Cliniko e HubSpot: reportistica su professionisti e sedi per una clinica multidisciplinare.

Quando una clinica impiega una dozzina di professionisti di diverse discipline, la risposta alla domanda "chi sta ottenendo buoni risultati?" non è più qualcosa che si può valutare a occhio. La stessa domanda viene posta ogni settimana dal responsabile amministrativo, ogni mese dal direttore operativo e ogni trimestre dal consiglio di amministrazione, e la risposta non dovrebbe richiedere la creazione di un nuovo foglio di calcolo ogni volta.

Facciamo un esempio illustrativo: Harbourview Allied Health Collective, un'ipotetica struttura con 4 sedi e 22 professionisti tra fisioterapia, terapia occupazionale, dietetica e fisiologia dell'esercizio. Il responsabile della struttura non può rispondere facilmente a semplici domande interdisciplinari. Quanti pazienti in comune vengono indirizzati dalla fisioterapia alla dietetica in un mese? Quale professionista ha il tasso di riprogrammazione più alto? Quale sede sta influenzando negativamente la media della rete? Ogni domanda richiede una nuova esportazione dei dati, una nuova inversione di tendenza e un nuovo ciclo di abbinamento manuale dei pazienti.

Le domande a cui una clinica multidisciplinare ha effettivamente bisogno di una risposta

Una clinica con 22 professionisti funziona come una piccola rete, non come un singolo studio medico. La dirigenza ha bisogno di risposte come:

• Quali professionisti operano al massimo delle loro capacità e quali invece lavorano ben al di sotto di esse?
• Quali combinazioni di discipline generano il maggior numero di invii interni (fisioterapia a dietetica, terapia occupazionale a fisiologia dell'esercizio)?
• Quale struttura sanitaria genera il maggior valore a vita per ogni nuovo paziente e perché?
• Quale professionista è più abile nel trasformare una prima valutazione in un piano di cura continuativo?

Nessuno di questi dati sopravvive a una semplice esportazione in un foglio di calcolo. Richiedono che ogni paziente, appuntamento, professionista sanitario, luogo e piano di cura siano collegati tra loro, in modo da poter analizzare i dati in modo flessibile.

Quanto ti costa il processo di segnalazione manuale

I report integrati di Cliniko rispondono alle domande di base, come il fatturato per professionista e gli appuntamenti al giorno, ma non sono in grado di collegare i dati necessari per una reportistica interdisciplinare. Uno strumento di reporting basato su un'esportazione obsoleta perde il collegamento tra i pazienti e richiede l'intervento di un analista per essere aggiornato. Un foglio di calcolo incollato va bene per 6 professionisti, ma è impraticabile per 22. Di conseguenza, il responsabile dello studio è costretto a ricostruire i report manualmente, il direttore operativo aspetta giorni per una risposta e le decisioni vengono prese sulla base di informazioni incomplete.

Come funziona la segnalazione automatica

Quando CRMConnect collega Cliniko a HubSpot, appuntamenti, pazienti, fatture, professionisti, sedi e piani di cura diventano elementi costitutivi per la creazione di report, che si aggiornano automaticamente mantenendo intatte le relazioni tra di loro. Ogni appuntamento include già il professionista e la sede, consentendo di suddividere qualsiasi report in base a questi dati senza alcuno sforzo aggiuntivo. Inoltre, poiché le cartelle cliniche dei pazienti rimangono connesse all'interno della rete, è possibile preservare il percorso di cura anche quando un paziente si rivolge a diversi professionisti di diverse discipline.

Ecco il report che puoi presentare:

Prestazioni del professionista. Per ciascun professionista: appuntamenti confermati negli ultimi 30 giorni, tasso di assenze ingiustificate, tasso di riprogrammazione (la percentuale di appuntamenti confermati che si traducono in un'altra prenotazione entro 28 giorni) e valore medio dell'appuntamento.

Prestazioni di localizzazione. Per ciascuna sede: il livello di riempimento del calendario rispetto alle ore disponibili del professionista, il numero di nuovi pazienti acquisiti nel periodo e il valore medio a vita dei pazienti in quella sede.

Segnalazioni interne. Identifica i pazienti che hanno appuntamenti con specialisti di più discipline e raggruppali in base alla provenienza e alla destinazione della visita. Questo report ti dirà se il tuo modello multidisciplinare è realmente multidisciplinare o se si tratta semplicemente di studi individuali che condividono lo stesso spazio.

Accesso limitato in base alla posizione. Ogni responsabile di clinica visualizza solo i propri pazienti e la propria attività, mentre il direttore operativo (COO) ha una visione dell'intera rete. L'indicazione della sede su ogni appuntamento è ciò che rende questa distinzione netta e applicabile.

Ciò che in genere scopri

Una clinica con le caratteristiche di Harbourview di solito scopre, entro il primo mese, che due o tre professionisti lavorano al 95% della capacità, mentre altri due sono al di sotto del 55%, che una sede gestisce l'80% di tutti i rinvii interni da fisioterapista a dietista, mentre le altre tre sono quasi a zero, e che la sede con il più alto valore a vita del cliente non è quella con la maggiore spesa di marketing. Ognuna di queste situazioni rappresenta una decisione da prendere. I report si aggiornano automaticamente, il direttore operativo smette di chiedere "il foglio di calcolo" e la presentazione trimestrale al consiglio di amministrazione richiede 20 minuti anziché due giorni.

Come utilizzare in modo equo le segnalazioni dei professionisti sanitari

I dati relativi al numero di professionisti sanitari sono uno strumento di gestione, non una classifica pubblica. Due avvertenze da tenere a mente:

• Non trasformate il volume degli appuntamenti in una classifica pubblicata nella chat del personale. Le diverse discipline hanno durate degli appuntamenti e complessità dei casi differenti. Una valutazione fisioterapica pelvica di 75 minuti non è la stessa unità di lavoro di una visita di controllo di 20 minuti.
• Non inserire dettagli clinici (note sul caso, diagnosi, specifiche del trattamento) nelle dashboard di gestione. La struttura del piano di cura, come i limiti delle sessioni e le tappe fondamentali, è operativa e può essere segnalata senza problemi. La narrazione clinica rimane in Cliniko.

Perché questo è importante per la tua clinica

Quando si ha a che fare con una dozzina di professionisti, l'intuito non basta più e i report manuali non sono più abbastanza veloci. I report in tempo reale su professionisti, sedi e referral interni trasformano la domanda "chi sta ottenendo i risultati migliori" in una risposta immediata, basata su dati reali, ogni volta che viene posta. In particolare, il report sui referral interni è quello che la maggior parte delle cliniche multidisciplinari non implementa mai, ed è quello che permette di capire se il modello adottato sta effettivamente funzionando.

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