클리니코와 허브스팟: 스포츠 의학 클리닉이 신뢰할 수 있는 매출 예측

성장하는 모든 병원에는 월요일 아침 예측 스프레드시트가 더 이상 도구가 아니라 오히려 골칫거리가 되는 순간이 있습니다. 원장이나 재무 담당자는 스프레드시트를 직접 손으로 다시 작성해야 합니다. 의료진은 스프레드시트의 내용과 동떨어져 있고, 경영진은 정확한 수치가 나흘이나 지난 것을 두고 잘못된 수치를 놓고 논쟁을 벌입니다. 결국 의사 결정은 직감에 따라 이루어집니다.

예를 들어 설명해 보겠습니다. 노스포인트 스포츠 메디신(Northpoint Sports Medicine)은 가상의 대형 클리닉으로, 8명의 의료진이 연간 약 240만 달러의 매출을 올리고 있습니다. 진료비 청구는 클리니코(Cliniko)에서 처리하고, 예측 및 대시보드는 허브스팟(HubSpot)에서 관리합니다. 매주 월요일, 재무 담당자는 두 시스템의 데이터를 내보내 스프레드시트에 통합하고, 30/60/90% 예측치를 만들어 이메일로 공유합니다. 하지만 수요일이 되면 예측치는 틀리고, 금요일이 되면 아무도 신뢰하지 않게 됩니다.

일반적인 해결책이 효과가 없는 이유는 무엇일까요?

이런 상황에서 흔히 받는 조언은 Cliniko와 HubSpot 사이에 Xero나 QuickBooks 같은 회계 소프트웨어를 설치하고 그 위에 예측 시스템을 구축하라는 것입니다. 세금 신고에는 효과적이지만, 사업 운영에는 적합하지 않습니다. 회계 시스템은 이미 청구되었거나 수금된 내역을 기록할 뿐, 앞으로 발생할 매출이나 수익을 반영하지 않기 때문입니다. 매출이 회계 시스템에 입력될 때쯤이면 이미 사업 운영에 필요한 조치를 취할 기회를 놓쳐버립니다.

또 다른 일반적인 접근 방식은 클리니코 데이터를 기반으로 별도의 보고 대시보드를 구축하는 것입니다. 이렇게 하면 경영진은 보기 좋은 차트를 볼 수 있지만, 실제로 조치를 취할 수 있는 곳은 없습니다. HubSpot은 환자 활동, 마케팅 및 파이프라인이 실제로 운영되는 곳입니다. 예측을 두 번째 시스템으로 분리하면 아무도 완전히 신뢰할 수 없는 두 가지 데이터 세트가 생성될 뿐입니다.

클리니코와 허브스팟이 협력 관계를 유지하면 어떻게 작동할까요?

CRMConnect Cliniko와 HubSpot을 연동하면 예약과 청구서를 HubSpot과 자동으로 동기화하여 두 개의 독립적인 스트림으로 관리할 수 있습니다. 예약은 매출을 보여주는 선행 지표이며, 청구서는 청구, 지불 또는 상각된 확정 매출을 나타냅니다. 이 두 가지를 통합하면 Cliniko에서 변경 사항이 발생할 때마다 업데이트되는 실제 30/60/90 예측을 얻을 수 있으며, 스프레드시트를 열 때마다 업데이트되는 번거로움을 덜 수 있습니다.

그러면 다음과 같은 결과가 나옵니다.

• 모든 Cliniko 송장은 발행일, 상태, 순금액, 세금, 총액, 할인 내역 및 환자 정보와 함께 HubSpot에 표시되므로 확정된 수익을 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
• 클리니코의 모든 예약은 날짜, 담당 의사, 병원 위치, 예약 유형 및 예상 금액과 함께 표시되므로 달력에서 예약 수익이 증가하는 것을 확인할 수 있습니다.
• 각 환자의 치료 계획 세부 정보(예: 세션 제한 및 남은 용량)도 확인할 수 있으므로 보험 플랜 만료가 임박한 환자를 중복 계산하는 것을 방지할 수 있습니다.

여기서부터 30/60/90 예측은 세 가지 요소의 합계가 됩니다. 해당 기간에 이미 지급된 수익, 청구되었지만 아직 지급되지 않은 수익, 그리고 과거 도착률 대비 청구율을 반영하여 조정된 해당 기간 예약 건수입니다. 의료진별, 서비스 라인별, 초기 평가, 후속 진료, 치료 패키지, 패키지 방문 등으로 세분화하여 분석하고 매주 예측 대비 변동 추이를 확인할 수 있습니다. 또한 각 환자의 기록에는 환자를 유치한 캠페인 정보가 포함되어 있으므로 광고비 지출 대비 실제 청구 수익을 보여주는 진정한 마케팅 투자 수익률 보고서를 작성할 수 있습니다.

숫자들이 일반적으로 어떤 모습을 보이는지

노스포인트와 같은 유형의 클리닉은 일반적으로 예약 및 청구서 발행이 시작되면 스프레드시트 기준선인 75~80%의 예측 정확도가 90% 초반대로 향상되는 것을 볼 수 있습니다. 이 수치는 예시일 뿐이지만, 이러한 패턴은 일반적으로 적용됩니다.

정확성보다 더 중요한 것은 타이밍입니다. 예측은 주중에 계속 업데이트되므로 경영진은 지난 월요일 수치를 놓고 논쟁하는 대신 목요일 아침부터 바로 조치를 취할 수 있습니다. 재무 담당자는 수작업으로 데이터를 재구성하는 데 소요되던 시간을 주당 4~6시간 절약할 수 있습니다. 또한 마케팅 담당자는 더 이상 양식 작성 횟수가 아닌 청구된 매출을 기준으로 고객과의 소통을 진행할 수 있습니다.

중복 계산 없는 정기 관리 패키지

스포츠 의학 분야에서는 여러 번 방문할 수 있는 패키지 상품을 많이 판매합니다. 예를 들어 6회 치료 세션 패키지, 12주 스포츠 복귀 프로그램, 수술 후 재활 프로그램 등이 있습니다. HubSpot에서는 각 환자의 치료 계획 세부 정보(세션 제한 및 남은 예약 가능 시간 포함)를 확인할 수 있으므로, 패키지 매출은 실제 청구 시점(대개 선불)에 인식하여 이미 지불된 세션에 대한 미래 매출을 예측하는 오류를 방지할 수 있습니다. 이러한 치료 계획 정보가 없으면 패키지 구매 환자는 판매 시점과 예약된 모든 세션 시점에 각각 한 번씩, 총 두 번 집계되는 문제가 발생합니다.

이것이 여러분의 업무에 중요한 이유

신뢰할 수 있는 예측은 두 가지 요소의 결합입니다. 첫째는 주요 지표인 예약 건수이고, 둘째는 확정된 수익인 청구서이며, 각 환자의 치료 계획 수용 능력은 타당성 검증 역할을 합니다. 대시보드를 구축하기 전에 이 세 가지 요소가 모두 원활하게 작동하도록 하세요.

스프레드시트가 느린 것은 스프레드시트 자체가 나쁘기 때문이 아닙니다. 사람이 직접 새로 고쳐야 하기 때문입니다. 새로 고침 작업을 통합 시스템에 통합하면 월요일마다 해야 하는 번거로움이 사라집니다. 그리고 마케팅 담당자와의 재계약 논의는 단순히 양식 작성 횟수가 아닌 청구 매출액을 기준으로 할 때 비로소 진지해집니다.

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