Mindbody en HighLevel: Maak een einde aan de zondagse contractonderhandelingen in jouw studio.

De wekelijkse belasting van het handmatig bijhouden van contracten

Het succes van een personal trainingstudio hangt volledig af van contracten. In het contract staan de voorwaarden voor automatische incasso, het aantal sessies, de verlengingsdatum en de annuleringsvoorwaarden. Het is het enige document dat ertoe doet wanneer een lid besluit of hij of zij lid wil blijven. En in de meeste studio's is het een Mindbody PDF die iemand van je team steeds handmatig moet kopiëren naar je marketingtool.

Hypothetisch voorbeeld: Bedrock Performance (ter illustratie) is een studio met één locatie, acht trainers en 220 klanten met een contract. Elke zondagavond besteedt de eigenaar twee uur aan het openen van Mindbody-contracten en het één voor één bijwerken van de gegevens: verlengingsdatum, resterende sessies, betalingsstatus. Twee uur, elke week, zonder dat er een einde aan lijkt te komen. En tegen dinsdag kloppen de cijfers alweer niet meer, omdat drie klanten op maandag al gebruik hebben gemaakt van de sessies.

Wat het handmatige proces u daadwerkelijk kost

Een contract is niet zomaar één getal. Het bevat een factureringsschema, een overzicht van sessiecredits, een verlengingsdatum, betalingspogingen en annuleringsvoorwaarden. Wanneer je dit handmatig bijhoudt, is de kans het grootst dat je het belangrijkste veld over het hoofd ziet: of de automatische betaling van het lid succesvol is, opnieuw wordt geprobeerd of is mislukt.

Er is ook een rekenprobleem. Het aantal resterende sessies is wat ze hebben gekocht, min wat ze hebben gebruikt, min wat ze al hebben geboekt. Als je alleen bij de inschrijving kijkt, is het aantal binnen een paar dagen verouderd. De kosten worden zichtbaar door gemiste verlengingen, betalingsfouten die je te laat ontdekt, en een trainer die niet kan antwoorden op de vraag "hoeveel sessies heeft Sarah nog over?" zonder eerst dieper te graven.

Uw contractgegevens, altijd actueel, zonder dat u gegevens hoeft in te voeren.

CRMConnect Mindbody naar HighLevel synchroniseert alle contracten automatisch. De verlengingsdatum, de betalingsstatus en het saldo van de lopende sessies worden automatisch naar HighLevel overgezet en blijven actueel naarmate leden sessies boeken en gebruiken.

Elk contract wordt een eigen record, gekoppeld aan het lid waartoe het behoort. Dat is belangrijk voor klanten met meerdere lidmaatschappen, omdat elke overeenkomst afzonderlijk en leesbaar blijft. Niemand hoeft Mindbody te openen om gegevens te controleren. De gegevens kloppen gewoon.

Hoe het werkt voor uw receptie en trainers

Het sessiesaldo is het veld waarmee het zondagse ritueel wordt afgesloten. Het wordt automatisch bijgewerkt telkens wanneer een sessie wordt geboekt of voltooid. Je trainers kunnen in het ledendossier precies zien hoeveel sessies er nog over zijn, zonder Mindbody te openen en zonder dat ze het je hoeven te vragen.

De herinneringen voor verlenging werken ook automatisch. Ongeveer 60 dagen voordat een contract afloopt, ontvangt het lid een vriendelijk bericht van de hoofdtrainer met een verlengingsaanbod. Zo'n 45 dagen van tevoren, als er nog ongebruikte sessies over zijn, krijgt het lid een vriendelijke herinnering om deze in te plannen. Ongeveer 30 dagen van tevoren maakt het systeem een taak aan voor de trainer om het verlengingsgesprek persoonlijk te voeren tijdens de volgende sessie. In de laatste twee weken volgen nog een paar subtiele herinneringen. Zodra een lid verlengt, stoppen de oude herinneringen automatisch.

De trainertaak is het onderdeel dat de conversie mogelijk maakt. Het systeem signaleert het, de trainer voert een echt gesprek in de sportschool en de verlenging wordt verwerkt. Niemand zit achter statusrapporten in pdf-formaat aan.

Mislukte betalingen dezelfde dag nog opsporen

Als een automatische betaling van een lid mislukt, begint de tijd te lopen. Hun kaart is verlopen, ze komen maandag langs, de balie helpt ze zonder problemen, en de mislukte betaling blijft onopgemerkt totdat iemand er dagen later naar kijkt. Tegen die tijd heeft het lid een weekend gemist, voelt zich er schuldig over en is op zoek gegaan naar een andere oplossing.

Met contractsynchronisatie wordt bij een mislukte betaling dezelfde dag nog een herstelprocedure in gang gezet. Het lid ontvangt een vriendelijk sms-bericht met een link om zijn of haar kaartgegevens bij te werken. Als het probleem een dag later nog steeds niet is opgelost, krijgt de trainer een melding om het tijdens de volgende sessie terloops te bespreken. Als het langer duurt, wordt het probleem doorgegeven aan jou voor een persoonlijk gesprek. Zodra de betaling is verwerkt, stoppen de herinneringen en ontvangt het lid een snelle bevestiging.

Een sms'je op dezelfde dag kan het verschil maken tussen een oplossing binnen 24 uur en een verloren klant. Een wekelijks betalingsrapport kan dat niet. Live data wel.

Representatieve resultaten bij 220 klanten

Dit zijn illustratieve composities, geen echte klanten:

• De tijd die de eigenaar besteedt aan het afstemmen van contracten: ongeveer 2 uur per week, volledig terug te verdienen.
• De tijd die trainers besteedden aan het opzoeken van "hoeveel sessies er nog over zijn": geëlimineerd, omdat dit al in het ledendossier staat.
• Het percentage mislukte betalingen dat binnen een week wordt teruggevorderd bij een handmatig proces aan het einde van de maand: ongeveer 35 tot 45 procent.
• Het terugvorderen van mislukte betalingen via een sms-bericht op dezelfde dag: een stijging naar 65 tot 78 procent.
• Het percentage contractverlengingen binnen 60 dagen: een stijging van ongeveer 5 tot 9 procentpunten, voornamelijk dankzij het persoonlijke gesprek met de trainer.

De cijfers veranderen mee met je contractprijzen en je trainingscultuur. Het mechanisme zelf niet.

Waarom dit belangrijk is voor uw bedrijfsresultaten

De afstemming op zondag is niet alleen tijdverlies, maar ook gemiste inkomsten. Verouderde contractgegevens betekenen dat verlengingen onopgemerkt blijven, betalingsachterstanden stilletjes tot annuleringen leiden en trainers niet op het juiste moment het juiste gesprek kunnen voeren. Wanneer de gegevens actueel zijn en de herinneringen automatisch worden verzonden, kan uw team zich richten op leden in plaats van spreadsheets, en vindt het gesprek over verlenging persoonlijk plaats, waar de deal daadwerkelijk wordt gesloten.

Bekijk het voor uw studio

Wil je CRMConnect Mindbody naar HighLevel in actie zien? Bekijk de API-apppagina.