziale è breve e va eseguita una sola volta:

1. Collega Mindbody e Zoom nella configurazione di ZoomConnect. La procedura guidata ti accompagnerà passo passo.
2. Scegli quali tipologie di lezioni riceveranno i link Zoom. Uno studio ibrido selezionerà solo le sue lezioni virtuali e ibride.
3. Imposta la tempistica del promemoria una sola volta: 24 ore prima, un'ora prima, più l'invio immediato per chi prenota nell'ultima ora.
4. Scegli l'indirizzo del mittente e l'immagine coordinata in modo che le email di benvenuto assomiglino al tuo studio.
5. Decidi cosa succede quando una lezione viene annullata: elimina completamente la riunione Zoom oppure mantienila nello stato di annullamento in modo da averne una registrazione. La maggior parte degli studi conserva la registrazione.
6. Decidere se registrare automaticamente le lezioni virtuali e inviare il link ai clienti che si sono persi la diretta.

Dopodiché, il responsabile dello studio smette semplicemente di programmare riunioni su Zoom. Le 35 lezioni settimanali ricevono le loro riunioni, i loro link e i loro promemoria senza che nessuno debba usare Zoom.

Come potrebbero essere i numeri

Consideriamo un esempio illustrativo: un ipotetico studio di yoga ibrido con un'unica sede, circa 220 iscritti che offrono 35 lezioni virtuali a settimana.

• Il responsabile dello studio risparmia circa 5,5 ore a settimana, ovvero l'intero blocco di preparazione.
• Le lezioni che iniziano senza un link Zoom funzionante passano da una o due al mese a zero.
• Le presenze dovute a prenotazioni dell'ultimo minuto aumentano, perché chi prenota alle 6:58 riceve subito il link e si presenta effettivamente.

Dopo alcuni mesi, si manifesta un effetto di fidelizzazione. Il tasso di assenza alle lezioni virtuali diminuisce perché i promemoria sono costanti e le email personalizzate risultano professionali. I clienti che prima saltavano le lezioni perché "non avevano ricevuto il link" non hanno più questa scusa. Il tasso di riempimento delle lezioni virtuali si stabilizza in un intervallo più ristretto e prevedibile, il che semplifica la programmazione e fa sì che gli istruttori sentano che le loro lezioni virtuali valgano l'impegno profuso. Queste cifre sono a scopo illustrativo e non rappresentano i risultati reali di un cliente.

Perché questo è importante per il tuo studio

• Qualsiasi attività che il tuo team svolge sempre allo stesso modo, manualmente, ogni settimana, è candidabile alla rimozione. Sei ore a settimana corrispondono a 300 ore all'anno.
• La parte difficile non è mai stata creare una singola riunione Zoom. È stato il ciclo di vita: riprogrammazioni, cancellazioni, nuove prenotazioni, prenotazioni dell'ultimo minuto e cambi di orario. Automatizzare tutto questo è ciò che rende il programma affidabile.
• Le email con link personalizzati non sono una questione di vanità. Fanno la differenza tra un'email di cui un cliente si fida e una che finisce nella cartella spam.

Provalo

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