Mindbody e Zoom: la presenza alle lezioni virtuali che si monitora da sola.

Perché il rilevamento ibrido delle presenze si interrompe

Uno studio di pilates ibrido offre lezioni che combinano clienti in presenza con partecipanti collegati tramite Zoom. L'istruttore registra la presenza dei clienti in studio sull'iPad di Mindbody. I partecipanti da Zoom si collegano, seguono la lezione e se ne vanno, senza che nessuno li registri come presenti su Mindbody. Il risultato: i report delle presenze sono errati, le visite al pacchetto non vengono conteggiate correttamente e una cliente che ha seguito quattro lezioni virtuali risulta ancora con tutte e dieci le visite sul suo pacchetto un mese dopo.

Di solito la titolare se ne accorge a fine mese, e deve quindi compilare a posteriori decine di registri delle presenze confrontando i log di Zoom con le prenotazioni di Mindbody. Si tratta di ore di lavoro tedioso, e ciò significa che le entrate che avrebbe già dovuto incassare rimangono non riscosse per settimane.

Questa lacuna compromette anche il tuo marketing. Un cliente che ha partecipato a quattro lezioni virtuali ma risulta non averne frequentata nessuna, viene scambiato per un cliente che sta per abbandonare il tuo programma, come un membro inattivo. Di conseguenza, il tuo sistema invia una campagna di recupero a una persona che ha partecipato regolarmente per tutto il tempo. Questo la confonde, e i membri che ricevono email irrilevanti imparano a ignorarle tutte.

Quanto costa realmente il divario di frequenza scolastica

Il costo più evidente è rappresentato dalle mancate entrate. Ogni lezione virtuale che non incide sul pacchetto è una lezione che il cliente ha effettivamente seguito gratuitamente e, nell'arco di un mese di lezioni ibride, questo si traduce in una perdita economica reale.

Il costo meno evidente è la perdita di fiducia, in entrambe le direzioni. I vostri report smettono di rispecchiare la realtà, impedendovi di prendere decisioni consapevoli su quali corsi mantenere in programma. E i vostri iscritti si accorgono quando il conteggio delle lezioni rimanenti non corrisponde a quello che ricordano, trasformando una semplice verifica alla reception in una situazione imbarazzante. Dati di presenza errati non sono un problema di ordine, ma un problema di fatturato e di relazioni.

Come funziona una volta che l'appello si avvia automaticamente

ZoomConnect fornisce a ogni cliente iscritto un link di accesso univoco, collegato alla sua specifica prenotazione su Mindbody. Quando un cliente si unisce alla lezione, il sistema lo identifica immediatamente grazie al link. Al termine della lezione, ZoomConnect registra automaticamente la presenza del cliente su Mindbody e calcola il tempo rimanente del suo pacchetto. Il ciclo si ripete automaticamente, lezione dopo lezione, senza alcun intervento da parte dell'istruttore.

Poiché ogni link appartiene a una sola persona, il sistema impedisce anche a un cliente di condividere il proprio link con un amico. Il link funziona su un solo dispositivo alla volta. Se un cliente si connette dal suo telefono e qualcun altro prova a utilizzare lo stesso link da un computer portatile, il secondo tentativo viene rifiutato. I ricavi derivanti dalle lezioni virtuali rimangono protetti senza che l'insegnante debba intervenire.

I partecipanti che si uniscono in ritardo vengono gestiti secondo una regola da te stabilita, non in base al giudizio momentaneo dell'istruttore. Un partecipante che si unisce a una lezione di 60 minuti dopo l'inizio, probabilmente verrà comunque considerato presente. Chi si unisce negli ultimi 5 minuti, invece, probabilmente non lo sarà. La soglia di presenza viene impostata una sola volta per ogni tipo di lezione e viene applicata in modo coerente a tutte le lezioni.

Anche le cancellazioni vengono gestite. Se una cliente cancella poco prima dell'inizio della lezione, il suo link smette di funzionare e viene assegnato un link a una cliente in lista d'attesa. L'appello verifica quindi chi ha effettivamente partecipato, non chi aveva prenotato inizialmente, che è la causa della maggior parte dei problemi di riconciliazione.

Configurazione

La procedura di installazione è breve:

1. Attiva la funzione di collegamento univoco in ZoomConnect. Per impostazione predefinita, ogni collegamento funziona su un solo dispositivo.
2. Svolgi la lezione ibrida come di consueto. I clienti in studio effettuano il check-in tramite iPad. I clienti virtuali cliccano sul link nell'email di promemoria.
3. Al termine della lezione, ZoomConnect registra tutti i partecipanti virtuali presenti in Mindbody e ne conta i pacchetti rimanenti.
4. Imposta la soglia di presenza per ogni tipo di corso. L'impostazione predefinita considera presente un partecipante se si è unito alla lezione nei primi 20 minuti e ne ha trascorsi almeno 15. Per un corso express di 30 minuti potrebbe essere preferibile una regola più restrittiva, mentre per un workshop di 90 minuti una più flessibile.
5. Confronta i report della prima settimana con le registrazioni manuali che hai tenuto e, se necessario, regola la soglia.

Dopodiché, il report di fine mese si limita a rispecchiare la realtà, perché in realtà vi ha sempre rispecchiato.

Alcuni casi reali

Interruzioni di connessione: la connessione Wi-Fi di una cliente si interrompe e lei si riconnette dal suo telefono. Il sistema la riconosce come la stessa persona e la conteggia una sola volta, senza perdere la sua presenza o conteggiarla due volte.

Visione condivisa tra membri dello stesso nucleo familiare: se due persone guardano con la stessa prenotazione a pagamento, la presenza viene registrata per il cliente pagante. Se si desidera consentire la visione condivisa tra membri dello stesso nucleo familiare, è possibile configurarla con un piccolo supplemento.

Cancellazioni tardive: una cancellazione effettuata entro il periodo di tempo limite per la cancellazione viene registrata come cancellazione tardiva, non come mancata presentazione e non come presenza, in modo che i report e le eventuali penali per cancellazione tardiva rimangano accurati.

Come potrebbero essere i numeri

Consideriamo un esempio illustrativo: uno studio di pilates ibrido ipotetico che offre 22 lezioni miste a settimana, con circa il 40% dei partecipanti che si svolge online.

• La partecipazione virtuale è aumentata da circa il 78% a circa il 99%.
• Il ricavato recuperato dai pacchetti, ovvero dalle visite a cui si è partecipato ma che non sono state conteggiate, ammonta a circa 1.400 dollari nel primo mese, per poi stabilizzarsi a zero perdite nei mesi successivi.
• Il tempo che il titolare dedica alla riconciliazione delle presenze di fine mese si riduce a zero.

C'è un vantaggio per l'esperienza degli iscritti che merita di essere menzionato. Gli iscritti si fidano del fatto che le loro visite vengano conteggiate correttamente perché i registri dello studio corrispondono a ciò che ricordano. La conversazione "quante visite mi restano?" smette di essere una negoziazione e diventa una semplice conferma. Queste cifre sono indicative, non rappresentano i risultati reali di un cliente.

Perché questo è importante per i tuoi profitti

• Le perdite di fatturato dovute a pacchetti che non diminuiscono mai sono invisibili finché non si va a cercarle. La maggior parte degli studi ibridi sta subendo perdite senza rendersene conto.
• Limitare un dispositivo per collegamento non significa penalizzare gli iscritti, ma è il requisito minimo per tutelare le entrate che le lezioni virtuali dovrebbero generare.
• Dati di presenza accurati alimentano un marketing efficace. Quando i tuoi registri rispecchiano la realtà, le tue email di recupero clienti raggiungono le persone giuste e i tuoi membri continuano a fidarsi dei tuoi messaggi.

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