Mindbody en HighLevel: Overbrug de kloof tussen advertentieleads en daadwerkelijk geboekte opdrachten.

Wanneer uw leads en uw boekingen nooit overeenkomen

Wellness- en schoonheidsbedrijven die een extern marketingbureau inschakelen, hebben bijna altijd twee systemen die niet met elkaar communiceren. Het bureau beheert advertenties, verkooptrechters en vult de pipeline met leads in HighLevel. Uw kliniek boekt afspraken en voert behandelingen uit via Mindbody. De kloof tussen die twee systemen zorgt ervoor dat er ongemerkt omzet verloren gaat.

Hypothetisch voorbeeld: Selene Aesthetic Group (ter illustratie) is een medische spa met één locatie, negen behandelaars, 2400 actieve patiënten en een marketingaccount dat door een bureau wordt beheerd. Het bureau rapporteert wekelijks het aantal leads. De receptie rapporteert wekelijks het aantal geboekte afspraken. De twee rapporten komen nooit overeen, omdat er op het moment dat een marketinglead besluit een afspraak te maken, niets gebeurt waardoor die lead daadwerkelijk een daadwerkelijke, boekbare Mindbody-klant wordt.

Wat dat verschil u kost

Mindbody heeft een echt klantrecord nodig om een afspraak aan te koppelen. Een lead die in je advertentietrechter zit, is dat nog niet. Dus wanneer een lead klaar is om te boeken, moet iemand die gegevens handmatig in Mindbody invoeren, anders verloopt de boeking niet soepel. Doe dat onder druk bij een drukke receptie en je krijgt dubbele records, typefouten en leads die wegglippen omdat het boekingsproces omslachtig aanvoelt.

Dit betekent ook dat u geen antwoord kunt geven op de vragen die uw advertentiebudget bepalen. U kunt het aantal leads zien. U kunt de boekingen zien. Maar u kunt niet zien welke leads daadwerkelijk een eerste bezoek hebben gebracht, of welke advertentiebron betalende leden heeft opgeleverd, omdat er geen verband is tussen die twee gegevens.

Leads worden automatisch boekbare klanten.

CRMConnect Mindbody naar HighLevel zorgt ervoor dat uw klantgegevens in beide systemen op elkaar zijn afgestemd. Dit gebeurt met behulp van intelligente matching, zodat dezelfde persoon niet twee keer wordt aangemaakt.

Het belangrijkste is dat je controle behoudt over welke leads de overstap maken. Je kiest een punt in je funnel, meestal het moment waarop een lead daadwerkelijk een afspraak boekt, als trigger. Wanneer een lead dat punt bereikt, controleert CRMConnect hun gegevens en maakt ze aan als een echte klant in Mindbody, klaar om geboekt te worden. Als ze al in Mindbody bestaan, wordt hun record bijgewerkt in plaats van gedupliceerd.

Hoe het proces van lead naar klant werkt

De meest overzichtelijke versie hiervan is eenvoudig:

1. Een lead komt binnen via een advertentietrechter.
2. Je standaard vervolgstappen zijn: een bevestigings-sms, een toestemmingsformulier en een intakeformulier.
3. De hoofdaannemer kiest een tijdstip voor de boeking. Dat is het moment waarop ze klaar zijn om te synchroniseren.
4. CRMConnect controleert de gegevens en maakt ze aan als Mindbody-klant.
5. Het marketingdossier van de lead is gekoppeld aan hun nieuwe Mindbody-klantdossier, waardoor het dashboard van het bureau de koppeling eindelijk weergeeft.

Hetzelfde geldt andersom. Een bezoeker die via de receptie binnenloopt en door Mindbody wordt geregistreerd, wordt automatisch doorgegeven als een contactpersoon die het bureau verder kan ontwikkelen.

De boekingsstap is niet zomaar een synchronisatietrigger. Het is uw kwaliteitscontrole. Het bureau stuurt niet zomaar iedereen door naar Mindbody. Ze sturen alleen mensen door die een daadwerkelijke kwalificatiestap hebben doorlopen. Dat zorgt ervoor dat Mindbody betrouwbaar en integer blijft.

Klaar voor meer dan één locatie

Selene is momenteel gevestigd op één locatie, maar dezelfde opzet is geschikt voor toekomstige groei. Elke lead heeft een locatieaanduiding uit de funnel en CRMConnect stuurt deze door naar de juiste Mindbody-website. U hoeft geen centrale routeringslijst bij te houden.

Dubbele records op verschillende locaties worden door hetzelfde intelligente matchingsysteem gevonden: als iemand met hetzelfde e-mailadres al op een andere locatie bestaat, detecteert CRMConnect de overeenkomst en werkt het bestaande record bij in plaats van een nieuw record aan te maken. Het resultaat is dat elke vervolgactie, zoals herinneringen voor verlenging, contact met niet-opgedaagden en het terugwinnen van verlopen lidmaatschappen, gebaseerd is op echte Mindbody-gegevens in plaats van gissingen.

Wat uw bureau uiteindelijk ziet

Zodra de cirkel rond is, kan het dashboard van het agentschap de vragen beantwoorden die er echt toe doen:

• Het percentage leads dat daadwerkelijk een bezoek brengt aan de website, en niet alleen klikt op een boekingspagina.
• Het percentage eerste bezoeken dat leidt tot lidmaatschap, waarbij de lidmaatschapsstatus terugvloeit.
• De werkelijke kosten van een gekwalificeerde klant, niet de kosten van een ongevraagde lead.

Die cijfers bestaan alleen omdat elke lead nu gekoppeld is aan het bijbehorende Mindbody-resultaat.

Representatieve resultaten bij 2400 patiënten

Dit zijn illustratieve composities, geen echte klanten:

• Het percentage leads dat leidt tot een eerste bezoek, met een handmatige doorverwijzing aan de balie: ongeveer 28 tot 35 procent.
• Leads die leiden tot een eerste bezoek, met automatische klantcreatie zodat de boeking soepel verloopt: een stijging naar 42 tot 52 procent.
• Aantal dubbele Mindbody-records per maand: gedaald van "we zijn de tel kwijt" naar ongeveer 1 à 3, die automatisch zijn opgespoord en samengevoegd.
• De tijd die aan de receptie wordt besteed aan het invoeren van leads van bureaus in Mindbody, bedraagt ongeveer 6 tot 8 uur per week, en is nu teruggewonnen.

De verbetering komt niet door betere e-mailteksten. Het komt doordat de lead daadwerkelijk bestaat als een boekbare Mindbody-klant op het moment dat ze proberen te boeken.

Waarom dit belangrijk is voor uw bedrijfsresultaten

Elke lead die vastloopt tussen je advertentietrechter en Mindbody, is geld waar je al voor betaald hebt maar dat je niet hebt geïncasseerd. Wanneer leads automatisch boekingsbare klanten worden, leiden meer van hen tot een eerste bezoek, hoeft je receptie geen namen meer over te typen en kun je eindelijk zien welke advertenties de investering waard zijn. Je koopt geen extra leads, maar je verliest juist minder leads van de leads die je al hebt.

Bekijk het voor uw Medspa

Wil je CRMConnect Mindbody naar HighLevel in actie zien? Bekijk de API-apppagina.