Mindbody와 HubSpot: 모든 체험 수업을 두 번째 수업 예약으로 전환하세요

매주 놓치고 있는 기회

새로운 학생이 들어와서 39달러짜리 체험 수업을 결제하고 첫 수업을 들은 후 만족스럽게 나갑니다. 그 후 프런트 데스크는 다음 네 시간 동안 정신없이 바빠지고, 교대 근무가 끝날 때까지 아무도 마케팅 시스템을 건드리지 않습니다. 누군가가 그날의 고객 정보를 내보내서 다음 날 아침에 업로드할 때쯤이면, 그 학생은 이미 스튜디오에서 보내는 가장 중요한 기간, 즉 체험 수업 14일 중 거의 하루를 보낸 후입니다.

가상 사례: 로터스 앤 래티스 요가(예시)는 단일 지점의 부티크 스튜디오로, 280명의 활성 회원과 주 14개의 수업을 운영하고 있습니다. 스튜디오 측은 매주 다음과 같은 상황을 목격했습니다. 신규 회원 등록률은 10% 후반대에 머물렀습니다. 스튜디오 주인은 프런트 데스크 직원이 "더 빨리" 응대하면 된다고 생각했지만, 프런트 데스크는 이미 업무량이 포화 상태였습니다. 문제는 노력의 부족이 아니었습니다. 사람이 직접 시스템에 신규 회원 정보를 입력하기 전까지는 어떤 후속 조치도 시작할 수 없다는 점이었습니다.

지연으로 인한 비용

수업 첫 회 감사 인사 이메일이 하루 반이나 늦게 도착하면 이미 중요한 순간이 지나간 후입니다. 학생은 이미 스스로 두 번째 수업을 예약했거나 다른 곳으로 마음을 돌렸을 가능성이 큽니다. 또한 아침에 수집한 정보를 바탕으로 작성된 후속 이메일은 필연적으로 형식적일 수밖에 없습니다. 이름과 구매 내역은 알지만, 어떤 강사의 수업을 들었는지, 어떤 스타일의 수업을 들었는지, 재수강 여부는 알 수 없기 때문입니다. 수강생 확보에 있어 가장 중요한 시점에 이러한 형식적인 메시지를 보내는 것은 스튜디오가 이미 투자한 학생들을 조용히 잃게 만드는 지름길입니다.

인트로 구매 순간과 동기화되는 것은 무엇인가요?

CRMConnect Mindbody와 HubSpot의 연동은 완벽한 솔루션을 제공합니다. 학생이 체험 상품을 구매하는 즉시 연동이 시작됩니다. HubSpot에 새로운 고객 정보가 생성되거나 기존 고객 정보가 매칭되며, 지능형 중복 감지 기능을 통해 동일한 이름과 이메일을 가진 기존 리드가 중복 생성되는 대신 업데이트됩니다.

HubSpot 기록에는 고객이 구매한 소개 상품과 구매 시점, 수강한 강좌, 강사, 방문 횟수, 멤버십 상태, 다음 강좌 예약 여부 등 개인 맞춤형 후속 조치에 필요한 세부 정보가 자동으로 입력됩니다. 이후 모든 예약, 방문, 결석, 구매 내역이 몇 초 만에 기록됩니다. 이 정도면 누군가 직접 입력할 필요 없이 실질적인 후속 조치 시퀀스를 진행하기에 충분합니다.

7일간의 후속 조치: 일등석, 이등석, 전환

HubSpot에서 학생이 체험판을 구매한 당일에 시작되는 워크플로를 하나 구축하세요.

첫 수업 후 두 시간 만에 수강생들은 자신이 수강한 수업과 담당 강사의 이름이 포함된 맞춤형 메시지 "감사합니다. 앞으로 어떤 내용을 기대할 수 있을까요?"를 받습니다. 이 메시지는 수업에 대한 기억이 아직 생생한 당일 저녁에 발송되며, 다음 날 아침에 발송되는 것이 아닙니다.

둘째 날. 만약 학생들이 여전히 다음 수업을 예약하지 않았다면, 예약 링크가 포함된 "두 번째 수업을 선택하세요" 이메일을 받게 됩니다. 이것이 전체 과정에서 가장 중요한 요소입니다. 일주일 안에 두 번째 수업에 참석하는 학생들과 그렇지 않은 학생들 사이의 전환율 차이는 엄청납니다.

넷째 날. 메시지는 학생들의 참여도에 따라 달라집니다. 한 번만 방문한 학생에게는 강사 소개가 담긴 "첫 주" 이메일이 발송됩니다. 두 번 이상 방문한 학생에게는 "점점 탄력을 받고 있네요" 이메일이 발송됩니다.

12일째. 소개 기간이 만료되기 이틀 전, 회원 가입 제안이 발송되는데, 이때 전달되는 문구는 참여자의 실제 참여도에 맞춰 조정됩니다. 여섯 번 참여한 학생에게는 한 번 참여한 학생과는 다른 내용의 제안이 전달되는 것이죠.

90일 후 대표적인 결과

이 이미지는 예시를 위한 합성 이미지이며 실제 고객의 모습은 아닙니다. 비슷한 규모의 스튜디오에 이 패턴을 적용했을 때, 첫 수업 수강생의 회원 전환율이 분기 내에 약 18%에서 26~30%로 상승했습니다. 이러한 상승세는 대부분 수업 이틀째 예약 유도를 통해 이루어지며, 이를 통해 두 번째 수업까지 걸리는 시간을 기존 9일에서 4일 이내로 단축할 수 있습니다. 또한, 수업 당일 저녁에 보내는 감사 메시지의 예약 확정률은 스튜디오에 대한 인식이 아직 생생한 시점에 전달되기 때문에 60%를 넘는 경향이 있습니다.

프런트 데스크에서 데이터 입력에 소요되는 시간은 전체 과정이 자동화되어 사실상 0으로 줄어듭니다. 웹사이트 양식을 통해 정보를 수집한 사람이 나중에 수업에 참여하게 되면, 중복 입력 로직이 자동으로 두 정보를 병합합니다. 회원이 이메일 주소를 업데이트하면 해당 Mindbody 사이트로 정보가 자동으로 전송됩니다. 전환율 목표 설정과 메시지 내용도 수치에 영향을 미치지만, 핵심적인 역할을 하는 것은 바로 이러한 자동화 시스템입니다.

이것이 여러분의 스튜디오에 의미하는 바는 무엇일까요?

세 단계로 이루어진 구조가 핵심인데, 바로 당일 저녁에 감사의 메시지를 보내고, 다음 날에는 추가 예약을 권유하고, 12일째에는 전환 제안을 하는 것입니다. 이 중 다음 날의 권유 메시지가 가장 효과적이지만, 대부분의 스튜디오에서 이 단계를 건너뛰곤 합니다.

소규모 스튜디오에서 주당 몇 건의 소개 수업만 진행하는 경우라면 수동 작업 프로세스로도 충분할 수 있습니다. 하지만 소개 수업 규모가 커지면 계산은 간단해집니다. 판매되는 모든 소개 수업은 이미 비용을 지불하고 유치한 학생을 의미합니다. 수업 당일 저녁, 수업의 느낌을 아직 기억하고 있을 때 후속 조치를 취함으로써 구매를 회원으로 전환하고 기회를 놓칠 염려를 줄일 수 있습니다.

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