Mindbody 및 Keap: Keap에서 수동으로 클라이언트 데이터 재생성 중지

지난 2년 동안 마케팅 시스템을 Keap으로 전환한 스튜디오 운영자에게 첫 달이 어땠는지 물어보세요. 그들은 스프레드시트, 데이터 가져오기, 그리고 모든 고객 정보를 수작업으로 다시 입력하는 느리고 고된 작업에 대해 이야기할 것입니다. 목표, 부상 이력, 패키지 잔액, 주요 일정. 이 모든 정보는 이미 Mindbody에 있었지만, 처음부터 다시 만들어야 했습니다.

개인 맞춤형 트레이닝 스튜디오를 운영한다면, 각 트레이너는 고객별로 목표, 체성분, 부상 이력, 훈련 선호도, 식단 정보, 주요 일정, 집에 있는 운동 기구, 스케줄 제약 등 8~15가지 세부 정보를 관리해야 합니다. Mindbody는 이러한 모든 정보를 보유하고 있습니다. Keap는 그 자체로는 비어 있는 상태로 시작합니다. 누군가가 각 정보를 직접 만들고, 형식을 정하고, 라벨을 붙인 다음, Mindbody와 연결하여 실제로 정보가 입력되도록 해야 합니다.

그 작업은 시간이 오래 걸립니다. 부지런한 트레이너라도 건물 구축, 연결, 테스트 가져오기까지 모두 포함하면 시간당 4개 정도의 세부 정보를 설정할 수 있습니다. 15개의 세부 정보를 설정하고, 각자 자신의 화면을 보고 싶어하는 트레이너 수를 고려하면 설정에만 며칠이 걸립니다. 대부분의 스튜디오는 중간에 포기하고 결국 아무도 신뢰하지 않는 불완전한 Keap만 남게 됩니다.

다음은 예시입니다. 가상의 스튜디오인 그래닛 베이 퍼스널 트레이닝(Granite Bay Personal Training)은 단일 지점에 5명의 트레이너와 140명의 고밀도 고객을 보유하고 있는데, 이 시스템을 수동으로 두 번 시도했습니다. 두 번 모두 설정 단계에서 실패했습니다. 트레이너들은 2주 동안 점심시간을 이용해 고객 정보를 수동으로 다시 입력했고, 그 작업에 지쳐 결국 모든 것을 마인드바디(Mindbody)로 처리하고 목표 추적을 위한 별도의 스프레드시트를 사용하는 방식으로 돌아갔습니다.

Keap 계정 첫날 모습

CRMConnect Mindbody to Keap은 고객 정보를 자동으로 설정해 줍니다. 설정 과정에서 웰니스 비즈니스 운영에 필요한 필수 요소들이 구축되므로, 별도의 수동 설정이 필요하지 않습니다.

첫날부터 Keap 계정은 모든 고객에 대해 다음 정보를 이미 알고 있습니다.

• 이용자의 신원 및 출신 지역: 이용자의 마인드바디 이용 내역, 현재 회원 상태, 총 방문 횟수, 마지막 방문 날짜, 이용한 서비스, 담당 직원 정보.
• 패키지 관련 정보: 멤버십 만료일, 남은 세션 수, 계약 세부 정보, 자동 결제 활성화 여부.
• 구매 내역: 초기 프로모션 구매 내역, 마지막 구매 내역, 금액 및 날짜.
• 고객 참여도: 첫 방문일, 누적 방문 횟수, 누적 매출액.

표준 세트를 뛰어넘는 기능을 제공합니다. 스튜디오 고유의 세부 정보도 그대로 반영됩니다. 예를 들어, 개인 트레이닝 스튜디오에서 Mindbody를 통해 고객 목표(체중 감량, 유연성, 근력, 특정 스포츠, 부상 후 재활 등)를 추적해 왔다면, 해당 정보가 Keap에 자동으로 입력됩니다. 누구도 Keap 드롭다운 메뉴에 직접 입력할 필요가 없습니다.

따라서 트레이너는 첫날부터 고객 기록을 열어 고객의 목표, 부상 이력, 선호하는 훈련 요일, 이용 중인 패키지, 남은 세션 수, 총 방문 횟수, 마지막 방문 날짜, 다음 예약 날짜 등을 확인할 수 있습니다. 이전에는 스프레드시트로 관리하던 모든 정보가 이제 마케팅 도구에서 바로 제공되는 것입니다.

데이터가 첫날부터 정확할 뿐만 아니라 오랫동안 유용하게 사용되는 이유는 무엇일까요?

첫날은 쉬운 부분입니다. 어려운 부분은 고객이 새로운 패키지를 구매하고, 주요 목표를 달성하고, 목표를 변경하고, 선호도를 업데이트하는 향후 12개월입니다. 오늘 유용하지만 다음 달에는 쓸모없어지는 고객 정보는 아무런 가치가 없습니다. 지속적으로 최신 정보를 유지하는 고객 정보만이 실질적인 후속 조치를 이끌어냅니다.

CRMConnect는 모든 정보를 자동으로 최신 상태로 유지합니다. 고객이 새로운 12회 패키지를 구매하면 패키지 이름, 남은 세션 수, 마지막 구매 내역이 Keap에서 즉시 업데이트되고, 해당 캠페인에 자동으로 태그됩니다. 갱신 알림, 주요 일정 달성 축하 메시지, 트레이너 후속 조치 등 설정해 놓은 모든 캠페인이 변경 사항을 반영하여 실행됩니다. 더 이상 수동으로 정보를 업데이트할 필요가 없습니다.

고객 정보는 최신 상태로 유지되기 때문에 유용합니다. 바로 그게 핵심입니다.

트레이너들이 자신만의 워킹 리스트를 얻는 방법

모든 고객 정보가 입력되어 있으므로 각 트레이너는 별도의 기술 작업 없이 Keap에서 자신만의 보기 방식을 구축할 수 있습니다.

트레이너의 일일 목록에는 현재 활동 중인 고객이 다음 예약 일정 순으로 표시됩니다. 신규 고객은 자동으로 추가되며, 예약이 만료된 고객은 자동으로 목록에서 삭제됩니다.

갱신 목록에는 남은 세션이 3회 이하인 고객이 트레이너별로 그룹화되어 표시되므로 각 트레이너는 자신의 갱신 진행 상황을 확인할 수 있습니다.

마일스톤 목록은 100회 방문을 달성했지만 아직 축하 메시지를 받지 못한 고객을 표시합니다. 이를 통해 자동으로 축하 메시지와 상품권이 발송되며, 이는 스튜디오의 고객 유지 전략으로 자리 잡았습니다.

부상자 명단에는 지난주 훈련에 참여했지만 현재 부상 기록이 있는 고객이 표시되므로 수석 트레이너는 후속 자세 점검이 필요한 사람을 확인할 수 있습니다.

이 모든 것은 기술적인 설정이 필요 없습니다. 강사들이 스프레드시트를 관리할 필요도 없습니다. 세부 정보는 자동으로 입력되고, 목록도 자동으로 업데이트됩니다.

이것이 여러분의 스튜디오에 의미하는 바는 무엇일까요?

이 규모의 스튜디오에 시스템을 구축하는 사례를 살펴보면, 일반적으로 자체 구축 방식에서 요구되는 수동 설정 작업(강사 5명당 4~6시간, 관리 작업 8~12시간 별도)이 약 1시간의 설정 시간으로 단축됩니다. 즉, 설정 단계에서만 강사와 관리 시간을 합쳐 약 30~40시간을 즉시 절약할 수 있습니다.

그 후에도 비용 절감 효과는 계속됩니다. 새로운 프로그램을 출시할 때, 기존 시스템을 다시 구축할 필요가 없습니다. Mindbody에서 "Mobility Mondays" 워크숍을 구매하면 Keap에 자동으로 반영되므로, Keap 시스템을 건드릴 필요가 전혀 없습니다.

그래닛 베이에게 있어 진정한 성공은 트레이너들이 Keap 시스템을 처음으로 사용하게 된 것이었습니다. 두 번의 수동 설정 실패 후, 세 번째 시도 만에 성공했는데, 이는 트레이너들이 직접 설정할 필요가 없었기 때문입니다. 트레이너들은 기존에 별도의 스프레드시트에 기록해 두었던 고객들의 목표와 부상 이력도 그대로 유지된 채 시스템에 등록할 수 있었습니다.

이 수치는 예시일 뿐입니다. 실제로 절약되는 시간은 Mindbody에 이미 보유하고 있는 고객 정보의 양과 일관성에 따라 달라집니다.

CRMConnect Mindbody to Keap이 실제로 어떻게 작동하는지 보고 싶으신가요? API 앱 페이지를 보세요.