Mindbody와 ActiveCampaign: 스프레드시트는 이제 그만! 적합한 회원에게 이메일을 보내세요.

230명의 수련생이 있는 가라테 도장의 뒷사무실에 들어가 보면 온갖 스프레드시트가 널려 있습니다. 사범이 관리하는 현재 승급 목록, 부사범이 관리하는 승급 심사 명단, 접수처 직원이 관리하는 도복, 겨루기용 패드, 무기 등의 주문 목록, 대회 참가 신청서, 그리고 형제자매를 기억하는 사람이 관리하는 가족 회원 명단까지.

이 스프레드시트들은 서로 연동되지 않습니다. 이메일 시스템과도 연동되지 않죠. 그래서 도장에서 승급 심사 알림을 보내면, 첫 심사가 6개월이나 남은 흰띠 수련생부터 지난주에 승급 심사를 본 갈색띠 수련생의 부모까지 모두에게 전송됩니다. 그러면 구독 취소율이 높아지고, 이메일 서비스에 대한 신뢰도는 서서히 무너집니다.

가상의 예를 들어보겠습니다. 230명의 수련생과 많은 가족 회원을 보유한 단일 도장인 스톤 파인 가라테(예시)는 바로 이러한 문제를 겪었습니다. 도장 주인은 "모든 데이터를 이메일 도구에 입력"하려고 두 번 시도했지만, 스프레드시트와 마인드바디 시스템이 매번 다른 방식으로 오류를 일으켜 두 번 모두 포기했습니다.

이 글에서는 스프레드시트를 더 이상 사용하지 않고 정확하고 타겟팅된 회원 이메일을 보내는 방법에 대해 설명합니다.

스프레드시트 사용에 실제로 드는 비용은 얼마일까요?

가장 큰 비용은 시간입니다. 각기 다른 사람이 관리하고 끊임없이 업데이트해야 하는 스프레드시트 네다섯 개는 직원들의 주당 4~6시간을 쉽게 잡아먹습니다. 이는 팀원들이 교육이나 서비스 제공 대신 연간 약 250시간을 인간 데이터베이스 관리에 허비한다는 것을 의미합니다.

숨겨진 비용은 더 심각합니다. 회원들이 자신과 전혀 상관없는 이메일을 계속 받게 되면, 아예 읽지 않거나 구독을 취소하게 됩니다. 정말 중요한 소식, 예를 들어 일정 변경, 폐점, 프로모션 등을 알려줘야 할 때쯤이면 이미 절반의 회원들이 관심을 끊은 상태입니다. 관련 없는 이메일은 결코 공짜가 아닙니다. 되돌릴 수 없는 관심에 대한 대가를 치르게 되는 것입니다.

이미 가지고 있는 데이터를 활용하세요

Mindbody는 이미 벨트 등급, 연령대, 가족 구성원, 장비 사이즈, 토너먼트 참가 자격, 테스트 날짜 등 스프레드시트에서 추적하는 정보를 보유하고 있습니다. CRMConnect는 이 모든 정보를 ActiveCampaign으로 자동으로 가져와 최신 상태로 유지합니다.

즉, ActiveCampaign의 회원 기록 하나에 학생의 띠 등급, 연령대, 소속 가족, 회비 납부 주체, 도복 사이즈, 다음 승급 심사일, 대회 참가 자격 여부 등 모든 정보가 담겨 있습니다. 하나의 기록으로 스프레드시트의 네 행을 대체할 수 있으며, 자동으로 업데이트됩니다.

세 개의 스프레드시트를 대체하는 세 개의 목록

ActiveCampaign에서 저장된 목록 3개를 만드세요. 각 목록은 스프레드시트 하나를 대체하며, 각각 자체적으로 업데이트됩니다.

벨트 테스트 명단. 향후 30일 이내에 승단 심사를 앞둔 모든 재학생이 자동으로 명단에 포함됩니다. 사범이 마인드바디에서 심사 날짜를 설정하는 즉시 해당 학생이 명단에 나타납니다. 더 이상 수동으로 명단을 관리할 필요가 없습니다.

장비 재정비. 마지막 교복 주문 후 9개월이 지난 학생들을 자동으로 포함합니다. 이렇게 하면 매 분기마다 모든 가정에 연락하지 않고도 교복이 작아진 학생들을 파악할 수 있습니다.

토너먼트 풀. 해당 벨트 등급과 연령대에 맞는 토너먼트 참가 자격이 있는 학생들을 자동으로 포함합니다. 토너먼트 주최자는 등록이 시작되는 날 아침에 최신 참가자 명단을 가져옵니다.

그런 다음 부모를 위한 목록을 하나 더 추가하세요. 가족 회원으로 가입한 유료 성인 명단을 담은 '가족 소통 목록'입니다. 9세 아동의 벨트 테스트 알림은 아동이 아닌 부모에게 전달되어야 하며, 가족 관계 데이터가 이를 자동으로 처리해 줍니다.

자동으로 실행되는 이메일

해당 목록이 준비되면 간단한 자동 이메일 시퀀스 3개를 설정하세요.

승급 시험 준비. 승단 심사 명단에 이름을 올린 학생은 심사 전 30일 동안 다음과 같은 짧은 안내를 받게 됩니다. 심사 확정, 심사 과정 안내, 도복 점검 안내, 심사 전날 일정 안내, 그리고 심사 다음 날 결과 안내입니다.

장비 재정비. 학생이 장비 재주문 목록에 오르면, 이미 등록된 사이즈가 표시된 사이즈 확인 이메일을 받게 되며, 주문이 들어오지 않을 경우 추가 이메일이 한 번 더 발송됩니다.

토너먼트 주기. 학생이 토너먼트 참가 신청을 하면 등록 시작일, 등록 마감일, 그리고 대회 전날의 운영 관련 이메일을 받게 되며, 등록을 완료하면 자동으로 이메일 수신 목록에서 제외됩니다.

ActiveCampaign 내에서 각 학생의 출석 추세를 추적할 수도 있으므로 담당 강사는 별도의 스프레드시트를 열지 않고도 누가 꾸준히 출석하고 누가 출석률이 저조한지 확인할 수 있습니다.

이것이 여러분의 스튜디오에 의미하는 바는 무엇일까요?

이 규모의 도장에서 스프레드시트를 없애는 대표적인 사례를 보면, 직원들이 주당 약 4~6시간, 연간 약 250시간을 절약할 수 있습니다. 더 중요한 것은, 팀원들이 스프레드시트를 신뢰하지 않고 마인드바디를 유일한 정보원으로 여기게 된다는 점입니다. 즉, 아무도 "실제" 사본을 따로 보관하지 않기 때문에 마인드바디 자체의 데이터가 더욱 깨끗해집니다.

이메일 마케팅 결과도 크게 달라집니다. 일반적으로 대량 발송 이메일의 수신 거부율은 60일 이내에 절반으로 떨어지는데, 이는 학생들이 자신에게 해당되지 않는 메시지를 더 이상 받지 않게 되기 때문입니다. 예를 들어, 갈색 띠 수련생은 더 이상 흰 띠 수련생 오리엔테이션 이메일을 받지 않습니다.

스톤파인의 경우, 장비 재주문 시스템만으로도 1분기에 통합 비용을 회수할 수 있었습니다. 9개월 시점의 유니폼 재주문율은 부모들이 스스로 알아차리고 재주문했던 35%에서 사이즈를 알려주는 알림 시스템 덕분에 65~70%로 급격히 상승했습니다.

이 수치는 예시일 뿐입니다. 이미 기록이 잘 정리된 도장은 시간 절약 효과가 적지만, 기록이 엉망인 도장은 훨씬 더 큰 시간 절약 효과를 보입니다.

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