Cliniko e HubSpot: una previsione di fatturato affidabile per una clinica di medicina sportiva.

In ogni clinica in crescita arriva un momento in cui il foglio di calcolo delle previsioni del lunedì mattina smette di essere uno strumento e diventa un problema. Il proprietario o il responsabile finanziario lo ricostruisce a mano. I professionisti non sono più aggiornati sui dati riportati. La dirigenza discute sui numeri sbagliati perché quelli corretti sono vecchi di quattro giorni. Le decisioni vengono prese d'istinto.

Facciamo un esempio illustrativo. Northpoint Sports Medicine è un'ipotetica clinica ad alto volume con 8 professionisti e circa 2,4 milioni di dollari di fatturato annuo. La fatturazione avviene tramite Cliniko. Le previsioni e le dashboard sono gestite da HubSpot. Ogni lunedì, il responsabile finanziario esporta entrambi i dati, li unisce in un foglio di calcolo, crea la visualizzazione a 30, 60 e 90 anni e la invia via e-mail. Entro mercoledì i numeri sono sbagliati. Entro venerdì nessuno ci crede più.

Perché le soluzioni tradizionali non funzionano

Il consiglio standard in questi casi è quello di interporre un software di contabilità, come Xero o QuickBooks, tra Cliniko e HubSpot, e di basare le previsioni su questo. Questo funziona per le tasse, ma non per la gestione aziendale, perché la contabilità registra ciò che è già stato fatturato o incassato, non ciò che è in programma. Quando le entrate arrivano al sistema contabile, è ormai troppo tardi per intervenire.

Un altro approccio comune è quello di creare una dashboard di reporting separata basata sui dati di Cliniko. Questo fornisce alla dirigenza un grafico accattivante, ma non offre strumenti per intervenire. HubSpot è la piattaforma in cui risiedono effettivamente le attività dei pazienti, il marketing e la pipeline di vendita. Suddividere le previsioni in un secondo sistema crea semplicemente due serie di dati di cui nessuno si fida completamente.

Come funziona quando Cliniko e HubSpot sono sincronizzati

CRMConnect Cliniko to HubSpot sincronizza automaticamente appuntamenti e fatture con HubSpot, in due flussi separati. Gli appuntamenti sono il tuo indicatore principale: mostrano quali entrate sono in programma. Le fatture rappresentano le entrate confermate: mostrano cosa è stato fatturato, pagato o stornato. Unendo i due dati, ottieni una previsione reale a 30/60/90 giorni che si aggiorna ogni volta che qualcosa cambia in Cliniko, non ogni volta che qualcuno apre un foglio di calcolo.

Ecco cosa ne ricavi:

• Ogni fattura di Cliniko viene visualizzata in HubSpot con la data di emissione, lo stato, l'importo netto, le tasse, il totale, eventuali sconti e il paziente, in modo che i ricavi confermati siano sempre aggiornati.
• Ogni appuntamento su Cliniko viene visualizzato con data, professionista, sede della clinica, tipologia e valore previsto, in modo da poter vedere l'aumento dei ricavi prenotati direttamente sul calendario.
• Sono visibili anche i dettagli del piano di cura di ciascun paziente, come i limiti delle sessioni e la capacità rimanente, il che impedisce che le previsioni conteggino due volte un paziente la cui copertura assicurativa sta per scadere.

Da lì, la previsione a 30/60/90 giorni diventa la somma di tre elementi: ricavi già pagati nel periodo, ricavi fatturati e in sospeso nel periodo e appuntamenti prenotati nel periodo, ponderati in base al tasso storico di conversione da visite a fatturazione. È possibile analizzare i dati per professionista e per linea di servizio, valutazioni iniziali, visite di controllo, blocchi di trattamento, pacchetti di visite e osservare l'andamento rispetto alle previsioni settimana dopo settimana. E poiché la cartella clinica di ogni paziente contiene la campagna che lo ha portato alla visita, è finalmente possibile generare un report di ritorno sull'investimento di marketing efficace: spesa pubblicitaria in entrata, ricavi fatturati in uscita.

Ecco come tendono ad apparire i numeri

Una clinica con un profilo simile a quello di Northpoint in genere vede migliorare l'accuratezza delle previsioni, passando dal valore di base del foglio di calcolo, pari al 75-80%, a poco più del 90%, una volta che gli appuntamenti e le fatture iniziano ad arrivare. Queste cifre sono esemplificative, ma il modello si conferma.

Più importante dell'accuratezza è la tempistica. Le previsioni si aggiornano durante la settimana, quindi i dirigenti smettono di discutere sui dati di lunedì scorso e iniziano ad agire giovedì mattina. Il responsabile finanziario recupera dalle quattro alle sei ore a settimana che prima erano dedicate alla ricostruzione manuale. E le discussioni sul ritorno sull'investimento del marketing finalmente utilizzano come parametro di riferimento i ricavi fatturati, anziché i moduli compilati.

Pacchetti di assistenza ricorrenti senza doppio conteggio

La medicina sportiva vende molti pacchetti di visite multiple: un pacchetto di 6 sedute di trattamento, un programma di 12 settimane per il ritorno all'attività sportiva, un ciclo di riabilitazione post-operatoria. Poiché i dettagli del piano di cura di ciascun paziente, inclusi i limiti delle sedute e la capacità residua, sono visibili in HubSpot, le previsioni possono riconoscere i ricavi derivanti dai pacchetti al momento dell'effettiva fatturazione, solitamente anticipata, ed evitare di prevedere i ricavi futuri di sedute già pagate. Senza questa visibilità del piano di cura, i pazienti che acquistano pacchetti tendono a essere conteggiati due volte: una volta al momento della vendita e di nuovo per ogni seduta prenotata.

Perché questo è importante per il tuo studio

Una previsione affidabile si basa sulla combinazione di due elementi: gli appuntamenti prenotati come indicatore principale e le fatture come entrate confermate, con la capacità di ciascun piano di cura del paziente a fungere da verifica di plausibilità. Assicuratevi che tutti e tre i parametri siano in equilibrio prima di preoccuparvi delle dashboard.

I fogli di calcolo non sono lenti perché sono intrinsecamente inefficienti. Sono lenti perché necessitano di un aggiornamento manuale. Integrando questo processo nel sistema, la routine del lunedì scompare. E le discussioni sul ritorno sull'investimento (ROI) del marketing diventano serie solo quando il parametro di riferimento è il fatturato, non il numero di moduli compilati.

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