클리니코와 허브스팟: 다학제 진료소를 위한 의료진 및 위치 보고 시스템

한 병원에 여러 진료과에 걸쳐 12명 이상의 의료진이 근무하게 되면, "누가 진료를 담당하고 있는가"라는 질문에 대한 답을 단순히 눈으로만 파악할 수 없게 됩니다. 병원장은 매주, 최고운영책임자는 매달, 이사회는 분기마다 같은 질문을 던지는데, 매번 새로운 스프레드시트를 만들어야만 답을 얻을 수 있는 상황이 되어서는 안 됩니다.

예를 들어 설명하자면, 하버뷰 연합 의료 집단(Harbourview Allied Health Collective)은 물리치료, 작업치료, 영양학, 운동생리학 분야의 전문가 22명이 근무하는 4개 지점을 운영하는 가상의 단체입니다. 이 단체에서 관리자는 간단한 분야 간 질문에도 쉽게 답할 수 없습니다. 예를 들어, 물리치료사가 영양학으로 의뢰하는 환자는 한 달에 몇 명이나 될까요? 재예약률이 가장 높은 전문가는 누구일까요? 어느 지점의 진료 일정이 네트워크 평균을 떨어뜨리고 있을까요? 각 질문에 답하려면 데이터를 새로 내보내고, 분석 기준을 새롭게 설정하고, 환자 정보를 수동으로 다시 매칭해야 합니다.

다학제 진료 클리닉이 실제로 답을 필요로 하는 질문들

22명의 의료진이 소속된 클리닉은 단일 진료소가 아니라 소규모 네트워크처럼 운영됩니다. 경영진은 다음과 같은 질문에 대한 답을 찾아야 합니다.

• 어떤 의료진이 최대 수용 능력에 도달했고, 어떤 의료진은 그보다 훨씬 적은 수요를 보이고 있습니까?
• 어떤 진료과 조합이 내부 의뢰를 가장 많이 발생시키나요? (물리치료사에서 영양사로, 작업치료사에서 운동생리학자로)
• 어느 지역이 신규 환자당 평생 가치를 가장 많이 창출하며, 그 이유는 무엇입니까?
• 어떤 의료 전문가가 초기 평가를 바탕으로 지속적인 치료 계획을 수립하는 데 가장 뛰어날까요?

이러한 데이터는 일반 스프레드시트로 내보낼 때는 제대로 저장되지 않습니다. 모든 환자, 예약, 의료진, 위치 및 치료 계획이 연결되어 있어야 데이터를 자유롭게 분석할 수 있습니다.

수동 보고 프로세스에 드는 비용

클리니코의 내장 보고서는 의료진별 수익, 일일 예약 건수와 같은 기본적인 정보는 제공하지만, 여러 진료 분야를 아우르는 보고에 필요한 연결 고리를 제공하지 못합니다. 오래된 데이터를 기반으로 구축된 보고 도구는 환자 간의 추천 연결 고리를 놓치고, 분석가가 지속적으로 관리해야 합니다. 스프레드시트를 붙여넣는 방식은 의료진이 6명일 때는 괜찮지만 22명이 되면 불가능해집니다. 결국 병원 관리자는 보고서를 수작업으로 계속 재작성해야 하고, 최고운영책임자(COO)는 답변을 며칠씩 기다려야 하며, 불완전한 정보에 기반하여 의사결정이 내려집니다.

자동 보고 작동 방식

CRMConnect를 Cliniko와 HubSpot에 연결하면 예약, 환자, 청구서, 의료진, 진료 장소, 치료 계획 등 모든 데이터가 보고서 작성에 필요한 구성 요소가 되어 자동으로 최신 상태로 유지되며, 구성 요소 간의 관계도 그대로 보존됩니다. 모든 예약에는 의료진과 진료 장소 정보가 이미 포함되어 있으므로 추가 작업 없이 의료진 또는 진료 장소별로 보고서를 분류할 수 있습니다. 또한 환자 기록이 네트워크를 통해 연결되어 있기 때문에 한 환자가 여러 진료과의 의료진을 만나더라도 진료 의뢰 내역을 확인할 수 있습니다.

다음은 여러분이 직접 작성할 수 있는 보고서입니다.

실무자의 성과. 각 의료진별로 지난 30일간의 예약 건수, 예약 불이행률, 재예약률(예약 건수 중 28일 이내에 재예약으로 이어진 비율), 평균 예약 금액을 집계했습니다.

위치 성능. 각 지점별로 예약률과 의료진 가용 시간 대비 예약 현황, 해당 기간 동안 확보한 신규 환자 수, 그리고 해당 지점의 환자 평생 평균 가치를 분석합니다.

내부 의뢰. 두 개 이상의 진료과에 진료 예약을 한 환자를 파악하고, 의뢰 출처와 진료과별로 그룹화하십시오. 이 보고서는 다학제 진료 모델이 진정한 의미의 다학제 진료 모델인지, 아니면 단순히 한 건물에 모여 있는 개별 진료팀에 불과한지 판단하는 데 도움이 됩니다.

위치별 접근 권한 범위 설정. 각 클리닉 관리자는 자신의 환자와 업무 내역만 볼 수 있는 반면, 최고운영책임자(COO)는 전체 네트워크를 볼 수 있습니다. 모든 예약에 기록되는 위치 정보 덕분에 이러한 권한 분담이 명확하고 효과적으로 시행될 수 있습니다.

일반적으로 발견하는 것

하버뷰와 같은 프로필을 가진 클리닉은 일반적으로 첫 달 안에 두세 명의 의료진이 95%의 가동률을 보이는 반면 다른 두 명은 55% 미만으로 운영되고 있다는 사실, 한 지점이 물리치료사에서 영양사로의 내부 의뢰의 80%를 차지하는 반면 나머지 세 곳은 거의 0에 가깝다는 사실, 그리고 고객 생애 가치가 가장 높은 지점이 마케팅 비용을 가장 많이 지출한 지점이 아니라는 사실을 발견하게 됩니다. 이러한 모든 사항은 결정을 기다리고 있는 문제입니다. 보고서는 자동으로 최신 상태로 유지되고, 운영 책임자는 더 이상 "스프레드시트"를 요구하지 않으며, 분기별 이사회 보고는 이틀이 아닌 20분 만에 완료됩니다.

의료진 보고서를 공정하게 활용하는 방법

의료 종사자 수는 관리 도구이지 공개적인 성적표가 아닙니다. 두 가지 주의 사항을 언급할 필요가 있습니다.

• 진료 예약 건수를 직원 채팅방에 게시하는 순위표로 활용하지 마십시오. 진료 분야마다 진료 시간과 사례의 복잡성이 다릅니다. 75분짜리 골반 물리치료 평가와 20분짜리 후속 진료는 동일한 업무 단위가 아닙니다.
• 진료 기록, 진단, 치료 세부 사항과 같은 임상 정보는 관리 대시보드에 입력하지 마십시오. 진료 횟수 제한 및 주요 목표와 같은 진료 계획 구조는 운영 목적으로 보고해도 무방합니다. 임상 관련 내용은 Cliniko에 보관하십시오.

이것이 귀하의 병원에 중요한 이유

의료진이 12명 이상일 경우, 직감만으로는 충분하지 않고 수동 보고서 작성 속도도 너무 느려집니다. 실시간 의료진, 진료 장소, 내부 의뢰 보고 기능을 활용하면 "누가 잘하고 있는가"라는 질문에 대한 답을 실제 수치를 바탕으로 몇 초 만에, 매번 정확하게 얻을 수 있습니다. 특히 내부 의뢰 보고서는 대부분의 다학제 진료 기관에서 제대로 구축하지 않는 기능이지만, 진료 모델이 실제로 효과적인지 여부를 알려주는 핵심적인 자료입니다.

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