Mindbody en HighLevel: één duidelijk rooster per student voor elk programma.

Waarom uw studio drie verschillende roosters heeft

Een vechtsportacademie hanteert vrijwel altijd drie soorten lesroosters tegelijk:

• Inschrijvingen voor de kinder- en beginnersprogramma's, waarbij een gezin zich vooraf verbindt aan een introductieperiode van acht weken.
• Cursussen voor gevorderden, zoals een vast twaalf weken durend voorbereidingsblok voor wedstrijden.
• Privélessen, examens en evaluaties worden afzonderlijk geboekt.

Mindbody beheert ze alle drie, maar bewaart ze op verschillende plekken. Wanneer je marketingtool er maar één van ziet, is elke herinnering die wordt verzonden gebaseerd op een derde van het complete plaatje.

Hypothetisch voorbeeld: River Bend Brazilian Jiu Jitsu (ter illustratie) is een academie met één dojo en 180 leerlingen, waar beginnerslessen, gevorderde cursussen en privélessen worden aangeboden. De eigenaar stuurt herinneringen voor afspraken en krijgt steeds antwoorden zoals: "Ik heb een privéles met professor Marco om 17:30, waarom moet ik dan aan de les van 18:00 denken?" De herinneringen zijn gebaseerd op onvolledige gegevens, waardoor de studio onzorgvuldig overkomt.

Wat kost het u aan onvolledige schema-gegevens?

Als je herinneringen alleen groepslessen vermelden, worden studenten die een privéles hebben geboekt lastiggevallen met berichten over een les waar ze niet aan deelnemen, en krijgen studenten die een meerdaagse cursus volgen helemaal geen herinnering. Sommigen halen hun schouders erover op. Anderen vertrouwen je berichten helemaal niet meer en negeren ze allemaal. Hoe dan ook, het aantal afwezigen en studenten die niet komen opdagen neemt toe, en de studenten die het meest geneigd zijn om halverwege een programma af te haken, zijn degenen die je nooit bereikt.

De student ziet één eigen rooster. Jouw studio zou hetzelfde rooster moeten zien.

Eén nauwkeurige vervolgsessie voor elke student.

CRMConnect Mindbody to HighLevel omvat alle drie programmatypes: groepslessen, privéafspraken, meerweekse cursussen en inschrijvingen voor beginners. Elke student krijgt één duidelijk veld voor de volgende sessie, ongeacht het type sessie dat volgt.

Hun gegevens tonen altijd de eerstvolgende beschikbare activiteit in hun agenda: de tijd, de docent, de locatie en het type sessie. De aanwezigheid bij elk programma wordt in hetzelfde profiel geregistreerd. Je hebt één betrouwbare bron in plaats van drie tegenstrijdige.

Hoe het in de praktijk werkt

Je herinneringsproces wordt één doorlopend proces in plaats van drie. Het systeem bekijkt elke dag wie er binnen 24 uur een afspraak heeft en stuurt het juiste bericht voor die afspraak:

• Bij een groepsles ontvang je standaard het bericht "les vanavond" met de naam van de docent.
• Bij een privéles ontvang je een berichtje met de tekst "privéles met je instructeur" in de chatruimte.
• Tijdens een cursussessie ontvang je het bericht: "Module 4 vanavond, neem je aantekeningen mee".
• Bij een inschrijvingssessie ontvangt men het tekstboek "Week 5 van de basisprincipes".

Na afloop van de sessie controleert het systeem of de student aanwezig was. Als er geen student was, volgt er een paar dagen later een vriendelijk berichtje met de vraag: "We hebben je gemist, wil je misschien de sessie op zaterdag inplannen?"

Elke student ontvangt één herinnering voor wat er daadwerkelijk als volgende op de planning staat, in plaats van drie concurrerende herinneringen voor drie verschillende programma's.

Ontworpen voor studenten die beide doen.

Veel studenten volgen zowel reguliere lessen als terugkerende privélessen, en hun volgende sessie kan binnen één dag van het ene naar het andere veranderen. Het systeem toont altijd de eerstvolgende beschikbare sessie voor al hun boekingen.

Dus op woensdagochtend zou de volgende sessie de privéles van 17:30 uur met professor Marco kunnen zijn. Zodra die is afgerond, gaat het verder met de gevorderde les van 19:00 uur. Daarna wijst het naar de inschrijfsessie op donderdagochtend. Je herinneringen volgen gewoon mee. Niemand in je team hoeft bij te houden welk programma de volgende sessie heeft.

Representatieve resultaten bij 180 studenten

Dit zijn illustratieve composities, geen echte klanten:

• De tijd die eigenaren besteden aan het afstemmen van herinneringsschema's voor verschillende programma's: ongeveer 3 tot 5 uur per week, die nu wordt teruggewonnen.
• "Waarom herinner je me aan een les waar ik niet aan deelneem?", antwoordt de student resoluut: "want de herinnering heeft betrekking op de daadwerkelijke volgende les."
• Deelname aan privélessen: een stijging van ongeveer 4 tot 7 procentpunten, omdat herinneringen de juiste programma's bereiken.
• Afvallers halverwege het programma, rond week vijf: aanzienlijk lager, omdat afwezigen sneller worden opgespoord en opgevolgd.

De lift is mechanisch. Eén betrouwbaar antwoord op de vraag "wanneer is de volgende sessie van deze student?" vervangt drie gissingen.

Waarom dit belangrijk is voor uw studio

Verwarrende herinneringen ondermijnen stilletjes het vertrouwen. Een student die twee keer de verkeerde herinnering krijgt, leest de juiste herinneringen niet meer, en een student die je nooit herinnert, is een student die je niet kunt behouden als hij of zij begint af te haken. Wanneer elk bericht overeenkomt met wat de student daadwerkelijk heeft geboekt, worden je herinneringen iets waar ze op vertrouwen in plaats van iets waar ze zich niet mee bemoeien. Dat vertaalt zich in een betere aanwezigheid, minder afwezigen en meer studenten die de programma's die ze zijn begonnen, afronden.

Bekijk het voor je dojo

Wil je CRMConnect Mindbody naar HighLevel in actie zien? Bekijk de API-apppagina.