Mindbody en ActiveCampaign: Zet eerste proefboekingen om in langdurige lidmaatschappen

Een nieuwe leerling boekt zijn of haar eerste proefles op dinsdagavond om 20:42 uur. Ze hebben gekozen voor de les Jazz voor gevorderden op woensdag om 18:00 uur met Renata. Ze zijn als volwassene nog nooit eerder in een dansstudio geweest.

De ideale ontvangst ziet er als volgt uit. Dinsdagavond: een korte e-mail ter bevestiging van de boeking en met de naam van de instructeur. Woensdagochtend: een e-mail met informatie over wat je aan moet trekken, waar je kunt parkeren en waar de ingang is. Woensdagmiddag: een korte herinnering. Woensdagavond, na de les: een berichtje van Renata zelf met de vraag hoe het gegaan is. Vrijdagochtend: een seintje dat je klaar bent voor de tweede les.

Die aanpak levert resultaten op bij proeflessen. Een studio die deze aanpak hanteert, zet 40 procent of meer van haar proefleerlingen om in leden. Een studio die twee keer "Welkom in onze studio!" stuurt en een algemene kortingscode, haalt slechts 12 procent.

Neem een hypothetisch voorbeeld. Lumen Movement Dance (ter illustratie), een studio met één locatie en 410 actieve leerlingen, zowel kinderen als volwassenen, behoorde duidelijk tot de 12 procent. Hun e-mailmarketingtool was ingesteld. De welkomstreeks bestond uit een generieke reeks van vier e-mails. Het systeem wist niet welke les iemand had geboekt.

Waarom een generieke welkomstboodschap proefprocessen verliest

Een proefles is hét cruciale moment in de relatie tussen een potentiële cursist en jou. Ze zijn bewust één keer langsgekomen en beslissen nu of jij deel wilt uitmaken van hun leven. Een standaard e-mail vertelt hen dat het antwoord nee is, dat je gewoon weer een studio bent.

Het probleem zit hem niet in de inspanning, maar in de informatie. Een generieke welkomstboodschap kan de les, de docent of het tijdstip niet vermelden, omdat de e-mailtool die gegevens niet kent. Elke regel luidt dus "uw recente les" en "onze vriendelijke docenten", en een nerveuze nieuwkomer leest dat als standaard spam. De kosten zijn enorm: met een conversiepercentage van 12% in plaats van 30% verliest een studio die 35 proeflessen per maand aanbiedt, ongeveer zes leden per maand die ze hadden kunnen behouden. Op jaarbasis is dat een flinke klap voor de omzet, volledig te wijten aan e-mails die onpersoonlijk aanvoelden.

Uw welkomstmails kunnen alle details bevatten.

CRMConnect stuurt alle boekingsgegevens van Mindbody direct naar ActiveCampaign zodra een student boekt: welke les ze hebben gekozen, de naam van de docent, de tijd en locatie van de les, de introductieaanbieding die ze hebben gekocht en, na de les, of ze daadwerkelijk zijn komen opdagen en of ze opnieuw hebben geboekt.

Dat is alles wat je nodig hebt om een welkomstbericht te schrijven dat klinkt alsof het speciaal voor die student is geschreven, want dat is het in feite ook.

Hoe werkt het Five-Touch Welcome-systeem?

Bouw in ActiveCampaign een geautomatiseerde reeks die start zodra een nieuwe student een introductieaanbieding koopt voor een aankomende cursus die in de kalender staat.

Tik op 1, direct na het boeken. Een bevestiging met de naam van de les, de docent en de dag: "Je bent ingeschreven voor de les Jazz voor gevorderden met Renata op woensdag. We kijken ernaar uit je te zien."

Touch 2, op de ochtend van de les. De logistieke e-mail: wat aan te trekken, waar te parkeren, welke ingang te gebruiken, wat mee te nemen. Dit is waar de meeste studio's tekortschieten. Beginners zijn nerveus over de praktische details, niet over de techniek.

Touch 3, twee uur voor de les. Een korte herinnering in kalenderstijl. "Tot 6 uur." Bijna geen inhoud, hoge openingsratio, en het geeft een nerveuze student het zelfvertrouwen om daadwerkelijk naar binnen te gaan.

Touch 4, twee uur na de les. Deze optie vertakt zich. Als de student aanwezig was, ontvangt hij of zij een hartelijk bedankje van de docent met een kort verzoek om eerlijke feedback. Als de student niet aanwezig was, ontvangt hij of zij een vriendelijk berichtje met de tekst "we hebben je gemist" en een link om de les opnieuw in te plannen.

Touch 5, anderhalve dag na de les. De herinnering om een tweede les te boeken, met de suggestie om les te nemen bij dezelfde instructeur die ze net hebben ontmoet. Dit is de belangrijkste e-mail in de reeks. Een tweede les die binnen zeven dagen wordt geboekt, is de beste voorspeller of een proeflidmaatschap wordt afgesloten.

Je studiomanager krijgt ook een duidelijk overzicht van alle nieuwe studenten die een les hebben geboekt, zodat hij of zij de studenten die morgen hun eerste les hebben persoonlijk kan verwelkomen. Een klein gebaar met een meetbaar effect.

Waarom dit belangrijk is voor uw studio

Bij een representatieve implementatie in studio's van deze omvang stijgt het percentage proeflessen naar lidmaatschap doorgaans van 12 tot 18 procent naar 28 tot 35 procent binnen 60 dagen na de livegang van een dergelijke reeks. De belangrijkste factoren zijn contactmoment 4, de notitie van de instructeur na de les, en contactmoment 5, de herinnering voor de tweede les. Contactmoment 3, de herinnering twee uur voor aanvang van de les, verlaagt het aantal no-shows met ongeveer 25 tot 35 procent, en dat is waar de berekening grotendeels vandaan komt. Je kunt een proefles die nooit heeft plaatsgevonden niet omzetten in een daadwerkelijk lidmaatschap.

Voor Lumen Movement in het bijzonder, met ongeveer 30 tot 40 proefboekingen per maand bij een maandelijks lidmaatschap van $99, levert een conversieverhoging van 15 punten ongeveer vijf nieuwe leden per maand op, wat neerkomt op zo'n $5.900 extra jaarlijkse terugkerende inkomsten, afkomstig van één enkele geautomatiseerde reeks.

Deze cijfers zijn illustratief. De kwaliteit van de eerste les blijft de belangrijkste factor, en geen enkele e-mailreeks kan proeflessen redden bij een studio met een zwakke eerste les. Maar als je eerste les goed is en je vervolgmails generiek, verlies je leden die je al hebt gewonnen.

Wil je CRMConnect Mindbody met ActiveCampaign in actie zien? Bekijk de API-apppagina.