Live dashboards voor fondsenwervingscampagnes op basis van DonorPerfect-gegevens in ActiveCampaign.

Fondsenwerving voor de publieke radio is een leiderschapsoefening die zich afspeelt in 72 uur. Twee inzamelingsacties per jaar zorgen voor de meeste groei in het aantal vaste donateurs van uw station. Tijdens de inzamelingsactie wil de penningmeester van het bestuur de uurcijfers weten. Het sponsorteam wil weten welke reclamespotjes aanslaan. De algemeen directeur moet beslissen of de inzamelingsactie met een dag verlengd moet worden.

Zonder actuele gegevens worden die beslissingen genomen op basis van intuïtie en de totalen van gisteren. Het DonorPerfect-giftrapport wordt maximaal één keer per dag gegenereerd. De penningmeester van het bestuur vraagt om 16.00 uur om een update en krijgt die de volgende dag om 17.00 uur. Tegen die tijd is de inzamelingsactie al voorbij het punt waarop het bedrag nog iets zou kunnen veranderen.

Waarom een autorit afwijkt van de gebruikelijke berichtgeving

Een inzamelingsactie is de zwaarste test voor je fondsenwervingsgegevens. Het aantal giften piekt, niemand kan een vertraging tolereren en meerdere leiders willen tegelijkertijd antwoorden.

DonorPerfect-rapporten zijn ontworpen voor geplande uitvoeringen, niet voor een live weergave op een scherm. Het is technisch mogelijk om ze elke vijftien minuten tijdens een inzamelingsactie te draaien, maar in de praktijk is het erg vermoeiend. Een aangepast dashboard, gemaakt door één analist, werkt alleen voor die analist en voor niemand anders. Tijdens een inzamelingsactie zit die analist echter in de studio, niet achter een bureau om de vragen van de penningmeester te beantwoorden. Uw e-mail- en rapportagetool beschikt wel over de mogelijkheden van een dashboard, maar kan de DonorPerfect-donaties niet zelfstandig inzien. De mensen die de cijfers het hardst nodig hebben, tasten dus in het duister.

Een gedeeld dashboard dat iedereen in de ruimte kan lezen.

CRMConnect voor DonorPerfect en ActiveCampaign werkt realtime bij, en dat is de enige snelheid die telt tijdens een campagne. Nieuwe aanmeldingen van donateurs, terugkerende donaties en eenmalige giften verschijnen binnen enkele seconden nadat ze in DonorPerfect zijn geregistreerd. Elke gift heeft het bedrag, het type en de code van de betreffende campagnedag, zodat het dashboard de cijfers tijdens de campagne kan uitsplitsen. Na afloop van de campagne worden de berekeningen van de donatiewaarde teruggekoppeld naar DonorPerfect, zodat uw fondsenwerver de campagneprestaties kan zien in het systeem dat hij of zij al gebruikt.

Het bordoverzicht: vier getallen

Hier volgt een illustratief scenario. WPRN Public Radio is een hypothetisch NPR-lidstation met 18.500 vaste leden dat twee keer per jaar een reclamecampagne op de radio verzorgt. Het is geen echt station.

Het bestuur heeft geen twintig meetwaarden nodig. Vier meetwaarden geven een volledig beeld van het bestuur.

Cadeaus per uur, doorlopend. Een lijn met het aantal cadeaus per uur gedurende de afgelopen 24 uur, vergeleken met hetzelfde tijdsvenster als in de vorige inzamelingsactie. Dit geeft een beter beeld van het tempo dan wat dan ook.

Nieuwe donateurs zijn vandaag toegevoegd. Een teller die vrijwel in realtime oploopt naarmate terugkerende donaties binnenkomen.

Gemiddeld maandelijks aantal nieuwe donateurs. Het aantal nieuwe donateurs van vandaag vergeleken met het voortschrijdende gemiddelde van deze campagne en het eindaantal van de vorige campagne.

Totale opbrengst van de inzamelingsactie ten opzichte van het streefbedrag. De fondsenwervingsthermometer. Dat ene getal waarover de penningmeester de algemeen directeur om middernacht een berichtje stuurt.

Het toevoegen van een vijfde en zesde meetwaarde helpt niet. Het maakt het dashboard juist trager leesbaar, precies op het moment dat leessnelheid het belangrijkst is.

Het perspectief van de verzekeraar

Uw sponsorteam heeft verschillende budgetten nodig, die elke paar uur worden herzien voor tactische aanpassingen. Conversie via de radiopitch, zodat het ochtendteam de pitches voor de middag kan aanpassen op basis van wat aanslaat. De verdeling tussen nieuwe donateurs, bestaande donateurs en donateurs die hun bijdrage verhogen, omdat sommige pitches aanslaan bij potentiële donateurs en andere bij de bestaande donateurs. En de verdeling tussen online, telefonische en mobiele donaties, zodat het team kan controleren of het online donatieproces niet goed loopt of dat de audiopromotie te zwak is als het online donatieproces achterblijft.

Nieuwe donateurs zijn van harte welkom.

Zodra een nieuwe donateur zich aanmeldt, verschijnt de gift in uw e-mail en begint een welkomstbericht. Binnen vijf minuten ontvangt u een bedankje met vermelding van het donatiebedrag en de planning, samen met een welkomstwoord van de algemeen directeur. Op dag 2 volgt een bericht met de titel "Welkom bij de donateursfamilie" en de bijbehorende voordelen. Op dag 7 ontvangt u een kijkje achter de schermen bij de recente reportages van het station. Een nieuwe donateur die drie dagen moet wachten op een bedankje, loopt een groter risico om zijn of haar donatie op te zeggen.

Enkele zaken die de moeite waard zijn om te bekijken.

Een donateur die zijn maandelijkse bijdrage verhoogt van $10 naar $25 is een upgrade, geen nieuwe vaste donateur, en wordt apart geteld zodat het aantal nieuwe vaste donateurs correct blijft. Sommige donateurs zeggen hun bijdrage op tijdens een inzamelingsactie, waardoor het bestuur zowel het netto als het bruto aantal nieuwe vaste donateurs ziet. Donaties via de telefoon komen vaak met vertraging binnen via een aparte batch, waardoor het dashboard aangeeft wanneer de telefoonnummers mogelijk achterlopen. En een nieuwe donateur die zich bij aanmelding afmeldt voor e-mails, wordt automatisch uitgesloten van de welkomstmailinglijst.

Wat dit betekent voor uw fondsenwerving

Voor een representatief station van de omvang van WPRN (18.500 donateurs, budget van $6,9 miljoen) leidt de overstap van het donatierapport van gisteren naar een live dashboard doorgaans tot twee veranderingen per inzamelingsactie: of deze wordt verlengd en waar de reclameboodschappen op de radio op gericht worden. Deze twee veranderingen leveren samen 5 tot 10 procent extra inkomsten op. Bij een inzamelingsactie van $400.000 betekent dit $20.000 tot $40.000 extra per actie, twee keer per jaar, dankzij betere beslissingen die sneller genomen worden.

Het moeilijk meetbare voordeel is vertrouwen. De penningmeester vraagt niet langer "wat er gebeurt", maar "wat moeten we nu doen?". Dat gesprek vindt alleen plaats als beide personen tegelijkertijd over de gegevens beschikken.

Wil je CRMConnect DonorPerfect en ActiveCampaign in actie zien? Bekijk de API-apppagina.