Mindbody en ActiveCampaign: Stop met spreadsheets en e-mail de juiste leden

Loop het kantoor van een karate-dojo met 230 leerlingen binnen en je vindt er spreadsheets. Een voor de huidige bandgraad, bijgehouden door de hoofdinstructeur. Een voor de deelnemerslijst van het aankomende bandexamen, bijgehouden door een assistent. Een voor bestellingen van uitrusting, uniformen, sparpads en wapens, bijgehouden door de receptie. Een voor inschrijvingen voor toernooien. Een voor gezinslidmaatschappen, bijgehouden door degene die zich toevallig herinnert welke leerlingen broers en zussen zijn.

Geen van deze spreadsheets communiceert met elkaar. Geen van hen stuurt gegevens naar je e-mailprogramma. Dus wanneer de dojo een herinnering voor een bandexamen stuurt, gaat die naar iedereen, inclusief witte banden waarvan het eerste examen pas over zes maanden is en de ouders van bruine banden waarvan het kind vorige week examen heeft gedaan. Het aantal afmeldingen stijgt. Het vertrouwen in je e-mails neemt stilletjes af.

Neem een hypothetisch voorbeeld. Stone Pine Karate (ter illustratie), een dojo op één locatie met 230 leerlingen en veel gezinslidmaatschappen, had precies dit probleem. De eigenaar had twee keer geprobeerd om "alles gewoon in onze e-mailtool te zetten", maar gaf het beide keren op, omdat de spreadsheets en Mindbody het telkens op verschillende manieren oneens waren.

In dit bericht wordt uitgelegd hoe je die spreadsheets vaarwel kunt zeggen en in plaats daarvan nauwkeurige, gerichte e-mails naar leden kunt sturen.

Wat spreadsheets u werkelijk kosten

De meest voor de hand liggende kostenpost is tijd. Vier of vijf spreadsheets, die elk door een andere persoon worden beheerd en constant moeten worden bijgewerkt, kosten al snel vier tot zes uur per week aan personeelstijd. Dat is ongeveer 250 uur per jaar dat uw team besteedt aan het beheren van een levende database in plaats van aan het lesgeven aan of het ondersteunen van leden.

De verborgen kosten zijn nog erger. Wanneer leden e-mails blijven ontvangen die duidelijk niet voor hen bedoeld zijn, stoppen ze helemaal met het lezen van uw e-mails of schrijven ze zich uit. Tegen de tijd dat u iets echt belangrijks te versturen hebt, zoals een wijziging in het rooster, een sluiting of een echte promotie, heeft de helft van uw mailinglijst u al niet meer gevolgd. Irrelevante e-mails zijn niet gratis. U betaalt ervoor met aandacht die u nooit meer terugkrijgt.

Gebruik de gegevens die je al hebt.

Mindbody beschikt al over de informatie die in die spreadsheets wordt bijgehouden: bandgraad, leeftijdscategorie, gezinslidmaatschap, materiaalmaten, toernooideelname, testdata. CRMConnect importeert al deze gegevens automatisch in ActiveCampaign en zorgt ervoor dat ze actueel blijven.

Dat betekent dat één enkel ledenrecord in ActiveCampaign alle informatie bevat: de bandgraad van de leerling, de leeftijdsgroep, tot welk gezin ze behoren, wie het lidmaatschap betaalt, hun uniformmaat, wanneer hun volgende bandexamen is en of ze in aanmerking komen voor toernooien. Eén record vervangt vier rijen in een spreadsheet en wordt automatisch bijgewerkt.

Drie lijsten die drie spreadsheets vervangen

Maak in ActiveCampaign drie opgeslagen lijsten aan. Elke lijst vervangt een spreadsheet en wordt automatisch bijgewerkt.

Deelnemerslijst voor de bandexamens. Voegt automatisch alle actieve studenten toe die binnen de komende 30 dagen een bandexamen afleggen. Zodra de hoofdinstructeur een examendatum in Mindbody instelt, verschijnt die student op de lijst. Geen handmatig onderhoud van de deelnemerslijst meer nodig.

Onderdelen opnieuw bestellen. Dit systeem voegt automatisch leerlingen toe van wie de laatste uniformbestelling meer dan negen maanden geleden was. Zo worden kinderen die waarschijnlijk uit hun judopak zijn gegroeid, direct herkend zonder dat elk gezin elk kwartaal lastiggevallen hoeft te worden.

Toernooipool. De deelnemerslijst is automatisch afgestemd op de juiste bandgraden en leeftijdsgroepen. De toernooiorganisator stelt elke ochtend, wanneer de inschrijving opent, een actuele lijst samen.

Voeg vervolgens nog een lijst toe voor de ouders: een lijst met contactpersonen voor gezinscommunicatie van de betalende volwassenen die aan een gezinslidmaatschap zijn gekoppeld. Een herinnering voor de gordeltest van een negenjarige moet naar de ouder gaan, niet naar de negenjarige zelf, en de gegevens over de gezinsrelatie zorgen ervoor dat dit automatisch gebeurt.

E-mails die zichzelf uitvoeren

Zodra je die lijsten hebt, stel je drie eenvoudige geautomatiseerde e-mailreeksen in.

Voorbereiding op het bandexamen. Wanneer een leerling zich aanmeldt voor het bandexamen, ontvangt hij of zij in de 30 dagen voorafgaand aan het examen een korte reeks berichten: een bevestiging, een bericht over wat er te verwachten valt, een herinnering om het uniform te controleren, informatie over de praktische zaken op de dag van het examen en een bericht met de resultaten de dag erna.

Onderdelen opnieuw bestellen. Wanneer een student op de wachtlijst voor nabestellingen van schoolspullen terechtkomt, ontvangt hij of zij een e-mail ter controle van de maat. Deze e-mail toont de maat die al in ons systeem staat, plus een herinneringsmail voor het geval er geen bestelling binnenkomt.

Toernooicyclus. Wanneer een student zich inschrijft voor het toernooi, ontvangt hij of zij e-mails over de opening en sluiting van de inschrijving, en over de logistieke zaken de dag voor het toernooi. Deze reeks e-mails wordt automatisch verwijderd zodra de student zich heeft ingeschreven.

Je kunt in ActiveCampaign ook de aanwezigheidstrends van elke leerling bijhouden, zodat de hoofddocent kan zien wie er consistent aanwezig is en wie er minder vaak komt, zonder een extra spreadsheet te hoeven openen.

Wat dit betekent voor uw studio

Bij een representatieve implementatie in dojo's van deze omvang levert het afschaffen van die spreadsheets een besparing op van ongeveer vier tot zes uur personeelstijd per week, oftewel zo'n 250 uur per jaar. Belangrijker nog, je team vertrouwt niet langer op de spreadsheets, maar op Mindbody als de enige bron van waarheid. Dit betekent dat de data in Mindbody zelf schoner wordt, omdat niemand meer een "echte" kopie bewaart.

Ook de resultaten van je e-mailcampagne veranderen drastisch. Het aantal afmeldingen voor massamailings daalt doorgaans binnen 60 dagen met de helft, simpelweg omdat studenten geen berichten meer ontvangen die duidelijk niet voor hen bedoeld zijn. Bruine banders ontvangen bijvoorbeeld geen oriëntatiemails meer voor witte banders.

Voor Stone Pine verdiende de herbestellingsprocedure voor de uitrusting de integratie in het eerste kwartaal al terug. Het herbestelpercentage na negen maanden steeg van een bescheiden 35 procent, veroorzaakt doordat ouders het zelf opmerkten, naar een duidelijke 65 tot 70 procent, dankzij een herinnering gericht op de juiste maat.

Deze cijfers zijn illustratief. Dojo's met een reeds geordende administratie zien een kleinere tijdsbesparing. Dojo's met een chaotische administratie zien een veel grotere besparing.

Wil je CRMConnect Mindbody met ActiveCampaign in actie zien? Bekijk de API-apppagina.