Transformeer petitieondertekenaars in eerste-donateurs met DonorPerfect en ActiveCampaign.

Uw lijst met donateurs is de meest onderbenutte troef van uw organisatie. Ondertekenaars van petities, aanmeldingen voor evenementen, inzendingen tijdens de reactieperiode, abonnees op actiewaarschuwingen: duizenden mensen die genoeg om u geven om hun e-mailadres achter te laten, maar nog niet genoeg om u geld te schenken. De weg van donateur naar eerste donateur is waar de meeste natuurbeschermingsorganisaties de grootste groeikansen laten liggen.

De overdracht verloopt bijna nooit soepel. Een ambassadeur tekent een petitie. Maanden later doneert diezelfde persoon $25 via je eindejaarsactie. Maar je e-mailprogramma ziet hem of haar nog steeds als ambassadeur. De actie-alerts blijven binnenkomen. De welkomstmails voor donateurs starten nooit. De nieuwe donateur blijft in het verkeerde gesprek verwikkeld en trekt zich in de daaropvolgende zes maanden stilletjes terug. Je hebt net een donateur binnengehaald en bent hem of haar meteen weer kwijtgeraakt.

Wat het handmatige proces u kost

Als uw team deze kloof handmatig overbrugt, komen de kosten op drie plaatsen tot uiting.

Het eerste nadeel is de snelheid. Iemand moet een donatielijst exporteren vanuit DonorPerfect en uploaden naar ActiveCampaign. Tegen de tijd dat die wekelijkse upload plaatsvindt, heeft de nieuwe donateur al drie nieuwe actie-alerts ontvangen en is hij of zij gestopt met het openen ervan. Het bedankje, wanneer het eindelijk aankomt, voelt aan als een standaardbrief van een onbekende.

Het tweede punt betreft nauwkeurigheid. Een nieuwe donateur die al ambassadeur was, is geen nieuw contact, maar een bestaand contact met een nieuwe rol. Als uw proces ze simpelweg als een nieuw record toevoegt, heeft u een duplicaat. Als het oude record nooit wordt bijgewerkt, staan ze in twee klanttrajecten tegelijk.

Het derde punt is kwetsbaarheid. Welke oplossing je ook bedenkt, die werkt meestal niet meer zodra je team een nieuwe bezwaarcode toevoegt of de werking van een formulier wijzigt. De conversie stopt stilletjes en niemand merkt het totdat de cijfers dalen.

Een efficiëntere manier om ambassadeurs te stimuleren om donateurs te werven.

CRMConnect voor DonorPerfect en ActiveCampaign behandelt elke supporter als één persoon die tegelijkertijd ambassadeur en donateur kan zijn. Zodra een eerste donatie in DonorPerfect binnenkomt, verschijnt deze direct in ActiveCampaign, inclusief het donatiebedrag en de donatiegeschiedenis. De labels voor ambassadeurs verdwijnen, de labels voor donateurs verschijnen en het contact wordt verplaatst van het actie-alerttraject naar een echt welkomsttraject voor donateurs. Geen export, geen dubbele records, geen vertraging.

Uw team behoudt ook binnen DonorPerfect, waar de fondsenwervers al werken, het complete overzicht. E-mailbetrokkenheid en de status van het traject worden automatisch teruggekoppeld, zodat niemand hoeft in te loggen op een tweede systeem om te weten hoe het met een donateur gaat.

Hoe het traject van belangenbehartiger naar donor in zijn werk gaat

Hier volgt een illustratief scenario. Blue Ridge Watershed Trust is een hypothetische landtrust die 24.000 hectare beschermt en 7.500 supporters heeft. Het is geen echte organisatie, maar het onderstaande proces is precies hoe een echte organisatie zou functioneren.

Wanneer een trouwe donateur voor het eerst een donatie doet, herkent het systeem hem of haar als dezelfde persoon, niet als een nieuw contact. De labels voor donateurs worden verwijderd, waardoor de actiewaarschuwingen stoppen, en de donateur begint aan een welkomsttraject van 21 dagen dat is ontworpen om als verdiend aan te voelen in plaats van als een transactie:

• Dag 0: een persoonlijk bedankje van de directeur, waarin hij het stroomgebied noemt dat dankzij hun gift beschermd wordt en het werk dat daardoor mogelijk wordt gemaakt.
• Dag 3: een verhaal over een recente landaankoop, met een korte video van het beschermde gebied. Geen vragen.
• Dag 7: een uitnodiging voor een exclusief bezoek aan een locatie in de buurt van de donor.
• Dag 14: een impactkaart waarop het stroomgebied en het beschermde gebied zijn weergegeven, inclusief de gift van de donor.
• Dag 21: een vriendelijke uitnodiging om maandelijks donateur te worden, gepresenteerd als een manier om je aan te sluiten bij 600 leden die het hele jaar door het stroomgebied beschermen.

Het traject past zich ook aan de hoogte van de gift aan. Een donateur die minder dan $50 doneert, krijgt contact met een aanbieder van relatieopbouwende en laagdrempelige vervolgstappen, zoals een vrijwilligersdag of een webinar. Donateurs die tussen de $50 en $499 doneren, worden geïnformeerd over de voordelen voor leden en ontvangen een discrete uitnodiging voor een maandelijkse donatie. Bij een gift van $500 of meer wordt het geautomatiseerde proces volledig overgeslagen en komt de donateur direct in contact met een medewerker van de fondsenwerving, die de donatiegeschiedenis en interesses van de donateur al kent.

Situaties die de reis voor je afhandelt

Niet elke nieuwe donor past in het standaardtraject, en het systeem is zo ontworpen dat het rekening houdt met uitzonderingen.

Sommige donateurs doen dat al op dezelfde dag dat ze een petitie ondertekenen. Een korte respijtperiode voorkomt dat je een perfect gelikte bedankbrief naar de donateur stuurt voordat de bevestiging van de petitie überhaupt binnen is.

Sommige donateurs geven anoniem. Die voorkeur blijft bestaan, en het welkomstproces onderdrukt de persoonlijke accenten die bij een anonieme gift ongepast zouden aanvoelen.

Een huishouden met twee volwassenen en twee e-mailadressen zou maar één keer iets van je moeten horen, niet twee keer. Het bericht is gericht aan de primaire afzender en niet aan een eventuele partner.

En als een e-mailadres niet meer werkt, wordt dat gemeld, zodat uw direct-mailteam het postadres kan controleren in plaats van dat er post naar een onbereikbaar adres wordt verzonden.

Wat dit betekent voor uw fondsenwerving

Voor een representatieve landtrust van de omvang van Blue Ridge (ongeveer $ 3,1 miljoen aan inkomsten en 7.500 supporters) stijgt het percentage supporters dat jaarlijks doneert, van 4 tot 6 procent naar 9 tot 12 procent zodra dit proces op gang komt. Bij 6.000 actieve supporters betekent dit 240 tot 360 extra nieuwe donateurs per jaar. Met een representatieve eerste gift van $ 45 en een waarde van ongeveer $ 90 tot $ 130 in het eerste jaar, levert dit $ 20.000 tot $ 45.000 aan nieuwe inkomsten in het eerste jaar op, plus een veel grotere basis van donateurs die hun donatie kunnen verlengen.

De verandering die uw team ervaart, is net zo reëel. Uw lobbymedewerkers hebben niet langer het gevoel dat ze een trechter vullen die vervolgens verdwijnt. Uw fondsenwervers hoeven niet langer in een spreadsheet naar nieuwe donateurs te zoeken, maar gaan werken met een systeem dat dit automatisch voor hen doet.

Wil je CRMConnect DonorPerfect en ActiveCampaign in actie zien? Bekijk de API-apppagina.