Cliniko e HubSpot: dimostrate quali annunci pubblicitari riempiono davvero la sala visite.

Il tuo team di marketing può dimostrare quale annuncio ha generato la compilazione del modulo. Non può dimostrare quale annuncio ha generato la prenotazione della prima consulenza. Sono due cose molto diverse, e solo una delle due è determinante per il successo.

È proprio questa lacuna che, silenziosamente, brucia budget pubblicitari a sei cifre nel settore della fisioterapia. Una campagna che genera 80 moduli compilati al mese sembra vincente finché non si scopre che 60 di queste persone stavano solo navigando e che le valutazioni effettivamente prenotate provenivano per lo più da un'altra inserzione con la metà dei moduli compilati.

Facciamo un esempio illustrativo. Lakeshore Physio and Sports Recovery è uno studio ipotetico con 3 sedi, 14 professionisti e circa 9.000 pazienti attivi. Stavano investendo una somma considerevole in pubblicità a pagamento sui social media per il mal di schiena e la riabilitazione post-operatoria. HubSpot mostrava il costo per ogni modulo compilato. Cliniko mostrava le prenotazioni per le prime visite. Nessun dato collegava i due, quindi il direttore marketing ha deciso di basare il budget del mese successivo su una semplice intuizione.

Perché la compilazione del modulo non è il traguardo giusto

La maggior parte degli strumenti di marketing considera la compilazione del modulo come il momento in cui una campagna ha "funzionato". Questo ha senso quando il prodotto è digitale. In una clinica di fisioterapia, il momento che conta davvero è quando il paziente si presenta per la prima visita, spesso dai 9 ai 14 giorni dopo aver compilato il modulo. Quando l'appuntamento viene prenotato, la visita e la fattura, la campagna che ha portato il paziente alla visita è già stata dimenticata dal sistema di marketing.

Le solite soluzioni di ripiego si rivelano tutte inefficaci in una clinica affollata. Chiedere alla reception di annotare la provenienza di ogni paziente viene fatto il martedì e dimenticato il mercoledì. L'esportazione settimanale di un foglio di calcolo da Cliniko a HubSpot crea duplicati nelle cartelle cliniche dei pazienti e genera un ritardo di una settimana. Il campo "Come ci ha conosciuto?", che i medici dovrebbero compilare, si trasforma quasi sempre in "Altro". Nessuna di queste soluzioni resiste alla normale programmazione di una clinica.

Come funziona quando Cliniko e HubSpot sono sincronizzati

CRMConnect per Cliniko e HubSpot risolve il problema alla radice: mantiene automaticamente sincronizzati i dati dei pazienti, gli appuntamenti e le fatture tra i due sistemi, in modo che la campagna che ha inizialmente portato un paziente rimanga associata a quel paziente fino alla fatturazione.

Ecco come si presenta la situazione giorno per giorno:

• Ogni paziente che si è iscritto tramite un modulo di marketing conserva la campagna originale associata alla propria cartella clinica, anche a distanza di mesi.
• Ogni appuntamento prenotato tramite Cliniko viene registrato in HubSpot come un record a sé stante, completo di informazioni sul paziente, il professionista, il tipo di appuntamento, la sede della clinica e il suo stato (prenotato, arrivato, mancato, annullato). Quando si prenota una prima visita a 180 dollari, tale importo viene registrato e convertito in ricavo effettivo al momento dell'arrivo del paziente.
• Quando la reception unisce pazienti duplicati o aggiorna i dati di contatto in Cliniko, queste modifiche vengono applicate senza problemi, anziché lasciare i dati originali della campagna in un record che nessuno consulta.

Grazie a questa configurazione, il tuo team di marketing potrà finalmente creare il report che conta davvero: per ogni campagna, il numero di valutazioni iniziali prenotate, il numero di pazienti effettivamente presentati e il fatturato generato. Per un'analisi più approfondita, la stessa configurazione importa anche le fatture di Cliniko in HubSpot, consentendoti di confrontare il fatturato prenotato con quello effettivamente fatturato, al netto di sconti e rettifiche.

Ecco come tendono ad apparire i numeri

Lavorando con le cifre illustrative di cui sopra, Lakeshore in genere scopriva entro i primi 60 giorni che la creatività di Instagram relativa al mal di schiena che pensavano fosse la più performante era in realtà terza per costo per valutazione ricevuta, e che un pubblico di remarketing su Facebook meno attivo generava valutazioni iniziali a circa il 60% del costo.

Riallocare la spesa basandosi esclusivamente su quel segnale tende a far scendere il costo medio per la prima visita prenotata dalla fascia tra i 140 e i 160 dollari a quella tra i 90 e i 110 dollari entro un trimestre. Tutto ciò non richiede un budget pubblicitario maggiore. Richiede solo che il budget venga indirizzato verso gli annunci che riempiono la sala visite.

Perché questo è importante per il tuo studio

Considera l'appuntamento prenotato e rispettato come il vero risultato del tuo marketing, non la semplice compilazione del modulo. Quando il tuo calendario, le cartelle cliniche dei pazienti e le fatture sono sincronizzati automaticamente con il tuo sistema di marketing, puoi vedere esattamente quali campagne generano pazienti paganti e quali solo clic.

Quel singolo cambiamento, dal conteggio dei moduli compilati al conteggio delle valutazioni pervenute, di solito vale più di qualsiasi modifica agli annunci stessi, perché indica dove smettere di sprecare denaro.

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