DonorPerfect와 Keap을 활용하여 분기별 기금 운용 위원회 보고서를 더 빠르게 작성하세요.

기부 장학금 보고는 장학금 모금 활동에서 가장 노동 집약적인 작업이며, 그 작업 대부분은 진정한 사고를 필요로 하지 않습니다. 개발 담당자는 매 분기마다 이틀을 꼬박 할애하여 기금별 기부 총액을 추출하고, 다른 시스템의 참여 데이터와 수동으로 대조하고, 각 장학금에 맞는 서식을 만들고, 위원회 위원장에게 PDF 파일을 이메일로 보냅니다. 그리고 13주 후, 그들은 이 모든 과정을 다시 반복합니다.

이사회는 일이 어렵기를 바라지 않습니다. 그들에게 필요한 것은 정확한 수치입니다. 일이 어려운 이유는 간단합니다. 한 시스템은 기부자들이 어떤 기금에 얼마를 기부했는지 알고 있고, 다른 시스템은 기부자들이 무엇을 읽고, 열어보고, 참석했는지 알고 있습니다. 매 분기마다 이 두 가지 정보를 수동으로 합치는 것이 바로 병목 현상의 원인입니다.

수동 쿼터의 실제 비용은 얼마일까요?

숙련된 직원이 1년에 네 번, 이틀씩 복사 붙여넣기에 시간을 허비하는 것은 총 16일의 근무일을 낭비하는 것과 같습니다. 이는 모금 담당자가 기부자에게 전화를 걸거나, 후원자를 직접 만나거나, 기금을 실제로 늘리는 관계 구축 활동에 투자할 수 없는 시간입니다.

또한 매우 취약합니다. 모든 보고서는 수작업으로 작성되기 때문에, 매 보고서마다 숫자의 오타, 기부금 내역의 오류, 또는 지난 분기 수치를 이번 분기에 잘못 붙여넣는 등의 실수가 발생할 가능성이 큽니다. 기부 장학금에는 법적 제한 사항이 명시되어 있으며, 모든 보고서에 정확하게 기재되어야 합니다. 제한 사항을 잘못 표기한 관리 보고서는 예산 문제가 아니라 법규 준수 문제이며, 이는 심각한 불이익으로 이어질 수 있습니다.

시기적인 비용도 존재합니다. 기금 위원회는 분기 말에 회의를 여는 경우가 많은데, 이때는 주요 기증자의 기부, 추모 기부 약정, 이사회 의장의 기금 관리 방문 등 최근 2주간의 데이터가 가장 중요합니다. 지난주 데이터만을 바탕으로 작성된 보고서는 현재 기금의 현황을 제대로 반영하지 못합니다.

보고서를 작성하는 더 나은 방법

CRMConnect는 DonorPerfect와 Keap를 연결하여 기금 정보와 기부자 참여 정보를 동일한 기부자 기록에 함께 저장하고 자동으로 최신 상태로 유지합니다.

모든 기부금은 기금 지정, 사용 제한 및 목적이 자동으로 반영됩니다. 기부된 장학금은 자유 형식의 메모가 아닌 깔끔하게 선택 가능한 카테고리로 표시됩니다. 기부자별, 기금별 기부 내역은 Keap에서 이미 추적하고 있는 참여 현황(이메일 열람, 클릭, 이벤트 참석) 바로 옆에 표시됩니다. 기부자 정보의 두 가지 측면이 모두 한 곳에 있기 때문에, 이전에 수동으로 처리했던 분기별 참여 현황 업데이트 작업이 이제 필요 없어집니다.

팀에서 어떻게 활용할 수 있을까요?

서밋 장학 기금(Summit Scholars Fund)은 38개의 기부 장학금과 5,200명의 동문 기부자를 보유한 대학 부설 장학 기금의 대표적인 사례입니다. 다음은 이 기금에 대한 보고서를 쉽게 설명한 내용입니다.

각 장학금은 고유한 저장된 보기를 갖습니다. 해당 기금에 기부한 모든 기부자, 평생 기부 내역, 마지막 기부 날짜, 최근 활동 내역 및 마지막 행사 참석 내역이 모두 한 화면에 표시됩니다. 해당 장학금에 대한 법적 제한 사항도 보기 내에 포함되어 있으므로 위원회 의장은 따로 찾아볼 필요 없이 맥락을 파악할 수 있습니다.

별도의 감시 목록을 통해 각 기금의 주요 기부자들을 마지막 연락 이후 경과 시간에 따라 추적합니다. 90일 동안 연락이 두절된 기부자는 담당 개발 담당자에게 알림을 보내므로, 관계 악화는 다음 분기 회의가 아닌 몇 주 안에 파악할 수 있습니다.

보고서 제출일이 되면 개발 담당자는 저장된 각 뷰를 열고 내보낸 후 전송합니다. 준비 시간이 16시간에서 3~4시간으로 단축됩니다.

이것이 여러분의 모금 활동에 미치는 영향은 무엇일까요?

이러한 접근 방식을 채택한 후 유사한 장학금 기금에서 얻은 대표적인 결과:

• 분기 보고서 준비 시간이 약 16시간에서 약 4시간으로 줄어들어 75% 감소했습니다.
• 위원회 위원장들은 만족도가 높아졌다고 보고했는데, 그 이유는 처음으로 각 장학금 보고서에 단순히 금액뿐만 아니라 참여 맥락까지 포함되었기 때문입니다.
• 주요 기부자와의 관계 냉각은 90일 대기 명단 덕분에 분기별이 아닌 몇 주 만에 파악될 수 있습니다.
• 제한 조항이 서술문에 묻히지 않고 일관되게 저장되므로 연례 규정 준수 검토 속도가 빨라집니다.
• 모금 담당자들이 작성하는 장학금별 보고서의 질이 향상됩니다. 기부 데이터와 참여 데이터가 내보내기 폴더에 따로 저장되는 대신, 한눈에 나란히 표시되기 때문입니다.

솔직히 말씀드리자면, 이 시스템이 개발 담당자의 분기별 평가를 완전히 없애는 것은 아닙니다. 여전히 사람이 직접 데이터를 읽고 분석 보고서를 작성해야 합니다. 사라지는 것은 스프레드시트 작업일 뿐, 담당자의 판단력은 아닙니다. 이 시스템이 기존 직원의 역할을 완전히 대체할 것이라고 기대했던 기관들은 실망했지만, 담당자가 기부자들과의 전화 통화에 더 집중하고 엑셀 작업 시간을 줄일 수 있을 것이라고 기대했던 기관들은 만족했습니다.

관리와 개인정보 보호는 중요한 고려 사항입니다. 장학금 수혜자는 기부자와는 다른 개인정보 보호 기대치를 가지고 있습니다. 보고서에 수혜자 사례를 활용할 때는 항상 동의를 구하고, 언제든 철회할 수 있는 권리를 보장해야 합니다. 많은 대학들이 기부자 및 위원회 구성원과 공유할 수 있는 정보에 대한 구체적인 정책을 가지고 있으며, 해당 정책에서 허용하지 않는 한 수혜자 데이터는 기본적으로 위원회에 공개되는 자료에서 제외되어야 합니다.

인간성을 유지하기 위해 무엇을 해야 할까요?

보고서를 완전히 자동화하려는 유혹에 빠지기 쉽지만, 그러지 마십시오. 수치, 참여 요약, 장학금별 조회수, 관심 목록은 자동화하되, 왜 어떤 장학금은 기대 이상의 성과를 내고 어떤 장학금은 자금 부족을 겪는지 설명하는 서술적인 부분은 개발 담당자에게 맡기십시오. 이사회 의장은 보고서를 열어본 후 30초 안에 맥락이 있는 데이터와 맥락이 없는 데이터를 구분할 수 있습니다.

기부자 관리 권고 사항도 사람의 판단에 따라 결정해야 합니다. 90일 동안 기부를 꺼리는 기부자 목록은 경고 표시일 뿐, 결정 사항이 아닙니다. 기부를 꺼리는 주요 기부자에 대한 적절한 다음 단계는 보고서에서 확인할 수 없는 요소들에 따라 달라집니다. 예를 들어 최근의 상실, 알려진 인생의 전환점, 이전에 논의했던 기부 시기 선호도 등이 있습니다. 이러한 결정은 대시보드가 아닌 모금 담당자가 내려야 합니다.

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