Live dashboards voor fondsenwervingscommissies op basis van DonorPerfect-gegevens in HubSpot.

Het maandelijkse fondsenwervingsrapport is het duurste terugkerende document dat een kleine non-profitorganisatie moet produceren. Niet in euro's, maar in uren. Uw fondsenwerver besteedt elke maand drie dagen aan het exporteren van gegevens, het maken van draaitabellen, het kleurcoderen van lijsten met donateurs die niet meer doneren en het samenvoegen van het resultaat tot presentaties. Tegen de tijd dat de presentatie de raad van bestuur bereikt, zijn de gegevens twee weken oud en heeft de fondsenwerver een halve werkweek verloren die hij of zij nooit meer terugkrijgt.

Dit patroon herhaalt zich bij elke schoolstichting, elk alumnifonds en elke gemeenschapsstichting in het land. Het bestuur wil trendlijnen, segmentanalyses en de voortgang ten opzichte van de doelstellingen. De data is beschikbaar in DonorPerfect. De rapportagelaag ontbreekt, dus die rapportagelaag wordt door een persoon uitgevoerd.

Waarom de voor de hand liggende oplossingen niet geschikt zijn voor een kleine winkel

De eerste reactie is om een business intelligence-tool aan te schaffen. De meeste tools schieten echter tekort binnen de beperkingen van non-profitorganisaties.

Krachtige BI-tools vereisen een directe databaseverbinding of een geplande exportpipeline, plus iemand die de formuletaal vloeiend beheerst. Die persoon is doorgaans niet aanwezig in een ontwikkelteam van vier personen.

De ingebouwde DonorPerfect-dashboards zijn verbeterd, maar ze geven gegevens weer zoals DonorPerfect dat wil, niet zoals een bestuur dat wil. Om donaties te combineren met alumni-betrokkenheid of evenementbezoek, zijn gegevens nodig die niet in DonorPerfect te vinden zijn.

En handgemaakte spreadsheets gaan kapot zodra er een kolom wordt toegevoegd, een rij wordt verplaatst of een nieuwe code verschijnt. Wat je ook bouwt, het vergaat en de herbouw komt elke maand weer op de schouders van je meest ervaren fondsenwerver terecht.

Een rapportagelaag waar u mogelijk al voor betaalt.

De goedkoopste dashboardlaag die de meeste stichtingen al gebruiken, is HubSpot. Het biedt gratis rapporten, betaalde dashboards en een toegangsmodel waarmee bestuursleden een dashboard kunnen bekijken zonder informatie te zien die ze niet zouden mogen zien.

CRMConnect voor DonorPerfect en HubSpot zorgt ervoor dat het financiële overzicht actueel blijft: totale donaties, gemiddelde donatie, grootste donatie, datum van eerste en laatste donatie, type donateur en het volledige dossier van elke donatie. Dashboards tonen de donaties van vandaag, niet de export van vorige week. Wanneer u een nieuwe campagne of oproep toevoegt in DonorPerfect, blijven uw HubSpot-dashboards gewoon werken zonder dat u iets opnieuw hoeft in te voeren. Alle relevante details uit DonorPerfect, zoals het jaar van de alumni, de ouder van een huidige student of bestuurslidmaatschap, kunnen naar HubSpot worden overgezet voor segmentatie.

Zes dashboards die een bestuursvoorzitter daadwerkelijk leest.

Hier volgt een illustratief voorbeeld. De Northbrook Schools Foundation is een hypothetische stichting van een schooldistrict met 6.500 alumni en familieleden die doneren. Het is geen echte organisatie.

Omzet versus doelstelling, tot nu toe dit jaar. Eén grafiek: cumulatieve omzet dit fiscale jaar ten opzichte van vorig jaar en ten opzichte van de door de raad van bestuur goedgekeurde doelstelling. Dit is het eerste waar de meeste bestuursvoorzitters naar kijken.

Opbrengst per campagne. Een sorteerbare tabel met alle campagnes van dit jaar, inclusief de opgehaalde opbrengst, het streefbedrag, de ontvangen giften, de gemiddelde gift en het percentage ten opzichte van het streefbedrag. Dit is het overzicht dat uw fondsenwerver elke maandag gebruikt.

Donateursegmenten. Een tabel met het aantal donateurs: nieuw dit jaar, behouden van vorig jaar, hersteld, gestopt met doneren, opgewaardeerde donateurs, gedegradeerde donateurs. Het bestuur hoeft de exacte cijfers niet te weten. Ze moeten zien of het aantal nieuwe donateurs dit jaar hoger is dan het aantal gestopte donateurs.

Lijst met potentiële donateurs voor grote giften. Een lijst met donateurs die gedurende hun leven meer hebben gedoneerd dan de drempel voor grote giften, maar van wie de laatste gift meer dan een jaar geleden was. Dit zijn de donateurs die persoonlijk contact nodig hebben, geen e-mail. Aan elke donateur wordt een medewerker van de fondsenwerving toegewezen met een specifieke vervolgopdracht.

Gezondheid van terugkerende donaties. Actieve donateurs, gemiddelde maandelijkse donatie, donateurs die deze maand zijn toegevoegd, donateurs die deze maand zijn vertrokken, herstelpercentage. De donateursbasis is meestal uw meest voorspelbare inkomstenbron en het bestuur zou deze maandelijks moeten kunnen inzien.

Toezeggingen en voorstellen. Mogelijkheden voor grote giften per fase, met een prognose voor de komende twee kwartalen.

Het delen van deze informatie met de raad van bestuur betekent niet dat iedereen een eigen account hoeft te krijgen. Dashboards kunnen als geplande PDF-e-mails worden verzonden, of de hele raad van bestuur kan één inlogaccount delen waarmee ze alleen de gegevens kunnen inzien.

Je avonden weer terugkrijgen

De vijfde van elke maand hoeft geen hectische periode meer te zijn. Dankzij dashboards zijn de documenten voor de raad van bestuur screenshots van bestaande weergaven, aangevuld met een korte samenvatting van één pagina die uw fondsenwerver in 90 minuten schrijft in plaats van drie dagen. Een vraag halverwege de maand, zoals "kunt u de donateurs vinden die vorig jaar tussen de $500 en $2.500 hebben gedoneerd?", wordt een filter van vijf minuten in plaats van een halve dag werk aan een draaitabel. Voor het jaarverslag en de audit worden de totale donaties en segmentclassificaties automatisch teruggekoppeld naar DonorPerfect, zodat de financiële en programmamedewerkers dezelfde cijfers zien.

Wat je beter niet op het dashboard kunt plaatsen

Besturen neigen naar ijdelheidsstatistieken: e-mailopeningspercentages, volgers op sociale media, websitebezoeken. Verzet je daartegen. De taak van het bestuur is financieel toezicht, niet marketingtactieken. Houd de dashboards gericht op financiën en donateurs. Als de marketingcommissie gegevens over betrokkenheid wil, geef ze dan een apart dashboard. En vermijd het opstapelen van bezuinigingen. Zes dashboards is het juiste aantal voor een kwartaalvergadering van het bestuur. Een zevende en een achtste dashboard veranderen de vergadering in een data-evaluatie in plaats van een strategie-evaluatie.

Wat dit betekent voor uw fondsenwerving

Voor een stichting van de omvang van Northbrook (6.500 donateurs, $ 2,4 miljoen aan jaarlijkse giften) bespaart de overstap van handmatige rapportage aan het bestuur naar live HubSpot-dashboards doorgaans 15 tot 20 uur personeelstijd per maand. Met een ontwikkelingsteam van drie tot vijf personen komt dat neer op ongeveer $ 25.000 tot $ 40.000 aan jaarlijkse capaciteit die daadwerkelijk aan fondsenwerving kan worden besteed. De grootste verandering zit hem in de vergadering zelf: die verschuift van "laat me u deze cijfers eens toelichten" naar "dit is de trend en dit is wat we eraan doen".

Wil je CRMConnect DonorPerfect en HubSpot in actie zien? Bekijk de API-apppagina.